ASUNTO: CENTRAL DE COMPRAS CECOM (ScipiUM y Noé)

NUEVO SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN

Estimados/as compañeros/as:

Se traslada a la Comunidad Universitaria información relacionada con el nuevo sistema de distribución de las compras gestionadas a través de CECOM (ScipiUM y Noé), que se iniciará a partir del próximo día 16 de febrero, lunes. Las novedades introducidas afectan a las compras de material de oficina, papel, consumibles de impresora, papelería corporativa, pequeño material informático etc. que serán repartidas por el Servicio de Correo Interno y depositadas en la Conserjería de cada edificio con periodicidad diaria.

No obstante, los suministros pesados o voluminosos, siguiendo las directrices de la Unidad Técnica (Sección de Logística), se seguirán distribuyendo como hasta ahora a través de la empresa adjudicataria de mudanzas.

Desde la Gerencia se están coordinando iniciativas orientadas a distribuir y reducir las cargas de trabajo relacionadas con esta actividad, para optimizar su ejecución y dar respuesta adecuada a las expectativas de los usuarios, en cualquier caso, este nuevo sistema gestionado desde el S. de Publicaciones (ScipiUM) y ATICA (Noé), con el Servicio de Correo Interno como distribuidor será más eficiente, eficaz y económico que el anterior, si todos colaboramos en su ejecución.

El Servicio de Publicaciones y ATICA prepararán el suministro de los pedidos diferenciando su entrega según el peso y/o volumen de los paquetes. Aquellos pedidos que permitan su expedición en paquetes de menos de 20 Kgs. y los que no excedan del volumen pactado se despacharán a través del Servicio de Correo Interno. El resto, por su peso o volumen superior, serán gestionados por la Unidad Técnica (Sección de Logística) y despachados por la empresa adjudicataria del servicio de mudanzas.

En todo caso, a partir de 16 de febrero el importe mínimo/pedido para ScipiUM (material de oficina) será de 20 € y los pedidos de papel serán de al menos de 3 cajas, por lo que se ruega planificar diligentemente las necesidades de bienes de consumo ya que, con este nuevo sistema, se reduce el número de pedidos.

Con independencia de otras medidas que se pudieran adoptar una vez analizada la experiencia que genere el nuevo sistema, se relacionan a continuación aspectos y recomendaciones a tener en cuenta:

I) SUMINISTROS CECOM (ScipiUM y Noé) a distribuir por el Servicio de Correo Interno, se entregarán:

- TIEMPO: El objetivo perseguido es que el Servicio de Correo Interno entregue los pedidos al día siguiente de su solicitud, en edificios o servicios de la Universidad en la ciudad de Murcia, y en los dos días siguientes en edificios del Campus de Espinardo.

La distribución para edificios o dependencias de los Campus de: Ciencias de la Salud tendrá lugar los miércoles, Lorca los martes y jueves, y San Javier martes o miércoles. Esta distribución se llevará a cabo con los mismos medios y condiciones que hasta ahora.

- LUGAR: Los suministros se entregarán en la Conserjería de cada edificio.

II) SUMINISTROS CECOM pesados y voluminosos: El Servicio de Publicaciones y ÁTICA comunicarán a la Unidad Técnica, para su despacho, los suministros que reúnan las características propias de esta categoría, garantizándose como mínimo un día de reparto semanal, preferentemente los miércoles (en caso de ser festivo, pasaría a jueves) salvo que por razones logísticas resulte imposible. La Unidad Técnica (Sección de Logística) gestionará la distribución de los paquetes u objetos pesados y/o voluminosos, (cajas de papel, hojas para examen, monitores, impresoras, escáner, etc. según cuantía, peso o volumen) a través de la empresa adjudicataria del servicio de mudanzas.

Dicha empresa, teniendo en cuenta las características de los bienes que transporta, los entregará en la Unidad (Centro, Departamento o Servicio) correspondiente, en jornada de mañana.

En supuestos excepcionales en los que resultara imposible la entrega del suministro en la Unidad que corresponda, por encontrarse cerrada o otra causa que lo impida, dicha empresa contactará con la Conserjería del edificio para que faciliten su recepción en el punto de destino. De no ser posible  se entregará en la Conserjería del edificio.

El receptor, de los suministros, deberá hacer constar en cada albarán el día y hora de su entrega en la Unidad correspondiente, o en la Conserjería del edificio si se diese el supuesto enunciado en el párrafo anterior.

III) RECEPCIÓN: Los paquetes quedarán identificados con etiqueta de destino y copia/s del albarán de entrega:

a)     Suministros CECOM (ScipiUM) entregados por S. de Correo Interno: Contendrán tres copias del albarán, la primera copia será firmada o sellada por el personal de la Conserjería de la dependencia a la que el suministro vaya destinado y quedará en poder del personal del S. de Correo Interno, para su entrega en S. Publicaciones al día siguiente. La segunda copia será firmada o sellada por el responsable de la Unidad al recibir cada suministro o paquete y quedará en poder la Conserjería del edificio en que se ubique para su devolución al S. de Publicaciones, a través del S. de Correo Interno. La tercera copia del albarán permanecerá en el interior del paquete para que el peticionario o responsable de la unidad de gasto solicitante pueda comprobar el contenido con el detalle de bienes descritos en el albarán.

Los suministros Noé distribuidos por el S. de Correo irán destinados siempre a uno de los despachos de instaladores de ATICA. El albarán unido al suministro será sellado o firmado por el personal de la Conserjería y quedará en poder del S. de Correo Interno para su entrega en ATICA.

b)    Suministros CECOM (ScipiUM) entregados por la empresa adjudicataria del servicio de mudanzas: Contendrán tres copias del albarán, la primera y segunda copias serán firmadas o selladas por la Unidad solicitante y remitirá una al S. de Publicaciones y la otra a la Unidad Técnica (no se debe olvidar cumplimentar junto a su firma el día y hora de recepción). La tercera copia permanecerá en el interior del paquete para que el peticionario o responsable de la unidad de gasto solicitante pueda comprobar el contenido con el detalle de bienes descritos en el albarán.

Los suministros CECOM (Noé) distribuidos por la empresa de mudanzas, destinados a uno de los despachos de instaladores de ATICA, contendrán dos  albaranes de entrega en los que el instalador receptor indicará el día y hora de entrega, firmará o sellará y remitirá uno a ATICA (Noé) y el segundo a la Unidad Técnica.

IV) SEGUIMIENTO: A través de la dirección de correo electrónico cecom@um.es se podrán comentar las incidencias, proponer sugerencias, manifestar las quejas por demoras en el suministro u otras causas, hacer comentarios sobre la calidad de los productos, sobre sus precios, aportar, en su caso, información sobre posibles proveedores que pudieran ofrecer a menor precio suministros de CECOM, etc., en definitiva manifestar todo aquello que pudiera redundar en la mejora del servicio.

V) RECOMENDACIÓN DE LA GERENCIA: En la línea de la optimización de servicios, sería interés de esta Gerencia que, teniendo en cuenta la experiencia de varias Facultades de la Universidad (Educación, Informática, Matemáticas, Bellas Artes,….) en las que se ha centralizado a través de la Secretaría de Decanato las compras de material CECOM (ScipiUM), se amplíe dicha experiencia al resto de centros y se aprovechen las ventajas que ofrece tal centralización de los pedidos.

En dichas Facultades todos los Departamentos y unidades de gasto ubicadas en el edificio retiran de la Conserjería papel, pilas, hojas de examen, material de oficina, etc. y firmado el recibo correspondiente, la Facultad compensa su coste a través de relación interna. Esta experiencia permite el suministro necesario en menos tiempo, más cerca y a cualquier hora del día, al tiempo que reduce sensiblemente el tráfico de pedidos, traslados, etc. y los costes de gestión generales.

Finalmente, esta Gerencia agradece la buena disposición de toda la comunidad universitaria en facilitar el funcionamiento de este servicio. De modo singular hay que destacar la labor que llevará a cabo el personal del Servicio de Correo Interno, así como el Servicio de Publicaciones, ATICA, Unidad Técnica y el personal de las Secretarías de Decanatos y de todas las Consejerías al facilitar y colaborar en la recepción, entrega y justificación de estos suministros.

Fecha de notificación: 16/02/2015