Organización de actividades

Cómo organizamos nuestras actividades:

Pasos a seguir:

  1. Establecer los objetivos a conseguir.
  2. Determinar el público objetivo a quién irá dirigida la actividad.
  3. Determinar las actividades que formarán parte del programa, que ayudarán a la consecución de los objetivos planteados.
  4. Elaborar un presupuesto de la actividad y buscar posibles patrocinadores en caso de no disponer de suficiente financiación propia.
  5. Fijar una fecha de realización de la actividad teniendo en cuenta el calendario académico.
  6. Buscar y reservar el espacio más adecuado para la actividad (pidiendo los permisos necesarios en caso de realizarse en instalaciones externas a la Universidad), teniendo en cuenta los aforos, accesos y medios técnicos disponibles.
  7. Concretar el horario de realización de la actividad.
  8. Contactar con los expertos, ponentes, profesionales o personal necesario para el desarrollo de la actividad.
  9. Prever voluntariado si fuera necesario y publicar la oferta en el Servicio de Atención a la Diversidad y Voluntariado.
  10. Si fuera necesario desplazamiento para realizar la actividad, se deberán pedir los presupuestos correspondientes y reservar el más adecuado.
  11.  Pedir presupuestos y elegir catering si fuera necesario.
  12. Elaborar un listado de materiales necesarios para el desarrollo de la actividad.
  13. Fijar plazos y determinar el sistema de inscripción de los participantes.
  14. Realizar los seguros en caso que fuera necesario y especialmente si los participantes no poseen seguro escolar.
  15. Diseñar la imagen de la actividad y elegir los soportes publicitarios adecuados en función del tipo de actividad.
  16. Realizar la difusión de la actividad a través de: mailing, redes sociales, página web y otros canales de información y comunicación.
  17. Establecer sinergias y contactos con otros servicios, departamentos o centros que puedan tener relación con el tema de la actividad.
  18. Previo al evento, se realizarán todas las reuniones de coordinación necesarias para el óptimo desarrollo de la actividad además de la preparación de todos los materiales necesarios para el desarrollo de la misma.
  19. Durante el evento, se resolverán todos los imprevistos y demandas que pudieran surgir, además de tener en cuenta todos los detalles para el éxito de la actividad.
  20. Al finalizar la actividad se realizará una evaluación e informe de la misma.

 

Aclaración: cada actividad tendrá sus propias peculiaridades, pues no es lo mismo organizar unas jornadas, que una excursión, un viaje, una bienvenida universitaria o una feria solidaria.

 

¿Qué nos diferencia?

Las ganas, ilusión y profesionalidad con las que organizamos cada actividad