Servicio de Calidad Ambiental, Seguridad Alimentaria y Nutrición (CASAN)

Información para Usuarios (acordeón)

Tipos de Actos:

Institucionales Universitarios

Son servicios de restauración solicitados por el PAS, PDI, Autoridades Académicas o Consejo Social de la Universidad de Murcia así como por el Consejo de Estudiantes o equivalente, a través del Vicerrectorado competente en materia de alumnos, cuya celebración debe estar claramente motivada en relación con la actividad que lo origina, debiendo identificar la identidad de los destinatarios.

Generalmente, la naturaleza del gasto de los "Actos Institucionales" que se pueden autorizar, deben estar incluidas en una de las dos siguientes categorías:

  • Representación y Atenciones Protocolarias (destinados a un tercero o terceros externos a la institución). En este caso deberá indicar los comensales asistentes, debiendo de incluir al menos uno externo a la institución
  • Reuniones y Conferencias, siempre que el acto de restauración cuyo gasto se quiere autorizar, esté incluido en la Agenda de Trabajo del Evento o en el Programa Oficial del mismo, siendo necesaria la anexión de uno de estos documentos a la solicitud.

Actos Privados y No Institucionales

Se incluyen en esta categoría eventos de carácter universitario, organizados por miembros de la comunidad pero que por su naturaleza tienen carácter privado (Graduaciones, Tesis, etc) o no están incluidos en algunas de las opciones para ser considerados actos institucionales.

En el caso de los Actos Privados, su coste nunca podrá ser imputado a ninguna partida del Presupuesto de la Universidad, debiendo hacerse cargo del mismo los organizadores del evento.

Actos de Organizaciones No Universitarias

Son eventos realizados en las instalaciones universitarias por entidades no universitarias (de índole privada, social o de carácter oficial) que se hacen cargo de su coste, cuya celebración ha sido autorizada por la Universidad.

Presentación de Solicitud

Según el tipo de evento, organizador y forma de pago, podrán presentar la Solicitud utilizando una de las 3 siguientes opciones:

  • Mediante la herramienta "Reservas de Catering y Restauración", que permite elegir cualquiera de los "Tipos de Eventos Autorizado". Si los solicitantes son estudiantes, las reservas a través de esta herramienta deberán ser realizadas por el Vicerrectorado pertinente, el Consejo de Representantes o la Autoridad Académica del centro al que están inscritos.
  • Usando la aplicación Justo 3 o Justo i, que permite elegir cualquiera de los "Tipos de Eventos Autorizado" siempre que se vayan a abonar utilizando la modalidad de Pagos en Diferido.

Sin embargo, esta vía excluye la intervención de CASAN, excepto si son eventos que vayan  a realizarse dentro de alguna instalación universitaria, en cuyo caso los organizadores están obligados a obtener previamente los permisos correspondientes (ver siguiente punto)

La forma de realizar la Solicitud utilizando esta aplicación es que la organización o su representate:

  1. Genere en "Justo" un "Pedido", cuyo importe deberá coincidir con el obtenido de multiplicar el precio del menú acordado con la empresa que dará el servicio elegido, por el número de comensales asistentes. Además, tal como se ha indicado, en caso de eventos que necesiten contar con autorizaciones previas, la organización deberá solicitar y obtener las validaciones establecidas, antes de la ejecución del evento.
  2. El organizador del evento deberá imprimir el documento generado en Justo (donde aparecerá el nº de pedido) y entregarlo al restaurante o catering encargado de la realización del evento, confirmando ellos mismos la reserva al establecimiento, indicando que la factura que se emita debe incluir el número del pedido.
  • Usando el formulario "Solicitud de Autorización para la realización de Eventos de Hostelería dentro de la Universidad de Murcia".
    Atención.Al pinchar este enlace o cualquier otro que aparezca bajo el epígrafe de "Documentación complementaria", se descargará el documento en su equipo, debiendo cumplimentar todos los items rellenables existentes. Posteriormente, guardará los archivos generados localmente y los adjuntará a un correo que enviará a casan.eventos@um.es. Debe asegurarse que incorpora todos los documentos exigidos en función del tipo de evento seleccionado. Con algunas versiones de windows y del lector de pdf, se pueden rellenar y enviar por correo los documentos descargados sin necesidad de guardarlos localmente, pero esta es una opción cuya disponibilidad deberá verificar usted mismo.

Documentación complementaria:

Cuando se trate de eventos incluidos en las tres ultimas categorías, será necesario demostrar que la realización del mismo cuenta con la autorización de uso del espacio elegido, emitido por el responsable del mismo. Para solicitar el uso del espacio debe utilizar la herramienta "Espacios".

Cuando el espacio deseado no aparezca en esta aplicación, deberá enviar un correo electrónico dirigido a:

  • responsable del espacio, siempre que conozca su dirección electrónica
  • espacium@um.es

Posteriormente, el usuario reenviará a casan.eventos@um.es la respuesta con la autorización obtenida a través de alguna de las tres vías anteriores, que irá acompañada de la documentación complementaria establecida en función del tipo de evento privado seleccionado.

Para más información: Normas para la realización de eventos de restauración para actos privados.

 

  • Caterings
    Eventos dentro de la universidad realizados fuera de comedores y cafeterias, servidos por empresas autorizadas por CASAN.
    Opciones disponibles: Agua para conferenciantes, pausa para café, lunch, bocadillos y bolsas de picnic, bombomes y cava y chocolate con monas. Para más información pinche aquí.
  • Líneas de Autoservicio
    Los usuarios podrán optar por alguna de las opciones de menús ofrecidos diariamente a toda la comunidad universitaria en los distintos comedores universitarios.
    Podrá elegir entre las líneas existentes en: Comedor Centro Social, Comedor Económicas, Comedor Apartamentos Campus, Comedor Aulario La Merced y Comedor C.M. Azarbe. Para más información pinche aquí.
  • Eventos Especiales en Cafeterías Universitarias
    Son eventos que elaboran y sirven los distintos concesionarios en sus respectivas instalaciones de cafeteria.
  • Restaurantes Colaboradores
    Se han establecido menús cerrados con distintos restaurantes de la región para satisfacer la demanda de estos servicios en muchos eventos organizados por la Universidad. El listado de estos establecimientos se irá actualizando a medida que se vayan cerrando acuerdos con los mismos. Para más información pinche aquí.
  • Comedor de Eventos Especiales
    Menús sentados, elaborados por encargo y servidos exclusivamente en espacios de esta categoria: Comedor de Eventos Centro Social o Comedor de Eventos C. M. Azarbe. Para más información pinche aquí.

Es un elemento de la herramienta informática "Reservas de Catering y Restauración" accesible desde Mi Campus exclusivamente para usuarios que tengan cuenta de correo de la Universidad. Tras acceder, deberá marcar "Consulta de Menús".

Consulta menus

Una vez alli, tendrá que volver a identificarse mediante la introducción de su correo electrónico

identificacion

apareciendo a continuación los criterios de busqueda del tipo de menú deseado

criterios budsqueda

obteniendo finalmente el listado de menús que cumplen esos criterios

menus buscados

Esta opción facilita, antes de realizar la reserva, la consulta de los menús ofrecidos por todas las entidades de restauración autorizadas para cada tipo de evento. Además permite incluir los parámetros que pueden modificar el precio final, como son tipo de organizador y número de comensales. Todo ello hace accesible la comparación entre las distintas ofertas y posibilita la participación de otras personas en la elección del menú.

Si la Solicitud se hizo a través de la herramienta "Reservas de Catering y Restauración", deberá entrar en ella y marcar la opción "Mis solicitudes"

Consulta solicitudes

Desde donde podrá:

  • Consultar el estado de sus peticiones.
  • Modificar sus peticiones, mientras nadie haya realizado algún tipo de validación. Una vez producido este suceso, cualquier cambio o anulación deberá realizarse a través del servicio de Calidad Ambiental, Seguridad Alimentaria y Nutrición (CASAN), que deberá verificar si el motivo esgrimido para la petición cumple los requisitos expresados en la normativa

Si la Solicitud se hizo por:

  • Justo: la propia organización deberá tramitar cualquier cambio, poniendose en contacto con la empresa contratada para la realización del evento.
  • Otras vías: para poder realizar cualquier modificación o anulación de estas, deberán solicitarlo por escrito mediante correo electrónico dirigido a casan.eventos@um.es

Estará en función del tipo de acto:

Actos Institucionales y No Institucionales Universitarios

Son aquellos que el pago se realizará a cargo de una partida presupuestaria de la Universidad.

En caso de utilizarse la herramienta informática "Reservas de Catering y Restauración", deberá elegir una de las opciones propuestas en el apartado "Entidad Pagadora" ofrecidas:

Si se elige "Pago Diferido", el responsable de la partida presupuestaria donde se pretende imputar el gasto recibirá un correo, donde se le indica que existe una petición con cargo a una partida que tiene asignada, incluyendo un enlace que le permite entrar en su perfil, donde encontrará, además de las opciones generales, una nueva denominada "Validación de Pagos":

validacion pagos

 

que permitirá ver los datos de la solicitud recibida, pudiendo optar entre:

  • Validar
  • Denegar. En cuyo caso deberá incluir la causa por la que se deniega el cargo del gasto a esa partida.

enviándole el sistema un mensaje de confirmación de la opción realizada.

Pago diferido

En cualquiera de las modalidades, tras la realización del evento, la persona designada en la petición para validar la correcta ejecución del servicio, deberá firmar el Visto Bueno en la solicitud enviada por la herramienta informática a la empresa, indispensable para la correcta tramitación del gasto.

Actos Privados o de Organizaciones No Universitarias

En algunos casos, la empresa que vaya a servir el evento podrá solicitar el pago adelantado de una parte del coste total.

Dada las características de estos actos, que en ningún caso pueden ser cargados a ninguna partida presupuestaria, las opciones de pago se reducen a:

  • Transferencia bancaria
  • Pago electrónico
  • En efectivo