Esta etapa comprende los siguientes aspectos:
- Planificar y disponer espacio de almacenamiento.
- Diseñar un plan de protección y seguridad de los datos almacenados: antivirus, control de acceso y seguridad en red, copias de seguridad en distintos soportes, etc.
- Establecer un sistema de trabajo en colaboración: flujo de trabajo, procedimientos, herramientas de trabajo colaborativo.
- Realizar estructura de directorios bien organizada y una práctica de nomenclatura de archivos clara, significativa y coherente es esencial para identificar archivos y encontrar información de forma rápida y precisa
- Determinar el formato de los ficheros: es recomendable considerar cuestiones como: qué formatos son más fáciles de compartir y/o de reutilizar, cuales tienen menor riesgo de obsolescencia, que formato requiere el repositorio donde voy a depositar, etc.
- Documentar los datos para hacerlos comprensibles y fáciles de usar. Una buena documentación ayuda a interpretar los datos, tanto ahora como en el futuro, permitiendo usarlos de forma rápida y ágil. Facilita el poder compartir los datos y los contextualiza, para garantizar su adecuada interpretación y/o reutilización.
La documentación debe incluir:
- Información que permita identificar la autoría los datos y por qué
- Una descripción de los datos
- La metodología,
- Las unidades de medida y
- Las definiciones de códigos
- Opcionalmente, también se puede incluir referencias a datos relacionados o al software.
La documentación es esencial para la preservación de los datos a largo plazo, funcionando como un registro de acuerdos, procedencias, licencias y acceso.
