Biblioteca

Procesar y organizar

Esta etapa comprende los siguientes aspectos:

  •   Planificar y disponer espacio de almacenamiento.
  •   Diseñar un plan de protección y seguridad de los datos almacenados: antivirus, control de acceso y seguridad en red, copias de seguridad en        distintos soportes, etc.
  •   Establecer un sistema de trabajo en colaboración: flujo de trabajo, procedimientos, herramientas de trabajo colaborativo.
  •   Realizar estructura de directorios bien organizada y una práctica de nomenclatura de archivos clara, significativa y coherente es esencial para      identificar archivos y encontrar información de forma rápida y precisa
  •  Determinar el formato de los ficheros: es recomendable considerar cuestiones como: qué formatos son más fáciles de compartir y/o de     reutilizar, cuales tienen menor riesgo de obsolescencia, que formato requiere el repositorio donde voy a depositar, etc.
  • Documentar los datos para hacerlos comprensibles y fáciles de usar. Una buena documentación ayuda a interpretar los datos, tanto ahora como en el futuro, permitiendo usarlos de forma rápida y ágil. Facilita el poder compartir los datos y los contextualiza, para garantizar su adecuada interpretación y/o reutilización.

 La documentación debe incluir:

  • Información que permita identificar la autoría los datos y por qué
  • Una descripción de los datos
  • La metodología,
  • Las unidades de medida y
  • Las definiciones de códigos
  • Opcionalmente, también se puede incluir referencias a datos relacionados o al software.

La documentación es esencial para la preservación de los datos a largo plazo, funcionando como un registro de acuerdos, procedencias, licencias y acceso.