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Firma de documentos de personal UMU y personal externo

La firma de documentos electrónicos por parte de personal UMU y de personal externo a la UMU puede ser necesaria en escenarios donde se generen documentos que tengan que ser firmados de forma electrónica por personal de la Universidad de Murcia y, además, por personal externo a la misma. Podemos encontrar algunos ejemplos en la firma de convenios de colaboración, contratos, actas de comisiones evaluadoras de una plaza de PDI, etc.

Existen una serie de herramientas que hacen posible la firma de documentos electrónicos en estos escenarios, lo que nos permite una mayor agilidad, especialmente cuando las personas implicadas no coinciden en el mismo tiempo y lugar.

Aspectos Relevantes

Formato de los documentos electrónicos

Los documentos a firmar tendrán el formato PDF.

 

Herramientas a usar por el personal UMU

El personal UMU hará uso de la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos, como herramienta corporativa para la firma de documentos electrónicos. En este sentido:

  • Creará solicitudes de firma de los documentos electrónicos, para las que definirá flujos de firma donde intervenga tanto personal UMU como personal externo a la UMU.
  • Llevará a cabo la firma de los documentos electrónicos.
  • Podrá descargar los documentos firmados para proporcionarlos al personal externo a la UMU.
  • Incorporará los documentos firmados por el personal externo a la UMU.

 

Herramientas a usar por el personal externo a la UMU

El personal externo a la UMU tiene que cumplir los siguientes requisitos:

 

Comprobar la validez de la firma de documentos electrónicos por el personal externo a la UMU

Después de que un documento electrónico haya sido firmado por personal externo a la UMU, es necesario comprobar que dicho documento cumple la Política de Firma Electrónica y  Certificados definida en la Universidad de Murcia y, por consiguiente, va a ser aceptada por los servicio y aplicaciones de la UMU.

Esta comprobación, que puede ser realizada tanto por el personal UMU como por el personal externo a la UMU, se llevará a cabo a través del Validador de documentos disponible en la Sede Electrónica de la Universidad de Murcia.

 

Posibles casos de uso

Dependiendo de quién inicie la firma de los documentos, nos podemos encontrar con uno de los siguientes casos de uso:

  1. Primero firma el personal UMU y, después, el personal externo a la UMU.
  2. Primero firma el personal externo a la UMU y, después, el personal UMU.

En la presentación de novedades de la última versión de Portafirmas se pueden consultar instrucciones concretas sobre cómo generar las solicitudes de firma para cada uno de los casos de uso anteriormente expuestos.

Descarga del documento PDF firmado por personal UMU para firma por personal externo a la UMU

En este escenario el personal UMU firma primero el documento electrónico y, a continuación, es firmado por el personal externo a la UMU. Los pasos a llevar cabo son los siguientes:

  1. El solicitante (personal UMU) genera una solicitud de firma en la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos, para la que define un flujo de firma con firmantes UMU y marca la opción para incluir la firma de un firmante externo a la UMU.
  2. Los firmantes UMU firman la solicitud de firma en la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos de la forma habitual.
  3. La solicitud de firma quedará en pendiente de realizar la firma por el firmante externo a la UMU. El solicitante debe descargar el documento firmado original para ponerlo a disposición del firmante externo a la UMU para que lo firme.
  4. El documento firmado original será enviado por correo electrónico al firmante externo a la UMU, incluyendo información sobre los requisitos que debe cumplir para realizar la firma del documento. Estos requisitos se encuentran detallados en el apartado “Herramientas a usar por el personal externo a la UMU” dentro de la sección “Aspectos relevantes” de esta página de información.
  5. El firmante externo a la UMU llevará a cabo la firma del documento recibido, siguiendo los requisitos que le han sido indicados, y lo devolverá al solicitante a través de correo electrónico.
  6. Cuando el solicitante recibe el documento firmado por el firmante externo a la UMU, debe comprobar su validez para confirmar que cumple la Política de Firma Electrónica y  Certificados definida en la Universidad de Murcia.
  7. El solicitante incorpora el documento firmado por el firmante externo a la UMU a la solicitud de firma en la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos para completar la solicitud.
  8. Una vez completada la solicitud, si es necesario, el solicitante podrá descargar la copia auténtica del documento firmado por todos los firmantes (firmantes UMU y firmantes externos a la UMU), de la forma habitual. Además, podrá descargar el documento firmado original con todas las firmas realizadas.

En la presentación de novedades de la última versión de Portafirmas se pueden consultar las instrucciones concretas sobre cómo generar las solicitudes de firma y la descarga del documento firmado para firma por el firmante externo a la UMU.

Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos para firma por personal de la Universidad

En este escenario el personal externo a la UMU firma un documento electrónico y lo envía a personal UMU para firma por su parte. Los pasos a llevar a cabo son los siguientes:

  1. El personal externo a la UMU firma un documento electrónico. Previamente, es necesario proporcionarle información sobre los requisitos que debe cumplir para realizar la firma del documento. Estos requisitos se encuentran detallados en el apartado “Herramientas a usar por el personal externo a la UMU” dentro de la sección “Aspectos relevantes” de esta página de información.
  2. El personal externo a la UMU envía el documento electrónico firmado, a través de correo electrónico, al personal UMU para su firma.
  3. Cuando el personal UMU recibe el documento firmado por el personal externo a la UMU, debe comprobar su validez para confirmar que cumple la Política de Firma Electrónica y  Certificados definida en la Universidad de Murcia.
  4. El solicitante (personal UMU) genera una solicitud de firma en la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos, para la que define un flujo de firma con firmantes UMU e incorpora, para firmar, el documento recibido del personal externo a la UMU.

Al seleccionar como documento a firmar el documento electrónico firmado por el personal externo a la UMU, Portafirmas es capaz de detectar las firmas previas y refleja la información de los firmantes en el detalle del flujo de firma.

  1. Los firmantes UMU firman la solicitud de firma en la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos de la forma habitual.
  2. Una vez completada la solicitud, si es necesario, el solicitante podrá descargar la copia auténtica del documento firmado por todos los firmantes (firmantes externos a la UMU y firmantes UMU), de la forma habitual. Además, podrá descargar el documento firmado original con todas las firmas realizadas.

En la presentación de novedades de la última versión de Portafirmas se pueden consultar las instrucciones concretas sobre cómo generar las solicitudes de firma incorporando documentos electrónicos firmado previamente por personal externo a la UMU.

Videotutoriales
Preguntas frecuentes

Soy personal UMU

  • ¿Qué formatos de documentos se pueden utilizar para la firma de documentos electrónicos por personal UMU y personal externo a la UMU?

          El formato de los documentos que se debe utilizar es PDF.

  • ¿Dónde puedo encontrar información sobre la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos?

           Puedes encontrar información detallada sobre la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos a través del siguiente enlace

  • ¿Cómo puedo definir un flujo de firma para generar una solicitud de firma en Portafirmas de documentos electrónicos para incluir la firma de personal UMU y de personal externo a la UMU?

          En la presentación de novedades de la última versión de Portafirmas se pueden consultar las instrucciones concretas sobre   cómo generar las solicitudes de firma y la descarga del documento firmado para firma por personal externo a la UMU.

  • ¿Cómo puedo descargar un documento firmado por personal UMU para que sea firmado, a continuación, por personal externo a la UMU?

           En la presentación de novedades de la última versión de Portafirmas se pueden consultar las instrucciones concretas sobre cómo generar las solicitudes de firma y la descarga del documento firmado para firma por personal externo a la UMU.

  • En una solicitud de firma en la que ha firmado personal UMU, ¿cómo puedo incorporar a la aplicación Portafirmas de documentos electrónicos un documento firmado por personal externo a la UMU para completar la solicitud de firma?

          En la presentación de novedades de la última versión de Portafirmas se pueden consultar las instrucciones concretas sobre   cómo generar las solicitudes de firma y la descarga del documento firmado para firma por personal externo a la UMU.

  • ¿Cómo puedo incluir en el Portafirmas de documentos electrónicos un documento firmado por personal externo a la UMU para que sea firmado, posteriormente, por personal UMU?

           En la presentación de novedades de la última versión de Portafirmas se pueden consultar las instrucciones concretas sobre cómo generar las solicitudes de firma incorporando documentos electrónicos firmados previamente por personal externo a la UMU.

  • Cómo puedo saber si la firma de un documento electrónico firmado por personal externo a la UMU cumple la Política de Firma Electrónica y Certificados de la UMU?

Para comprobar si un documento electrónico firmado cumple la Política de Firma Electrónica y Certificados de la UMU hay que hacer uso del Validador de documentos disponible en la Sede Electrónica de la Universidad de Murcia.

Si el documento no cumple la política de firma, el Validador de documentos mostrará el siguiente mensaje y, por lo tanto, no va a ser aceptado por los sistemas de la UMU:

Documento validado

Si el documento cumple la política de firma indicada, el Validador de documentos mostrará el siguiente mensaje y, en consecuencia, serán aceptados por los sistemas de la UMU:

Documento validado

 

Soy personal externo a la UMU

  • ¿Qué formatos de documentos se pueden utilizar para la firma de documentos electrónicos por personal UMU y personal externo a la UMU?

           El formato de los documentos que se debe utilizar es PDF.

  • ¿Qué requisitos debo cumplir para la firma de documentos electrónicos?

        Para que el personal externo a la UMU lleve a cabo la firma de documentos electrónicos, debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Disponer de un certificado electrónico reconocido o cualificado.
  • Tener instalada una de las siguientes aplicaciones para llevar a cabo la firma de documentos electrónicos:
  • Configurar las aplicaciones anteriores de forma adecuada para que las firmas generadas sean admitidas por la Universidad de Murcia, de acuerdo a su Política de Firma Electrónica y Certificados.
  • ¿Cómo puedo saber si mi certificado electrónico es reconocido o cualificado?

          Para conocer si un certificado electrónico es reconocido o cualificado, es preciso consultar la Relación de sistemas de firma  admitidos en la Universidad de Murcia.

  • ¿Dónde puedo encontrar información sobre la aplicación AutoFirm@?

La información sobre la aplicación AutoFirm@ se encuentra disponible en el portal de firma electrónica de la Administración General del Estado.

  • ¿Cómo configuro AutoFirm@ o Adobe Reader DC para que las firmas generadas sean admitidas por la Universidad de Murcia, de acuerdo a su Política de Firma Electrónica y Certificados?

Las aplicaciones AutoFirm@ y Adobe Reader DC deben ser configuradas siguiendo las indicaciones incluidas en la guía de Configuración para la firma de documentos en formato PDF.

  • ¿Cómo puedo saber si la firma de un documento electrónico cumple la Política de Firma Electrónica y Certificados de la UMU?

Para comprobar si un documento electrónico firmado cumple la Política de Firma Electrónica y Certificados de la UMU hay que hacer uso del Validador de documentos disponible en la Sede Electrónica de la Universidad de Murcia.

Si el documento no cumple la política de firma, el Validador de documentos mostrará el siguiente mensaje y, por lo tanto, no va a ser aceptado por los sistemas de la UMU:

documento validado por el validador

Si el documento cumple la política de firma indicada, el Validador de documentos mostrará el siguiente mensaje y, en consecuencia, serán aceptados por los sistemas de la UMU:

documento validado por el validador

  • ¿Qué ocurre si la firma que he realizado sobre un documento electrónico no cumple la Política de Firma y Certificados de la Universidad de Murcia?

Si la firma de un documento electrónico no cumple la Política de Firma y Certificados de la Universidad de Murcia, debo volver a firmar el documento electrónico enviado originalmente, cumpliendo los requisitos indicados aqui.

 

Acceso a Portafirmas

La aplicación Portafirmas de documentos electrónicos esta disponible en la URL https://portafirmas.um.es

Podemos acceder desde los siguientes sistemas operativos:

Windows Linux Macintosh
Windows       Linux       Mac

 

Y se recomienda acceder con navegadores de última generación, como pueden ser:

Internet Explorer Mozilla Firefox 3.0 Google Chrome Safari
Internet Explorer 9.0  Mozilla Firefox 11.0  Google Chrome 11  Safari 4.0

 

Existe una versión de la aplicación para dispositivos móviles. Se encuentra disponible para los siguientes sistemas operativos:

 logo android ios   Android          iOS
 
   

Y se puede obtener desde las correspondientes tiendas de contenido multimedia (stores):

store android iosGoogle Play  iOS

Una vez hayamos accedido a la página principal de la aplicación, nos autenticaremos con uno de los dos mecanismos de identificación disponibles:

  • Usuario de correo electrónico UMU y contraseña.
  • Certificado electrónico.
Problemas de conexión

Ante cualquier dificultad que surja en el uso de las herramientas a utilizar, póngase en contacto con el servicio de atención al usuario de ÁTICA. Para agilizar su atención, le recomendamos que utilice la aplicación web:

  1. Aplicación web: http://dumbo.um.es 
  2. dumbo@um.es
  3. WhatsApp:  690 94 67 28
  4. o en la extensión

            42 22

       o en el número 868 88 42 22 si llama desde fuera de la Universidad de Murcia.

                                                                    imagen dumbo

ATICA

Edificio 33. Campus Universitario de Espinardo. 30100 Murcia