Filtros de correo desde Webmail UMU

Se presenta a continuación una documentación detallada y específica sobre el uso de la opción "Filtros" desde el Webmail de la UMU. Para una documentación genérica sobre uso de filtros de correo en la UMU acuda al siguiente enlace: "Filtros de correo en la UMU"

Gracias a la aplicación de filtros accesible desde la plataforma webmail podemos definir reglas que nos permitan organizar automáticamente el correo que llega a nuestra cuenta de correo. Además, nos permitirá activar servicios especiales como el servicio de ausencias para periodos vacacionales, o el servicio de redirecciones.

Gestión de Filtros

Situando el ratón en la aplicación Correo del menú superior de Webmail  podremos acceder a la aplicación de gestión de filtros.

Filtros de correo


Esta aplicación nos permitirá definir reglas para hacer operaciones automatizadas sobre los mensajes que vamos recibiendo, como moverlos automáticamente a una carpeta determinada. Además, desde esta aplicación podremos activar mensajes de ausencias, gestionar listas blancas y negras y activar el servicio de reenvío a otras cuentas.

Cómo funcionan los filtros
Los filtros de correo son reglas que se guardan en el servidor y se aplican cada vez que llega un mensaje a nuestra dirección de correo electrónico. Un filtro constará de un conjunto de condiciones y una acción asociada. Si se cumple el conjunto de condiciones, se aplicará la acción asociada.

Cada filtro se aplica uno tras otro en el orden en que han sido definidos. Si una regla se cumple, será la propia regla quien indique si se siguen evaluando el resto de reglas o no. Si no se cumple ninguna regla el mensaje se depositará en la carpeta de entrada.
Listado de filtros por defecto

Aparte de las reglas que nosotros creemos, por defecto existen un conjunto de filtros especiales. Estos filtros especiales no los podemos eliminar pero sí podemos desactivar.

Al entrar en la aplicación de filtros por primera vez podremos ver los filtros por defecto en el orden predefinido. El orden predefinido es el adecuado para la mayoría de usuarios, así que no se recomienda cambiar el orden de los filtros predefinidos.


Filtros de correo


Para editar cada filtro haremos click sobre él. También podremos activar o desactivar cada uno de ellos haciendo click sobre el icono correspondiente de la columna Activado. También podremos cambiar el orden de los filtros pinchando sobre los iconos de flecha arriba o flecha debajo de cada uno (no se recomienda cambiar el orden de los filtros predefinidos).

Lista blanca

Este filtro nos permite especificar un listado de direcciones de correo de remitentes válidos para nosotros, independientemente de que sus correos se marquen como correo basura o no (SPAM). El concepto de lista blanca es útil en los casos en los que reiteradas veces vemos que un determinado remitente es constantemente marcado como SPAM. Introduciéndolo en la lista blanca indicaremos que sí es un remitente válido para nosotros y por tanto no se introducirá en la carpeta SPAM aunque el sistema anti-SPAM lo marque como correo basura.


Filtros de correo


Este filtro nos mostrará una caja de texto donde tendremos que incluir las direcciones de correo que queramos incluir dentro de ella, introduciendo una dirección por línea.

Otra forma de "alimentar" nuestra lista blanca es desde la pantalla de visualización de mensajes, pinchando con el botón derecho sobre el mensaje y seleccionando "Lista blanca".


Filtros de correo


NOTA: no se recomienda cambiar la posición de este filtro, de cambiarse recuerde que, para su correcto funcionamiento debe estar siempre situado por encima del filtro de SPAM.

Ausencias

Este filtro especial nos permite activar el aviso automático durante ausencias. Si el filtro está activo,  se enviará un mensaje automático a los remitentes de los mensajes que nos vayan llegando; está pensado para notificar periodos de ausencia en los que no podamos atender nuestro correo (vacaciones, bajas por enfermedad, ...).

Hay excepciones: los mensajes que recibamos a través de listas de correo no generan notificación, si un remitente nos envía muchos mensajes en un corto espacio de tiempo, sólo se genera notificación con el primer mensaje.


Filtros de correo


En el formulario podremos indicar un periodo de tiempo durante el cual queremos realizar la activación, quedando permanentemente activada si no indicamos ningún periodo. Además podremos indicar el asunto y el cuerpo del mensaje que se enviará.

Para activarlo pulsaremos sobre el botón "Guardar y activar".

Lista negra

Al contrario que la lista blanca, en la lista negra incluiremos a toda dirección de correo de la que no queramos recibir ningún mensaje, aunque no estén marcados como spam (correo basura). Los correos se eliminarán automáticamente y de manera definitiva. Por "manera definitva" queremos decir que no queda rastro del mensaje, en particular los mensajes de remitentes incluidos en la lista negra no se trasladan a la Papelera. Si usted no quiere este comportamiento "tan radical":

  1. desactive el filtro de lista negra
  2. cree un filtro personalizado en el que indique que los mensajes enviados por remitentes no deseados se "depositen en la carpeta Papelera"

El funcionamiento es idéntico al de la lista blanca, donde introduciremos una dirección de correo por línea, o si estamos visualizando el mensaje, pinchamos con el botón derecho sobre un mensaje y seleccionamos Lista Negra.

Filtro de SPAM
Esta regla es la que se encarga de mover a la carpeta SPAM aquellos correos que han sido marcados como correo basura (spam) por el sistema de detección de SPAM de la UM. Si usted desea recibir los mensajes marcados como spam en su carpeta de entrada desactive esta regla (viene activada por defecto).
Reenvíos

Este filtro activa o desactiva el servicio de reenvíos de correo. Este servicio permite indicar si queremos reenviar a una o varias cuentas de correo todos los mensajes que se reciban en nuestra cuenta de correo.

Filtros de correo


En el formulario podremos indicar tantas una o varias direcciones de correo separadas por comas, así como indicar si deseamos que se conserve una copia de los mensajes en nuestro buzón de correo.

Filtros personalizados

Vamos a ver cómo podemos crear nuevos filtros y ver qué posibilidades tenemos. Para entrar en el formulario de creación de nuevo filtro debemos pulsar sobre el botón "Nueva regla".

Filtros de correo


Una regla consta de 3 partes:

  1. Nombre de la regla
  2. Condición o conjunto de condiciones que activarán la regla
  3. Acción asociada a la regla

Algunos ejemplos de reglas serían estos:

  • Si el remitente del mensaje es rector@um.es (esta sería la condición) moverlo automáticamente a la carpeta "importantes" (esta sería la acción).
  • Si el asunto del mensaje empieza por "[oficial]" (esta sería la condición) moverlo automáticamente a la carpeta "lista oficial" (esta sería la acción).
  • Si el remitente es pablo@um.es o pedro@um.es (esta sería la condición) eliminar completamente el mensaje (esta sería la acción).

En el formulario de creación rellenaremos cada una de las partes indicadas para conformar el filtro personalizado.


Filtros de correo


En el primer campo indicaremos el nombre de la regla, pudiendo indicar el nombre que deseemos para identificarla. Después podremos especificar qué condiciones deberán cumplirse en un determinado mensaje para que la regla se aplique.

Podemos definir una o más condiciones, y podemos indicar que queremos que se cumplan todas para que se aplique la regla (seleccionando "Todo lo que sigue") o por el contrario nos vale con que se aplique cualquiera de ellas (seleccionando "Cualquiera de lo que sigue").

Cada condición la especificaremos en 3 pasos:

Primer paso: Seleccionaremos en el desplegable el campo sobre el que se comprobará la condición.

Filtros de correo


Una vez que lo seleccionemos nos aparecerán dos campos más.

Segundo paso: Seleccionaremos el tipo de condición que queremos aplicar sobre dicho campo, donde encontramos un gran número de tipos de condiciones que podemos aplicar.

Filtros de correo


Tercer paso: En el último campo indicamos el valor sobre el que queremos aplicar el tipo de condición.

Cada vez que definimos una condición, automáticamente aparecerá otra línea justo debajo que nos dará la posibilidad de incluir condiciones adicionales.
Volviendo sobre los ejemplos anteriores, la forma de definir los filtros sería la siguiente:

  • Si el remitente del mensaje es rector@um.es ...
    • Crear una única regla seleccionando "Remitente", "contiene" y "rector@um.es" en cada uno de los tres campos necesarios
  • Si el asunto del mensaje empieza por "[oficial]" ...
    • Crear una única regla seleccionando "Asunto", "Empieza por", "[oficial]"
  • Si el remitente es pablo@um.es o pedro@um.es ...
    • Marcar la opción "Cualquiera de lo que sigue"
    • Crear dos reglas:
      • "Remitente", "contiene", pablo@um.es
      • "Remitente", "contiene", pedro@um.es
 

Una vez que hemos definido las condiciones, podremos especificar la acción que queremos realizar sobre los mensajes que las cumplan. Esta es la última parte del formulario donde tendremos que seleccionar una opción del desplegable situado bajo la etiqueta "Haga esto". Las principales opciones disponibles son estas:

Filtros de correo

 

  • Entregar en mi buzón de Entrada: es la opción por defecto y realmente es como si no existiese la regla.
  • Depositar en la carpeta: podremos especificar una carpeta destino donde el mensaje se moverá automáticamente.
  • Eliminar completamente el mensaje: indicamos que no queremos recibir el mensaje que cumpla las condiciones. IMPORTANTE: esta opción no equivale a un borrado manual del mismo. Esta opción no deja rastro del mensaje. El borrado manual de un mensaje traslada el mensaje a la Papelera (recuerda que podemos recuperarlo antes de que pasen 15 días). Si a la hora de definir un filtro, quieres simular un borrado manual usa la acción "Depositar en la carpeta" y luego elije la carpeta "Papelera"
  • Redirigir a email: podemos especificar otra dirección de correo electrónico a la que se reenviaría el mensaje. Tras el reenvío, el mensaje se desecha.
  • Entregar en mi buzón de entrada y redirigir a: esta opción nos permite reenviar el mensaje a otra dirección de correo electrónico al igual que la anterior, pero esta vez depositando una copia en nuestro buzón de entrada.
  • Entregar en mi buzón de Entrada y copiar a: en vez de mover el mensaje a una carpeta, haría una copia de forma que tendríamos dos veces el mismo mensaje, uno en la carpeta de entrada y otro en la carpeta seleccionada.
  • Rechazar con motivo: es igual que eliminar completamente el mensaje, pero nos permite definir un texto que será enviado al remitente para notificarle que el correo se ha rechazado activamente.
  • Sólo marcar el mensaje: lo deposita en la bandeja de entrada pero aplicándole el estado que le indiquemos (mas adelante)
  • Notificar dirección de correo: indicamos que se mande un correo de notificación a otra dirección de correo indicando que ha llegado un mensaje.

Una vez que ya hemos determinado el nombre de la regla, sus condiciones y la acción asociada, podremos indicar un par de opciones mas:

  • Señalar mensaje como: nos permitirá que el mensaje se marque automáticamente con el estado que le indiquemos (Leído, Continuación, Respondido o Eliminado)
  • Si deseamos que, en caso de que se aplique esta regla, se sigan procesando las siguientes reglas o no. Si dejamos marcada la última opción el proceso finalizará y no se intentarán aplicar más reglas sobre el mensaje.

Por último, pinchando sobre "Guardar" haremos que se active el filtro.