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Agenda Corporativa

La aplicación  de Agenda, acompañada de herramientas colaborativas para gestión de Tareas, Direcciones y Notas, permitirán crear y compartir elementos como calendarios, listas de tareas, libretas de direcciones o libretas de notas. Estos elementos podrán utilizarse de forma individual o compartirse entre varios usuarios.

Interfaz Agenda corporativa

Al entrar en aplicación de agenda nos encontramos con las siguientes secciones:

  1. Mini calendario que nos ayudará a desplazarnos rápidamente a días, semanas o meses concretos
  2. Colecciones de agendas disponibles, tanto propias como compartidas, así como otros elementos complementarios como tareas o fechas de cumpleaños. Veremos cada tipo de calendario más adelante.
  3. Zona para representación de las distintas vistas de la aplicación, donde irá cambiando a vista mensual, anual, semanal o diaria según nos convenga.
 

Aplicación agenda

Vistas de agenda

Además de la vista mensual, podremos hacer uso de otras vistas para ver nuestros eventos en un día en concreto, los eventos de una semana en concreto o los eventos a lo largo del año. Podemos acceder a estas vistas pinchando en los botones situados encima de la cuadrícula de eventos.


Aplicación agenda

  • Vista mensual: esta será la vista por defecto que nos mostrara la aplicación, en ella nos encontraremos con el mes del calendario actual (por defecto).
  • Vista semanal / laboral: en esta vista nos encontraremos con un desglose en horas de cada día de la semana actual, y nos encontraremos con cada uno de los eventos en sus diferentes horas.
  • Vista diaria: en esta vista nos encontraremos con un desglose en horas del día, y nos encontraremos con cada uno de los eventos en sus diferentes horas.
  • Vista anual: en esta vista encontraremos un calendario anual agrupado por meses donde se nos indicará en qué días tenemos algún evento.
  • Vista de tareas: en esta vista obtenemos un listado de nuestras tareas
  • Vista de agenda: esta vista nos muestra un listado de eventos y tareas presentes o futuros (no se muestran los eventos ni tareas pasados)

En cada una de las vistas nos podremos mover entre días, semanas, meses o años  utilizando los botones de flecha izquierda y derecha situados en la barra de botones superior.

Creación de eventos

Para crear un nuevo evento podremos pulsar sobre el botón verde "Añadir evento" del panel lateral izquierdo de la pantalla, o pinchando directamente en cada una de las vistas en aquella hora o día que nos interese. En ambos casos nos aparecerá el formulario de creación de eventos.


Aplicación agenda


El formulario de creación de eventos se rellena automáticamente con valores por defecto, inicializándose en la fecha y hora oportuna según hayamos seleccionado en la vista y no es obligatorio introducir ningún campo, aunque se aconseja al menos introducir un titulo descriptivo del evento, de otra manera aparecerá en nuestra agenda como "[Acontecimiento sin nombre]".

En un evento, se pueden indicar los siguientes datos:

  • Titulo: identificador del evento en la agenda
  • Duración del evento: día y hora de comienzo y finalización del evento. Podemos incluir el día directamente o a través de los iconos de calendario, y la hora la seleccionamos desde un desplegable. También podremos indicar si se trata de un evento que ocupará todo el día, en cuyo caso se obviarán las horas de comienzo y fin.
  • Estado: información sobre el estado del evento. Los valores posibles son:
    • Disponible: para aquellos eventos que no deseemos que influyan en nuestra información de disponibilidad. Ideal para recordatorios
    • Provisional: influyen en nuestra disponibilidad, pero aparecen marcados en cursiva en la agenda
    • Confirmado: es el estado por defecto, y con él indicamos que el evento influye en nuestra disponibilidad. Por ejemplo, si marcamos como "confirmado" un evento (reunión presencial)  de 11:00 a 12:00 del 23/04/204, informaremos a la gente que intente convocarnos a otra reunión que no estamos disponibles durante ese intervalo (ver "Invitaciones y gestión de reuniones" más abajo.
    • Cancelado: para eventos que hayan sido cancelados pero que no queramos borrar de la agenda. Aparecerán tachados y no influirán en nuestra disponibilidad
  • Agenda: en qué agenda queremos introducir el evento, en caso de que tengamos varias agendas con permisos de escritura (propias o compartidas).
  • Ubicación: información de localización del evento.
  • Privado: indicar si queremos que el evento sea privado. Esto se interpreta como que no queremos que se hagan públicos los detalles del evento, incluso si la agenda donde lo vamos a introducir está compartida a otros usuarios en modo de lectura.
  • Descripción: una descripción detallada del evento, o información que queramos aportar al mismo.
  • Recordatorio: en esta pestaña podremos definir si queremos establecer una alarma sobre dicho evento y con cuanto tiempo de antelación.
  • Repetir: en caso de que el evento sea periódico, podremos definir la periodicidad del mismo, pudiendo decir qué días se repite, si se repite diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, así como indicar una fecha de final de repetición.
  • Url: para asociar alguna dirección web al evento
  • Asistentes: podemos indicar las personas que queremos que asistan al evento (convocar una reunión por ejemplo)
  • Etiquetas: podremos definir etiquetas que nos ayuden en un futuro a encontrar eventos o simplemente catalogarlos.
Invitaciones y gestión de reuniones

A la hora de crear un evento, se podrán invitar asistentes al mismo, así como consultar su disponibilidad en caso de que dispongamos de dicha información. Para especificar los asistentes de un evento debemos abrir la pestaña "Asistentes" y especificar cada uno de los asistentes al evento separándolos por comas. Veremos cómo cada asistente se va incluyendo en un recuadro dentro de la lista de asistentes y en la parte inferior se nos muestra la disponibilidad horaria de ese asistente para el día seleccionado del evento.


Aplicación agenda


Esta información nos mostrará qué huecos tienen disponibles los asistentes que hayamos especificando, pudiendo determinar visualmente qué franja de tiempo podríamos utilizar para establecer nuestra reunión. Por defecto se nos muestra el día actual, pero podremos visualizar la información disponible de forma semanal o mensual a través de las pestaña .

Si cambiamos de día el evento podremos comprobar la disponibilidad día a día para el mismo conjunto de usuarios.

IMPORTANTE
Mientras estemos introduciendo asistentes, NO DEBEMOS PULSAR INTRO. Para finalizar edición debemos pinchar en cualquier parte de la pantalla. Sólo una vez que veamos la disponibilidad de todos los asistentes podremos guardar el evento.

Una vez guardado el evento se enviará una invitación a cada asistente para que acepten o rechacen el evento.


Aplicación agenda

Gestión de agendas

En el panel lateral izquierdo de la aplicación de agenda se nos mostrarán todos los elementos que podemos ir visualizando en las correspondientes vistas de la aplicación agrupados según el tipo de elemento.


Aplicación agenda


Aunque explicaremos cada uno de estos tipos de elementos, el significado de cada uno es el siguiente:
 

  • Mis agendas: sección donde se muestran todas las agendas propiedad del usuario
  • Mis listas de tareas: sección donde se muestran todas las listas de tareas propiedad del usuario que hayan sido creadas desde aquí o desde la aplicación "Tareas".
  • Agendas compartidas: muestra aquellas agendas propiedad de otros usuarios que hayan compartido con nosotros
  • Listas de tareas compartidas: muestra aquellas listas de tareas propiedad de otros usuarios que hayan compartido con nosotros
  • Direcciones: muestra las libretas de direcciones pertenecientes al usuario y que puedan contener fechas de nacimiento en sus contactos para así poder visualizar las fechas de cumpleaños.
  • Agendas remotas: agendas públicas y externas al sistema de agenda de la UM que queramos visualizar en la plataforma de la UM (por ejemplo una agenda de Google de días festivos de España).

Cada sección podremos expandirla o contraerla pinchando en el icono triangular situado a la izquierda de cada una de ella. Adicionalmente podremos marcar cada elemento si queremos que sus elementos se muestren en la vista actual de la aplicación (ya sea vista diaria, semanal, mensual o anual).

Mis Agendas

Por defecto un usuario tendrá una única agenda, pero podrá crear tantas como desee. Estas agendas aparecerán en la sección "Mis agendas" de la barra lateral de la aplicación. Para crear una nueva agenda habrá que pinchar sobre el icono + situado en el título de dicha sección.


Aplicación agenda


Si pinchamos en dicho botón aparecerá el formulario de creación de agendas, donde podremos indicar el nombre de la misma, el color asociado y una breve descripción opcional si lo deseamos. Para cambiar de color tendremos que pinchar sobre el icono situado a la derecha del campo color donde podremos seleccionarlo de forma visual.


Aplicación agenda


También podremos indicar si queremos asociar etiquetas a la nueva agenda a través de la pestaña "Etiquetas" o si queremos compartir el calendario a través de la pestaña "Compartiéndose". Esta última pestaña la analizaremos más adelante en la sección de calendarios compartidos.

Una vez creada la agenda se nos incluirá dentro de nuestras agendas personales en la sección "Mis Agendas". Para cada una de ellas podremos editarlas pinchando en el icono del lápiz situado a la derecha de cada una, donde se nos mostrará un formulario similar al de creación de agenda para poder editar sus campos.

Aplicación agenda

Cuando estemos editando un calendario se nos mostrarán 3 pestañas adicionales:

Aplicación agenda

  • Suscripción: nos mostrará direcciones de suscripción del calendario. Estas direcciones las necesitaremos si deseamos sincronizar algún programa de escritorio (Thunderbird, Outlook, ...) o dispositivo móvil con ese calendario. Más información sobre esto en la sección de sincronización de clientes de escritorio y móviles
  • Importar: nos permite importar una agenda que previamente hayamos guardado en un fichero en formato iCalendar (extensión .ics) pinchando en el campo "Seleccionar archivo" y seleccionándolo de nuestro equipo. Si marcamos la opción "sustituir esta agenda" se realizará un borrado de los eventos que pudiera contener antes de incorporar los eventos incluídos en el fichero. Si por el contrario no la marcamos los eventos del fichero se añadirán a los que ya pudieran existir.
  • Exportar: nos permite exportar el contenido de dicho calendario a un fichero en formato iCalendar (extensión .ics)
Mis listas de tareas
Justo después de la sección "Mis agendas" podremos acceder a las listas de tareas que hayamos creado a través de la aplicación Tareas o utilizando el icono + de dicha sección de forma similar a la utilizada en "Mis Agendas". Las tareas que incorpore cada lista de tareas sólo se visualizarán si éstas disponen de tareas con fecha de vencimiento.
Agendas compartidas

Esta sección mostrará todas las agendas que otros usuarios hayan compartido con nosotros y para las que nos hayan dado al menos permisos de lectura.

Cualquier usuario puede compartir cualquiera de las agendas que le pertenecen otorgando permisos de lectura y/o escritura a usuarios determinados o a grupos de usuarios.

Para compartir una agenda tendremos que acceder a la pestaña "Compartiéndose" del formulario de edición de la agenda, al cual accedemos pinchando en el icono del lápiz de dicha agenda.


Aplicación agenda


En este formulario podremos seleccionar las siguientes opciones:

IMPORTANTE

Ddebe tener cuidado a la hora de compartir su calendario para evitar que cualquier usuario o usuarios que usted no desea puedan ver o modificar eventos de su agenda.

  • No compartir esta agenda: estado por defecto y sirve para inhabilitar cualquier permiso de compartición que hayamos otorgado
  • Compartir con cualquiera (pública): opción que marcaremos si deseamos que cualquier persona pueda acceder a esta agenda.
  • Compartir con el grupo: si pertenecemos algún grupo predefinido en la plataforma, podremos compartir nuestra agenda con dicho grupo. Además, podremos especificar si queremos otorgar únicamente permisos de lectura o de lectura y escritura.

NOTA

Los grupos en la plataforma Webmail no pueden ser dados de alta por el usuario y deben ser dados de alta por ATICA. Estos grupos pueden sincronizarse con cualquier población de usuarios que se pueda extraer del directorio corporativo (centros, titulaciones, unidades de servicio, etc.) o por usuarios pertenecientes a alguna lista de correo. Si un usuario desea disponer de un grupo particular tendrá que solicitarse vía Dumbo.

  • Compartir con los usuarios: podremos indicar una lista de usuarios concreta y determinar si queremos que dichos usuarios tengan permisos de solo lectura o lectura y escritura
Listas de tareas compartidas
De igual forma que otros usuarios pueden compartir con nosotros sus agendas, también es posible compartir listas de tareas. Pinchando en el icono del lápiz de alguna de nuestras listas de tareas podremos compartirla a través del mismo formulario que hemos visto para agendas.
Direcciones
Como añadido a las vistas disponibles de elementos visualizables en nuestro calendario, la plataforma podrá extraer la información de cumpleaños de aquellas libretas de direcciones cuyos contactos tengan rellenado el campo de fecha de nacimiento.
Agendas remotas
Ya sea buscando por internet o facilitada por alguno de nuestros contactos, es posible que queramos incluir en nuestra agenda otras agendas externas que expongan sus eventos a través del formato iCalendar (ics). Si ese es el caso podremos crear una agenda por cada una de ellas donde le indicaremos la URL de suscripción a dicha agenda. Nota: a diferencia de la plataforma webmail antigua, el nuevo webmail no permite la suscripción a agendas externas privadas (que soliciten una clave a la hora de suscribirse).
Visualizador externo para calendarios públicos

Si desea hacer público su calendario e incluir la visualización del mismo en alguna página web, es posible hacerlo de forma similar a como ofrecen esta funcionalidad servicios populares como Google Calendar haciendo uso del visualizador externo.

Para poder utilizarlo, es preciso que previamente cambie los permisos del calendario que desee hacer público siguiendo estos pasos:

Aplicación agenda

  • Seleccionar la pestaña Compartiéndose, marcar Compartir con cualquiera y desmarcar permitir la búsqueda por todos.

Aplicación agenda

  • Hacer click sobre Guardar.

Una vez hechos estos pasos, su calendario será de acceso público, por lo que el visualizador externo será capaz de leer los eventos.

Para incorporar el visualizador en una página web, tendrá que introducir un código HTML específico que podrá encontrar en la pestaña "Suscripción", al final de la misma.


Aplicación agenda

Debe copiar ese código e incluirlo en una plantilla HTML de la página web donde desee publicarlo. Por defecto, este código incluirá su calendario en un tamaño de 500 píxeles de ancho y 500 píxeles de alto. Si desea personalizar este tamaño cambie dichos valores en los atributos width y height que encontrará fácilmente en el código ofrecido.

Acceso a Agenda corporativa

A través de la Plataforma Webmail, la Universidad de Murcia ofrece a la comunidad universitaria la posibilidad de acceder de forma centralizada a distintos servicios corporativos como el correo electrónico, agenda corporativa o disco UMUbox.

Acceso a Agenda

Problemas de conexión
Ante cualquier dificultad que surja en la conexión o sincronización de Agenda corporativa, póngase en contacto con el servicio de atención al usuario de ÁTICA. Para agilizar su atención, le recomendamos que utilice la aplicación web:
  1. Aplicación web: http://dumbo.um.es
  2. dumbo@um.es
  3. WhatsApp:

    690 94 67 28

  4. o en la extensión

    42 22

    o en el número 868 88 42 22 si llama desde fuera de la Universidad de Murcia.

Acceso a la gestión de solicitud e incidencias

ATICA

Edificio 33. Campus Universitario de Espinardo. 30100 Murcia