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Gestión documental

“La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos” (UNE-ISO 15489:2001, Información y documentación – Gestión documental).

Instrumentos

 

Documento

Descripción

Política de Gestión de Documentos Electrónicos

Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 13 de febrero de 2014 cuya finalidad es sentar las bases de la gestión documental en el marco de la e-administración en la UMU conforme a las previsiones del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Proceso de captura de documentos electrónicos

Documento que desarrolla el proceso de captura de unidades documentales, aplicable a documentos, expedientes y copias electrónicas auténticas en la UMU.
(Aprobado por Resolución SG-21/2017, de 20 de julio, del Secretario General)

Procedimiento de registro electrónico de documentos

Documento que desarrolla el procedimiento de registro de documentos electrónicos en la UMU.
(Aprobado por Resolución SG-21/2017, de 20 de julio, del Secretario General)

Procedimientos de digitalización

Documento que desarrolla los procedimientos de digitalización de documentos en la UMU.
(Aprobado por Resolución SG-26/2017, de 24 de octubre, del Secretario General).

Anexo técnico

Cuadro de clasificación

Documento que establece la clasificación, de carácter funcional, de los documentos administrativos electrónicos capturados por la UMU.
(Aprobado por la Comisión de Valoración y Expurgo, el 4 de julio de 2017) (Publicación aprobada por Resolución SG-21/2017, de 20 de julio, del Secretario General)

Modelo de gestión de metadatos

Documento que establece el esquema de metadatos utilizado en los documentos administrativos electrónicos capturados por la UMU.
(Aprobado por Resolución SG-21/2017, de 20 de julio, del Secretario General)

Procedimiento de copiado auténtico

Documento que desarrolla el procedimiento técnico de copiado auténtico de documentos electrónicos en la UMU.
(Aprobado por Resolución SG-20/2018, de 20 de junio, del Secretario General)

 

El Archivo Universitario participa en la implantación de la Administración Electrónica mediante:

- Intervención en el modelado de los procedimientos administrativos. - Propuesta y asignación de metadatos de gestión documental.

- Colaboración en la realización de inventariado y catalogación de los procedimientos y servicios administrativos.

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