Las Recetas de Cristina: Servicio de cuenta de correo compartida
En esta segunda parte de cuestiones sobre Gestión de Grupos de Usuarios para trabajo colaborativo, nos centraremos en el uso del servicio de cuenta de correo compartida (cuentagrupo@um.es).
¿Dónde se crean las cuentas compartidas de correo?
Accediendo a https://grupos.um.es, crear primeramente el grupo si no existe, y si ya existiera entrar –siempre que se sea administrador del mismo- en el apartado de administración del mismo, pestaña de Servicios-> Añadir Servicio: “Cuenta de correo compartida”.
¿Estas cuentas se crean y activan inmediatamente?
Sí, una vez creadas pueden ser usadas de forma inmediata.
¿Qué miembros del grupo tendrán acceso y qué tipo de acceso tendrán a los servicios?
Inicialmente, cuando se crea una cuenta de correo de grupo, ningún miembro del grupo tiene acceso a dicho servicio, es el administrador quien decide qué miembros del grupo tienen acceso y el tipo de acceso a la misma.
El modo de acceso para este servicio es: ‘Sin acceso’ o ‘Total’ (el miembro puede acceder al buzón y enviar correos como cuentacompartida@um.es).
¿Una cuenta de correo compartida tiene su propia contraseña o es la propia de cada usuario?
La propia de cada usuario.
Existen todavía ‘cuentas genéricas’, compartidas por varios usuarios y con una clave única, pero que están, por seguridad, en vías de extinción.
¿Cómo puedo utilizar la cuenta de correo compartida?
La cuenta de correo compartida creada desde grupos, se puede utilizar de dos formas:
1) Desde webmail, autenticándonos con nuestra cuenta de correo personal y contraseña, y una vez dentro, desde el menú superior ‘Cuenta’-> ‘Cambiar de cuenta’ seleccionamos la cuenta de correo compartida a la que queramos acceder.
2) Configurando nuestro cliente de correo habitual. En el siguiente enlace se encuentran las instrucciones de configuración: https://www.um.es/en/web/atica/configuracion-generica-correo#conf_correo_compartida.
¿Qué diferencia hay entre una cuenta compartida, una lista de correo, y una cuenta genérica?
- Cuenta compartida de correo: tiene las mismas características que una cuenta de correo personal, dispone de su propio buzón para el almacenamiento de los correos. Todos los usuarios acceden al mismo buzón, es decir, si uno de ellos borra un correo se borra del buzón y ningún usuario puede verlo. Ejemplo de uso: cuenta de correo de una secretaría.
- Lista de correo o de distribución: el objetivo de una lista de distribución es hacer llegar mensajes a varios usuarios a la vez. Una lista de correo no posee un buzón propio, en este caso el mensaje se deposita en el buzón de cada uno de los usuarios que componen la lista. Si un usuario borra un correo recibido de la lista, sólo se le borra a él, el resto de usuarios seguirán teniendo el correo en su buzón. Ejemplo de uso: lista de distribución de un departamento.
- Cuenta genérica: Se trata de una cuenta de identificación genérica, con una única clave (compartida por todos los usuarios que tengan acceso a la misma), y que por seguridad (El Esquema Nacional de Seguridad prohíbe compartir claves) están siendo sustituidas por las cuentas de grupo.
¿Caducan las cuentas compartidas?
Sí, estas cuentas caducan al año de ser activadas y se renuevan anualmente; antes de ser desactivadas se enviará un correo electrónico avisando de ello e informando la forma de renovarla por un año más. Este email se enviará cuando falten 30 días para caducar, habrá un segundo mensaje de recordatorio cuando falten 7 días y un tercero cuando falte 1 día. En caso de no renovarse la cuenta, ésta se desactivará y habrá que contactar con el CAU de ÁTICA para activarla de nuevo.
¿Se puede utilizar una cuenta de correo compartida para acceder a las aplicaciones de la UMU (Aula Virtual, encuestas, umubox, …?
No, la autenticación siempre se hace con la cuenta de correo personal.
