Lucía Periago García
Universidad de Murcia.
e-mail: lucia_periago@yahoo.com

Descriptores: Gestión de Información, Bases de Datos, Prensa, Documentación Periodística, Acceso a la Información.

Se estudia la gestión de información dentro de entornos digitales de la prensa escrita y su aplicación en bibliotecas, a partir de un sistema centrado en una base de datos de prensa a texto completo, lo que permite ofrecer servicios de valor añadido como un boletín de resúmenes en el web, el envío de este boletín por correo electrónico o la búsqueda retrospectiva en la base de datos. Con estos servicios el usuario puede acceder fácil y rápidamente a esta información sin que ello suponga un trabajo complicado y costoso para la biblioteca.

No resulta demasiado difícil observar la importancia que tiene en la actualidad el acceso a la información, no sólo a aquella específica y científica útil para nuestro trabajo profesional, sino a la de tipo general que nos pone al día en cualquier aspecto de la actualidad, es decir, la que nos llega a través de la prensa. En muchas ocasiones no somos conscientes de la cantidad de información que recibimos diariamente por medio de la prensa, en concreto de la prensa escrita, y por lo tanto tampoco somos conscientes de la importancia del acceso a dicho volumen informativo en esta sociedad actual llamada de la información.

En este marco, que asigna un papel preeminente a las bibliotecas dentro de la sociedad de la información, podríamos enmarcar las funciones consideradas como destacadas para las bibliotecas públicas en el comunicado de Lovaina⁽¹⁾, posteriormente apoyadas por la Declaración de Copenhague⁽²⁾ en las que en relación a democracia y ciudadanía se afirma que "las bibliotecas públicas ofrecen una oportunidad estratégica para incrementar la calidad de vida y las posibilidades democráticas de los ciudadanos de la Sociedad de la Información, proporcionando un acceso libre e igualitario a una información de alta calidad", así como en cuanto a desarrollo económico y social "las bibliotecas públicas apoyan el crecimiento de las comunidades prestando servicios de información diseñados para satisfacer las necesidades locales. Estos servicios son importantes para reducir las disparidades entre los ciudadanos europeos ricos y pobres en información."

El avance de las tecnologías de la información que estamos viviendo debe ofrecer nuevas vías para hacer posible que podamos hacer llegar a nuestros usuarios las noticias de prensa de una manera rápida, fácil y ordenada.

Hasta ahora la gestión de la información de prensa, no sólo en entornos bibliotecarios sino en la gran parte de instituciones y empresas, se ha llevado a cabo, y se sigue llevando, de forma manual, dando lugar a los llamados dossieres de recortes de prensa, realizados con fotocopias de las noticias recortadas de los periódicos, produciendo un gasto innecesario de papel, tiempo y recursos humanos.

Un paso hacia adelante se ha observado en la creación, por parte de determinadas empresas, de una pequeña base de datos de noticias de prensa referentes a dicha empresa o institución, en las que el fondo de la base de datos está formado por el resumen de la noticia, unos datos de referencia mínimos para su identificación y unos pocos descriptores.

En este trabajo tratamos de mostrar algunas posibilidades de aplicación de las tecnologías de la información a la gestión de información dentro de entornos digitales de la prensa escrita y su aplicación en bibliotecas, lo que permitirá ofrecer herramientas y servicios con los que el usuario pueda acceder de una forma fácil y rápida a las noticias, tanto diarias como retrospectivas, sin que ello suponga un trabajo complicado y costoso para la biblioteca.

Los periódicos nacionales y regionales, tanto en su edición electrónica como en su edición impresa, se someten a un tratamiento documental para extraer aquellas noticias que son relevantes y de interés para nuestra biblioteca, para introducirlas a continuación en una base de datos que constituirá el modelo de circulación de la información. Este tratamiento variará según la naturaleza de la biblioteca en la que estemos trabajando, de manera que se puedan cubrir satisfactoriamente las necesidades de cada uno de nuestros usuarios. Cada biblioteca ha de tener en cuenta unos determinados criterios a la hora de hacer la selección de las noticias.

De esta forma, el tratamiento documental de los periódicos que realice una biblioteca municipal, se centrará principalmente en criterios de ámbito regional, sin tener en cuenta el área del conocimiento en que se circunscriban éstas, seleccionando y recogiendo aquellas noticias locales referentes a cualquier aspecto del municipio o comarca, información política, deportiva así como cultural y de aquellas actividades realizadas por la propia biblioteca o en las que ésta haya tomado parte.

En el caso de bibliotecas más especializadas, como es el caso de una biblioteca universitaria, el tratamiento que se realice no se centrará tanto en el ámbito geográfico, sino que deberá tener mucho más en cuenta el área del conocimiento sobre el que realiza sus actividades y del que son especialistas la mayoría de sus usuarios. Se tendrán en cuenta aquellas noticias que abarquen el ámbito del conocimiento al que se dedica nuestra biblioteca en cuestión, tanto referente a actividades científicas como investigadoras, y toda aquella información que se considere de interés para nuestros usuarios.

En el caso de bibliotecas universitarias podríamos plantear incluso la posibilidad de abordar el proyecto no solo desde un planteamiento de biblioteca de centro aislada, sino incluso desde un punto de vista de una red de bibliotecas, ya sean éstas bibliotecas de facultad (constituyendo una biblioteca universitaria propiamente dicha) o bien formando una red interuniversitaria. Dicho proyecto global, establecerá una biblioteca central encargada de la selección, recogida y tratamiento de las noticias e información de carácter general relacionada con la comunidad universitaria, y las bibliotecas sucursales (o de facultad) se encargarán de extraer toda la información necesaria vinculada con el ámbito de conocimiento que se imparta en dicha facultad.

El producto resultante será una base de datos de prensa a texto completo en cualquiera de los dos casos, con información más general, centrada en el ámbito geográfico, en el caso de las bibliotecas generales (municipales o regionales), y con información más específica relacionada con áreas del conocimiento concretas en el caso de las bibliotecas más especializadas (bibliotecas universitarias).

La base de datos es el centro neurálgico de nuestro sistema. A partir de ella elaboraremos todos los productos informativos que ofrecemos. Por ello es importante que desde el primer momento el diseño de la misma se haya efectuado de forma coherente con las necesidades y posibilidades de la institución en la que trabajemos, lo que nos lleva a plantear la necesidad de distinguir al menos dos niveles de profundidad o complejidad en el diseño de la misma. Esta profundidad o complejidad vendrá dada por las disponibilidades técnicas y económicas de que dispongamos.

Proponemos dos modelos básicos. Uno está referido a una institución del tipo biblioteca pública municipal y otro relacionado con lo que podría ser una biblioteca universitaria, estando mejor dotada en términos presupuestarios y de recursos humanos la segunda respecto de la primera.

El modelo más completo (el que propondríamos para bibliotecas universitarias) comprende más campos de datos que el modelo sencillo (el que sugerimos para bibliotecas públicas municipales).

La estructura de la base de datos podría ser similar al propuesto por Abadal Falgueras⁽³⁾ :

Título= Título del artículo

Resumen= Entradilla del artículo. Por su propia naturaleza, el texto periodístico nos ofrece el resumen de la noticia en esos primeros renglones o entradilla, en el que deben aparecer los datos básicos de la noticia.

Publicación= Nombre del periódico o revista

Fecha= Día, mes, año.

Sección/Categoría= Se especifica la sección en caso de existir o en su defecto una clasificación temática de las noticias de prensa dentro de una jerarquía de temas, una buena forma de establecerla puede ser siguiendo la estructura que presentan la mayoría de diarios (Nacional, Sociedad, etc.).

Páginas= Localización del artículo dentro de la publicación.

Imagen: En muchos casos aparecerá asociada a la noticia una foto que puede aportar tanta e incluso más información que el propio texto. (Opcional)

Descriptores= Palabras clave o conceptos que describen de la forma más unívoca posible el contenido del documento

URL: Dirección Internet del texto completo del artículo en el caso de estar disponible

Texto Completo: Este campo no índice contendrá el texto completo del artículo (Opcional).

De estos campos únicamente URL, Foto asociada y Texto Completo no permitirían la recuperación de información, es decir, serían campos No Indice, quedando el resto de campos como campos Indice desde los que sería posible recuperar registros al interrogar la base de datos.

Respecto a la información que vamos a introducir en estos campos hemos de tener en cuenta algunas circunstancias. Incorporaremos la imagen y el texto completo solo en el caso de disponer de él en la edición electrónica del diario, con lo que será muy rápido y fácil añadir toda la información que ofrece el artículo.

Para el modelo sencillo muy probablemente bastaría con una estructura del tipo:

Titulo=

Resumen=

Publicación=

Fecha=

URL:

Texto Completo:

Donde los campos URL y Texto Completo serían los únicos por los que no se podría interrogar la base de datos.

Este aspecto no resulta fácil de tratar desde estas líneas, puesto que la elección del sistema de recuperación de información o gestor de base de datos dependerá de muchos factores y sería difícil establecer una clasificación apriorística sin estudiar cada caso concreto⁽⁴⁾. Por ello, y con las pertinentes reservas nos atrevemos a aconsejar diversas posibilidades dependiendo del caso.

Así, de tratarse de un sistema sofisticado, en el que cupiera la posibilidad de integración de varias bases de datos dentro de un mismo sistema de búsqueda e introducción de registros sería posible barajar diversas posibilidades dependiendo de los recursos disponibles de personal informático y presupuestario. Posibilidades:

Knosys: Es una base de datos documental de gran potencia y sencillez que por un precio no excesivamente elevado permite montar un sistema de consulta en un tiempo mínimo con resultados excelentes. Ofrece la posibilidad de incorporación de la versión Knosys-Web para la publicación en el web de la base de datos en cuestión de unas pocas horas. El inconveniente sería quizá el elevado precio que aún tiene este módulo, lo que nos habrá de forzar a una reflexión detenida respecto a su adquisición. Al igual que la versión para Windows ofrece una gran sencillez manejo y mínima configuración, lo que la hace tremendamente apetecible para instituciones en las que no hay exceso de personal informático cualificado disponible⁽⁵⁾.

Lotus Notes: Sistema de gestión de bases de datos con características que podríamos situar a medio camino entre los sistemas documentales y relacionales, combinando algunas de las mejores características de ambos. Su principal ventaja es la gran cantidad de posibilidades que ofrece a la hora de diseñar sistemas de bases de datos. Éstas, sin embargo, solo se pueden explotar a partir de cierto grado de programación del sistema, no altamente compleja pero programación al fin y al cabo, lo que implicará un periodo de aprendizaje más o menos elevado o en su defecto la necesidad de contactar con personal especializado en esta herramienta, hecho no demasiado frecuente dada la aún incipiente y poco extendida difusión de esta herramienta.

Access: Sistema relacional muy extendido al ir incluido en el paquete ofimático Office. Presenta interesantes posibilidades si se diseña adecuadamente un sistema de bases de datos, lo que implica un cierto trabajo previo. Donde menos flexible parece esta herramienta es en la interrogación de documentos no perfectamente estructurados, es decir, las búsquedas en texto libre, en cualquier parte del documento.

Sea cual sea la base de datos que elijamos debería permitir distintas posibilidades de modificación de la presentación de la información. Necesitaremos definir distintos tipos de presentación de la información contenida en la base de datos, de forma que sea posible obtener un listado con un formato que muestre sólo determinados campos en un orden y formato de texto determinado, algo así como, por ejemplo, el título en negrita, el resumen en cursiva, la URL del documento original subrayada, etc. Del mismo modo se debe poder consultar la base de datos a partir de una presentación típica de base de datos basada en el nombre del campo junto al contenido del mismo. A estos distintos tipos de presentación podríamos denominarlos "boletín", "registro simple", "registro completo", etc. en función de la información ofrecida y el formato de presentación de la misma, siendo posible elegir desde la pantalla de búsqueda, cualquiera de estos formatos previamente definidos, para la presentación de los resultados de la búsqueda que vamos a realizar, lo que nos ayudará a elaborar fácilmente diversos productos informativos derivados de esta información.

El personal disponible en la biblioteca será suficiente para llevar a cabo las tareas de puesta en marcha y mantenimiento de la base de datos de prensa, ya que el trabajo diario no requiere una gran pérdida de tiempo ni gran especialización. Por otro lado, el conocimiento de la actualidad de la persona encargada le podrá ayudar a analizar y situar mejor las noticias que se van a volcar en el sistema, así como a asignar los descriptores más adecuados para que se obtenga una base de datos completa y eficaz.

En la rutina diaria el trabajo consistirá en primer lugar en la adquisición de los periódicos nacionales y regionales, con los que vamos a constituir el fondo de la base de datos. Esta elección ha de realizarse en base a criterios objetivos y teniendo en cuenta el interés que puedan tener para nuestros usuarios. El acceso a dichos periódicos se realizará por compra diaria o suscripción del ejemplar impreso, o bien por acceso a través de Internet a aquellos periódicos que cuenten con una edición electrónica.

A través del tratamiento documental anteriormente descrito se van seleccionando aquellas noticias consideradas importantes para que formen parte de la base de datos. Si estas noticias se encuentran en un diario que cuenta con una edición electrónica, simplemente, se trataría de trasladar el cuerpo de la noticia a nuestra base de datos. Si al periódico en cuestión solo podemos acceder a través de un ejemplar impreso en papel, se utilizará un escáner para introducir la noticia en la base de datos documental.

A continuación se realizará un análisis documental, tanto formal como de contenido, de cada una de las noticias. Este análisis será más o menos profundo según la biblioteca en la que estemos trabajando, ajustándonos de esta manera a los distintos diseños de la bases de datos, como hemos indicado anteriormente. Es importante realizar un análisis de contenido de las noticias para evitar ruido y silencio en las búsquedas, asignando palabras clave o descriptores de materia que se consideren oportunos y que no se encuentren en el cuerpo de la noticia o del resumen.

Una de las tareas fundamentales del personal de la biblioteca para conseguir ofrecer una información efectiva a nuestros usuarios será la actualización diaria de la base de datos.

Una vez introducido el volumen documental que forma la base de datos propiamente dicha, se pone éste a disposición de los usuarios a través de los distintos productos secundarios que se pueden generar. En primer lugar se podrá acceder a la información almacenada a través de un sistema de búsqueda retrospectiva en la base de datos. Se realizará diariamente un boletín de prensa en una Web con las noticias del día, así como su distribución a través del correo electrónico a aquellos usuarios interesados.

Para permitir a nuestros usuarios el acceso a una mayor variedad de fuentes de información de prensa, uno de los productos secundarios que se ofrecen es el de una recopilación de recursos y direcciones de fuentes de información de prensa escrita, pudiendo de esta manera acceder directamente a las ediciones electrónicas de los distintos ejemplares que cuentan con ella.

Este será el primer producto de valor añadido que hemos de obtener del sistema. Desde el mismo momento en el que se introducen los registros en la base de datos será posible su consulta a través del módulo de búsqueda, que estará disponible desde una página web en Internet. Podemos ofrecer este servicio de búsqueda desde más de un punto de acceso. Una posibilidad es que esta base de datos sea una más de un sistema de bases de datos de la organización y que, por tanto, sea consultable desde nuestro sistema de bases de datos. Otra posibilidad es que insertemos además en la página web del boletín un formulario de búsqueda integrado en la misma.

La posibilidad de ofertar la base de datos en Internet y que podamos efectuar su gestión y consulta directamente a través de la red es, dentro del sistema que planteamos, posiblemente lo más difícil de conseguir para una biblioteca de las que hemos calificado como más modestas. Una posible solución ante una eventual falta de medios económicos y/o técnicos sería ofrecer soluciones más sencillas, tales como hacer el volcado mediante aplicaciones informáticas de bajo coste y fácil funcionamiento como puede ser el ya veterano pero aún eficiente Websuite⁽⁶⁾, de uso gratuito para entidades educativas y de sencilla instalación y gran potencia para su claridad y fácil adquisición. Otra posibilidad más sencilla aún sería realizar una publicación en el web valiéndose del asistente de publicación en web que incorpora Microsoft Accesss⁽⁷⁾, con el que podemos hacer una simple publicación de páginas estáticas HTML, o bien sofisticar más la publicación y utilizar un servidor sobre el que lanzar búsquedas dinámicas.

Para su elaboración de forma fácil y eficiente sería interesante disponer previamente de una base de datos en la hemos introducido los registros pertenecientes a las noticias del día y que permita la definición de distintos formatos de presentación de datos, de manera que obtengamos el listado de noticias del día listo para publicar, simplemente haciendo una consulta en la base de datos especificando el día en curso y el formato de presentación de datos en modo boletín. Este listado lo incluiríamos en una página web en la que aparecerían las reseñas de las noticias del día con un formato de fácil lectura y, en el caso de noticias procedentes de diarios con edición en línea, un enlace al texto completo de la noticia en dicho diario.

Podemos utilizar dos maneras de llevar esa información a la página web a partir de la consulta a la base de datos. Una de ellas consiste, como hemos dicho, en utilizar el resultado de la interrogación de la base de datos, con formato y directamente en HTML para crear una página web. La otra posibilidad es que la página web se cree dinámicamente cada vez que se accede a ella, lanzándose automáticamente cada vez la consulta a la base de datos de forma que nos presente los registros de, por ejemplo, los últimos 7 días. La ventaja de este sistema radica fundamentalmente en que bastaría con introducir la información en la base de datos para que se generara una página web actualizada, sin tener que hacer un listado del día para insertar éste en una página web. El problema podría venir dado en la medida en que se recibiera un alto número de visitas a la página web que originara una sobrecarga de la base de datos, la cual tendría que generar un listado cada vez que un usuario entrara en dicha página, con el consiguiente retardo en la carga de la página y el despilfarro de recursos consiguiente. Dada la sencillez de efectuar una consulta a la base de datos y el mínimo esfuerzo adicional que ello supone, nosotros nos inclinamos por sugerir la creación de una página web estática, copiando los datos a partir de una única consulta diaria a la base de datos en relación con el boletín, quedando así plenamente disponibles los recursos de la máquina sobre la que trabaja la base de datos para realizar consultas retrospectivas o para su compartición con otras bases de datos.

A partir del boletín de prensa colocado en el web, o bien directamente a través del listado procedente de la consulta de la base de datos referida al día en curso. es sumamente sencillo realizar una difusión de esta información usando para ello el correo electrónico. Podemos optar por dos modalidades en el envío de noticias. La más sencilla consistiría básicamente en crear una agenda de direcciones de personas que deseen recibir diariamente este boletín, tras haber colocado el oportuno anuncio en el web del boletín de prensa ofertando este servicio o bien por otros cauces como el envío de un mensaje informativo a diversas listas de distribución. Una vez realizada esta agenda bastaría con enviar diariamente el mensaje con el boletín a estas personas.

Una solución más elaborada consistiría en la creación de una lista de distribución de correo mediante la que difundir estos mensajes. Para ello podremos configurar un ordenador como servidor de listas de correo usando alguno de los programas de gestión de listas de correo más extendidos, tales como Majordomo⁽⁸⁾ o Listserv⁽⁹⁾, no excesivamente complicados de administrar⁽¹⁰⁾ y de los que es fácil obtener abundante información en Internet. También podemos contactar con alguna institución que ofrezca el servicio de creación de listas de distribución. Habitualmente se puede contar con algún servicio de este tipo en la mayoría de universidades, del mismo modo ocurre con Rediris⁽¹¹⁾, que ofrece un servicio hospedaje de listas de distribución. En Internet se pueden encontrar diversos lugares en los que es posible crear fácil y gratuitamente una lista de distribución⁽¹²⁾.

Pese a ser un servicio ya nada novedoso no resulta para desdeñable la posibilidad de ofrecer desde la página de resúmenes de prensa el enlace a una recopilación de direcciones de medios, ya sea de ésta de elaboración propia, siguiendo los criterios de selección que el centro considere más adecuados, o simplemente enlazando con alguna de las muchas recopilaciones existentes en Internet. Dada la abundancia de recopilaciones ya existentes en Internet quizá sería interesante utilizar una o varias de las más completas para las bibliotecas sin un alto grado de especialización, y añadir a éstas una selección propia para el caso de las altamente especializadas o con mayor necesidad de personalización de los recursos a ofrecer.

A continuación comentamos sucintamente algún que otro ejemplo o proyecto relacionado con los servicios de resumen de noticias de prensa en Internet o la digitalización de recortes de prensa. Resultaría baldío el esfuerzo de intentar hacer una recopilación exhaustiva de los recursos de este tipo existentes en la actualidad, lo que tampoco es el objetivo de este trabajo, por ello tratamos simplemente de apuntar a título meramente ilustrativo algunas iniciativas relacionadas.

Noticias de Prensa

Universidad de Alicante: http://www.ua.es/dossierprensa/index.html Ofrece diariamente la digitalización en formato jpg de las imágenes de los recortes de noticias de prensa relacionadas con esta universidad.

Universidad de Murcia: http://www.um.es/siu/prensa/ Sigue un modelo similar al presentado en este texto. A partir de una base de datos se genera un boletín de prensa diario con los resúmenes de las noticias y enlaces a los textos electrónicos originales. El boletín de prensa se envía diariamente a primera hora de la mañana a una lista de distribución creada para tal fin. Desde esta misma página también se puede realizar una consulta retrospectiva en la base de datos.

Universidad de la Rioja: http://www.unirioja.es/Prensa/Noticias/resumenes.html Ofrece diariamente un resumen de las noticias que hacen referencia a la Universidad de la Rioja incluyendo el título de la noticia y un pequeño resumen.

Euronoticias. Oficina en España del Parlamento Europeo. http://www.europarl.es/noticias/ Recoge las noticias relacionadas con la Unión Europea aparecidas diariamente en la prensa.

Documentación de Medios: http://www.docu.es/ Es una empresa especializada en la elaboración de resúmenes, informes o dossier de prensa sobre determinados temas, realizando el seguimiento diario de unos 500 medios.

Titulares.com (http://www.titulares.com) recoge las noticias de veinte periódicos españoles, permitiendo definir los perfiles de búsqueda y recibir diariamente por correo electrónico el resultado de la búsqueda

Guia Internet de la Facultad de Ciencias de la Comunicación de la Universidad de Navarra (http://www.unav.es/fcom/guia/). Tremendamente completo y de gran valor en cuanto a todo tipo de recursos relacionados con la prensa .

Proyecto LAURIN. (http://laurin.uibk.ac.at/home_es.html) Pretende desarrollar un modelo genérico para la digitalización de recortes de prensa. A través de un software altamente especializado, tanto la imagen escaneada del artículo como el texto completo serán preparados para su almacenamiento y recuperación. Además a través de su red, compuesta por siete bibliotecas y archivos europeos que recopilan diarios y recortes de prensa, accesible a través de Internet, permitirá a los ciudadanos europeos tener un mejor y más rápido acceso a la información de los diarios europeos. El proyecto está financiado por la Unión Europea y esponsorizado por instituciones de todo el continente. La duración oficial es desde mayo de 1998 hasta agosto del 2000. Aunque estaba previsto que la base de datos central de LAURIN estuviera disponible en Internet en enero del 2000, todavía no hay indicios de ello.

5. CONCLUSIONES

Del análisis del modelo propuesto se observa de forma directa la alta rentabilidad social y económica que reporta.

La información no tiene porqué perder valor por su reutilización. Es decir, el hecho de ofrecer la misma información de diversas maneras, por diversas vías y en distintos formatos no deprecia la misma, sino que le incorpora un alto valor añadido al posibilitar vías alternativas de acceso a la información, ampliando el espectro de potenciales usuarios y simplificando y ajustando al máximo los procesos de recuperación de información a las necesidades y deseos del usuario.

El hecho de utilizar una base de datos como centro del sistema permite multiplicar fácilmente las formas de difusión de la información, reducir al máximo el tiempo empleado en el proceso de tratamiento de la información, permitiendo que el usuario disponga de la información del día a primeras horas de la mañana.

En todo caso, para la elaboración de estos productos no ha de ser necesario que la biblioteca afronte retos económicos, técnicos o infraestructurales inabordables.

6. NOTAS Y BIBLIOGRAFÍA