Autores: Rosana López Carreño, Francisco Javier
Martínez Méndez, Juan Carlos García Gómez,
Tomás Saorín Pérez.
Grupo de Tecnologías de la
Información. Universidad de Murcia. E-mail: javima@fcu.um.es
Palabras clave: Automatización de Archivos, Documentación Administrativa, Bases de datos relacionales, Medio Ambiente, Tesauros, Modernización de las Administraciones Públicas.
Resumen: El presente trabajo presenta la gestión de documentación
administrativa en el Archivo Forestal de la Consejería de Medio
Ambiente, Agricultura y Agua de la Región de Murcia; partiendo desde
la introducción de un sistema gestor de bases de datos relacionales.
Aunque las Administraciones Públicas desarrollan esfuerzos de actualización
y modernización de sus sistemas de información, resultaba
paradójica la situación de este Archivo, presentando un nulo
nivel de automatización y extensas carencias en su gestión.
El desarrollo de este sistema impulsa un proceso de organización
y descripción de los fondos con ayuda del soporte relacional, proceso
que sigue en curso y que pretende paliar en medio plazo las deficiencias
detectadas en la recuperación de la información y, al mismo
tiempo, conferir una serie de aportaciones para la mejora de la calidad
en la gestión de las Administraciones Públicas, resaltando
el substancial papel que puede desempeñar un Sistema de Información
Administrativa.
Las Administraciones Públicas emplean Sistemas de Información compuestos, a su vez, por tres subsistemas: gestión de la documentación interna, gestión de la documentación externa y de comunicación de información administrativa hacia el exterior (1). La Documentación Administrativa es la suma del conjunto de la documentación empleada en los tres subsistemas, de diversa tipología y necesitada de uniformidad en los procesos de redacción administrativa y posterior tratamiento documental. Al igual que en cualquier organización, una adecuada gestión se nos muestra como esencial para la consecución de un óptimo funcionamiento de la Administración de donde emana. Esta gestión tiene su origen en el momento del nacimiento del documento administrativo (e incluso antes de que se produzca), y finaliza con su depósito en las dependencias archiveras, la planificación de dicha gestión se convertirá en una fase básica para alcanzar una gestión correcta y conveniente.
Este trabajo recoge la experiencia desarrollada desde 1997 hasta la
actualidad, en la gestión de la documentación administrativa
de la Dirección General del Medio Natural de la Consejería
de Medio Ambiente, Agricultura y Agua de la Región de Murcia, proporcionando
una idea que podría servir para modelar un Sistema de Información
Administrativa basado en un entorno relacional para la gestión y
utilizando al Web como medio de difusión de la información
y documentación administrativa, tanto en un nivel interno como externo
a la Administración, dotándole, al mismo tiempo, de un nuevo
instrumento para cumplir la obligación informadora que la compete.
La gestión de la documentación administrativa tiene como objeto primordial ofertar una información pertinente, tanto en un nivel interno de la Administración como en el suministro de la misma al exterior. Esta función está considerada como un derecho de los ciudadanos y está regulada por la LRJPAC (2), confieriéndole un carácter de precepto legal a cumplir por los administradores, velando así por los derechos de los administrados. En su Artículo 35 dice: "Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos: a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos [...] g) A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar". Este artículo es desarrollado por el R.D. 208/1996, de 9 de febrero, que regula los servicios de información administrativa y atención al ciudadano (3), sentando las bases legales de la función informativa de la Administración: “la información administrativa es un cauce adecuado a través del cual los ciudadanos pueden acceder al conocimiento de sus derechos y obligaciones y a la utilización de los bienes y servicios públicos". Igualmente introduce la necesidad de utilizar todos los medios de difusión que se consideren necesarios favoreciendo los servicios de información a distancia. Para finalizar con la presentación del marco contextual legal, destaca todo lo estipulado, de forma específica, sobre el derecho de acceso a la información medioambiental por parte de los ciudadanos en la Ley 38/1995 (4).
2.2 Crecimiento del volumen de la Información Administrativa.
El crecimiento exponencial de la documentación provoca grandes problemas, resultando precisa una planificación de su producción y un control de su gestión. Para ello contamos con diversas herramientas documentales, tal como es el caso de los inventarios, catálogos y guías, además de los lenguajes documentales, muy válidos para la clasificación e indización de los documentos. Entre éstos, el tesauro se presenta como un instrumento muy útil para el control, normalización y ulterior recuperación de la información (5), antecedentes similares encontramos en as administraciones Estadounidense, Canadiense y Australiana. Incorporamos el tesauro como herramienta para la gestión de la documentación depositada en nuestro Archivo, intentando recoger en él la terminología necesaria para la descripción de los documentos dotando así a su gestión, de una normalización imprescindible para un mejor tratamiento.
Si las herramientas de control y normalización son necesarias
dentro de las Administraciones Públicas, la automatización
de la información administrativa constituye una necesidad imperiosa
para poder acceder a ella de forma eficaz; nosotros hemos optado por la
utilización de un sistema gestor de bases de datos relacional (Microsfot
Access), para automatizar los datos obtenidos en la descripción
de la documentación administrativa del Archivo Forestal. Con ello
creemos haber dado el primer paso para la incorporación de este
Archivo al nuevo entorno tecnológico impuesto por el advenimiento
de lo que se ha dado en llamar genéricamente Sociedad de la Información.
Toda planificación de actividades viene justificada en "tanto que resulta imprescindible definir un conjunto de métodos, procedimientos, técnicas y herramientas que faciliten la construcción de los sistemas de información, con el fin de: satisfacer todas las necesidades de los departamentos usuarios implicados; generar la documentación asociada, para facilitar su mantenimiento posterior y mejorar la productividad de los departamentos de tecnología de la información" (6).
El presente proyecto ha seguido las pautas establecidas en la siguiente planificación de actividades:
1. Estudio previo: todo diseño precisa de un estudio previo de su contexto, de forma que se disponga de información suficiente y razonada sobre la situación de partida. Así, el sistema final implantado se adaptará al contexto en la mayor medida posible. Hemos procedido a la elaboración del organigrama jerárquico y funcional de las distintas dependencias administrativas que emanan información vinculada con el Archivo, identificando posteriormente los tipos documentales más usados en estas dependencias, tanto por ser generadas en ellas como por ser habitualmente requeridas por ellas.
2. Modelado del Sistema de Información: de los datos obtenidos en la fase de estudio, se procede al diseño lógico conceptual del modelo de datos más apropiado para la representación de nuestro Archivo. Nos basamos en el modelo E-R (7) para desarrollar posteriormente el esquema relacional en forma de tablas que sustentará nuestro sistema gestor.
3. Diseño prototipado: Producto de la fase anterior obtenemos
una serie de tablas relacionales en la base de datos del Archivo: DESLINDE-AMOJONAMIENTOS,
OCUPACIONES, FINCAS, DENUNCIAS FORESTALES, CONTRATACIONES TEMPORALES e
INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA; integradas todas dentro del sistema
gestor relacional. Si bien es importante el control e inventario de las
series documentales, aún resulta más el control de la terminología
que en ellas se contiene, así como la descripción de las
mismas. Es por ello por lo que se procedió a la elaboración
de un Tesauro específico para este Archivo como herramienta que
permitiera la gestión y el control de los distintos expedientes
administrativos del Archivo y también de aquellos que se irían
produciendo diariamente dentro del organismo emisor. El Tesauro se estructura
en seis campos semánticos:
5. Puesta en marcha: Superada la fase de prueba se tiene previsto continuar con la alimentación de las tablas de la base de datos.
6. Evaluación y análisis: Llegados a esta fase de desarrollo,
nos encontramos trabajando en la determinación de los procesos de
evaluación del sistema, tanto cuantitativa como cualitativa, destinados
a proporcionar los datos suficientes para analizar el estado del mismo
e introducir las variantes precisas que retroalimenten al proyecto y le
confieran un carácter dinámico e interactivo con la realidad.
Conforme a lo indicado en los dos últimos ítems del apartado
anterior, se va a continuar con la gestión de los fondos depositados
en el Archivo, si bien este proceso adolece de la secuencia necesaria para
obtener los resultados deseados, que no son otros que hacerlos accesibles
a los ciudadanos, bien de forma directa o bien por medio de sus administradores;
ya que la propia Administración responsable no dispone los medios
necesarios para esta continuidad. De hecho, durante el primer semestre
del presente año se ha paralizado la actividad casi totalmente ante
la ausencia de personal especializado en el seno del Archivo. No obstante,
esperamos que la trascendencia de la actividad a desarrollar conciencie
de forma definitiva a la Administración para que arbitre los mecanismos
necesarios conducente a paliar la ausencia de personal cualificado en el
Archivo.
Consumamos nuestra exposición reafirmándonos en la necesidad
de incorporar la Tecnología de la Información dentro de la
gestión de los documentos administrativos, procurando que dicha
introducción repercuta en una mejora integral de dicha actividad.
De otro lado, postulamos por la integración de las técnicas
archiveras tradicionales con el resto de herramientas documentales plenamente
consolidadas en otros entornos. Por último, exponemos nuestro desacuerdo
con la Administración Regional en particular, y con el resto de
las Administraciones Públicas en general, en todo lo referente a
la gestión de los recursos humanos asignados a los Archivos, política
que debe cambiar urgentemente de sentido si queremos que nuestros Archivos,
y por ende, nuestras Administraciones, se incorporen a la Sociedad de la
Información.
(1) Cruz Mundet, J.R. y Mikelarena Peña, F. Información y documentación administrativa. Madrid: Tecnos, 1998.
(2) Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. BOE. (nº 285 ; 27-11-92) <http://www.igsap.map.es/docs/cia/dispo/30-92.htm>
(3) Real decreto 208/1996, que regula los servicios de información administrativa y atención al ciudadano. BOE. (nº 55; 4-3-96) <http://www.igsap.map.es/docs/cia/dispo/208-96.htm>
(4) Ley 38/1995, de 12 de diciembre, de libre acceso a la información en materia de medio ambiente. (BOE 13-12-1995) <http://www.igsap.map.es/docs/cia/dispo/l38-1995.htm>
[5] López Carreño, R. et al. "El Tesauro como herramienta en la optimación de la gestión de la documentación administrativa". En: Actas EOCONSID'99 - IV Congfreso ISKO-España. 1999, 23-25 de abril, Granada. p 109-116.
(6) CSI. MÉTRICA. Metodología de planificación
y desarrollo de Sistemas de Información
<http://www.map.es/csi/pg5m41.htm>
(7) CHEN, P.P.S. "The Entity-Relationship Model-Towards a unified view
of data". ACM Transactions on Database Systems 1976, vol 1, nº
1, p. 9-36
NOTA: todas las URL de recursos electrónicos han sido visitadas
el 13 de mayo de 1999.