Suites ofimáticas en el año 2000
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DEL 2000
la base de la productividad
De todos es conocido el poder de seducción de la publicidad. Una acertada campaña de marketing consigue ofrecer la realidad presentado el lado más positivo de un producto, en el mejor de los casos. En muchas ocasiones se trata de un mensaje lleno símbolos o consignas que poco tiene que ver con to que verdaderamente representa el artículo o servicio anunciado. De un modo a otro, se consigue que el cliente base su elección no en las mejores cualidades respecto a sus rivales sino, por lo gracioso o bien conseguido que este el anuncio que da a conocer el producto.
No hace falta añadir los recientes antecedentes existentes en la breve historia del mundo de la publicidad, haciendo que producto de menores prestaciones y cantidad se alzaran como líderes en las listas de ventas mientras que sus rivales quedaban relegados a ciertos incondicionales.
Pero este artículo, y a pesar de esta introducción no versa sobre las últimas tendencias del marketing, sino que trata de analizar y comparar los tres principales productos que por su funcionalidad resultan imprescindibles en toda oficina, las renovadas suites ofimáticas del año 2000.
El sector de la informática no es ajeno a este poderoso influjo y, por qué no decirlo, suculento negocio. Sin duda alguna, Microsoft ha sido quien mejor ha sabido jugar sus cartas apostando fuertemente por una agresiva política publicitaria.
Sería negar lo evidente, decir que Microsoft con sus productos, especialmente aquellos dirigidos al usuario doméstico, no ha ido calando muy profundamente en el corazón y en la forma de trabajar de innumerables usuarios, desplazando al olvido a las anteriores aplicaciones, paso a paso, versión tras versión, de un forma progresiva pero sin vuelta atrás. Su "innovador" sistema operativo con una interfaz gráfica mucho más intuitiva y fácil de usar acercó el complejo mundo del PC a niveles hasta entonces inimaginables.
A raíz de este espectacular boom inicial, Microsoft fue creciendo y acentuando su fortaleza hasta alcanzar el liderazgo mundial que conocemos.
Pero unido a la evolución de Windows, con el cual no se podia hacer grandes cosas desde punto de vista productivo, surgió un conjunto de aplicaciones que permitan un verdadero aprovechamiento del entorno ofimático a nivel usuario. Estas aplicaciones pronto tomarían una mayor consistencia adoptando una configuración similar a la que hoy conocemos como suite.
Ahora nos encontramos ante varias opciones, y llega el momento de analizarlas. Para esta ocasión, contamos con las últimas versiones de las tres principales suites ofimáticas del mercado: Microsoft Office 2000 Premuim, Lotus SmartSuite 9.5 Millennium, y Corel WordPerfect Office 2000.
| Corel WordPerfect Office 2000 |
De sabios es rectificar. Bajo esta premisa, Corel ha replanteado su anterior enfoque teniendo en cuenta las demandas de miles de usuarios para la elaboración de la nueva versión de su suite ofimática, creando un conjunto de aplicaciones que, sin abusar de su número, consiguen realizar su función de una forma eficaz y sencilla.
Antes de continuar, comentar que la versión facilitada a esta redacción fue la estándar, y rto la versión Profesional como se solicitó, debido a que ésta no se encuentra disponible en castellano. Este hecho ha provocado el no poder probar como nos hubiera gustado hacerlo algunas aplicaciones importantes de la suite, así como otras de menor entidad. Pero para tratar de equilibrar las prestaciones y capacidades de los tres contrincantes, nos hemos basado en anteriores versiones beta para tratar de comparar las prestaciones de aquellas aplicaciones no incluida en la versión sumirustrada.
En esta nueva versión, Corel WordPerfect Office 2000, encontramos un conjunto de herramientas profesionales capaces de resolver con total soltura las necesidades habituales de cualquier moderna oficina. Además, proporciona una mayor integración de sus aplicaciones, mejor rendimiento, menores requerimientos del sistema y más funciones para Internet. Destaca también que WordPerfect Offtce 2000 incluye Adobe Acrobat Reader para la visualización de documentos en formato PDF y, sobre todo que las aplicaciones WordPerfect 9 y Corel Presentations, permite guardar documentos en este práctico formato, función que no incluyen los demás rivales en esta comparativa.
Asimismo, permite unz mayor compatibilidad con otros paquetes ofimáticos para que el paso de una marca a otras, cualquiera que sea el sentido, no lleve consigo la incompatibilidad de formatos y, por consiguiente, la incapacidad de utilizar ciertos documentos en aplicaciones concretas. Para ello, se ha incorporado una mejor compatibilidad con las aplicaciones desarrolladas por Microsoft y Lotus a través de un mejor sistema de intercambio de archivos y la inclusión del lenguaje de programación Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) para que los desarrolladores puedan crear soluciones personalizadas.
Interación con Internet a lntranets
Al igual que sus más directos rivales, Corel se ha sumado a la tendencia Web, siendo consciente de la gran aportación de Internet al mundo profesional, considerando imprescindible dotar a sus aplicaciones de las herramientas necesarias para la creación y elaboráción de documentos y contenidos listos para ser publicados en la Web. Por estos motivos, la práctica totalidad de las herraxnientas incluidas en esta suite han sido diseñadas pensando en su utilización tanto en un sistema local como en una red corporativa, incluyendo intranets, extranets a Internet.
Lógicamente, y debido a la complejidad de ciertas aplicaciones y formatos según sea la opción elegida, la transformacón del documento original a formato HTML resulta más o menos efectiva. Como ejemplo, esta nueva funcionalidad permite un casi perfecto soporte con WordPerfect 9, incluyendo el soporte de tecnología XML, mientras que el programa Paradox se limita casi exclusivamente a la elaboración de formularios de acceso a la información contenida en el servidor central.
En general, las aplicaciones incluyen de alguna forma soporte para Internet, bien mediante exportación a este formato, bien a través de conversión interna, siendo diferente el modo de trabajo de una y otra. En el primer caso, únicamente se convierten a formato HTML los datos generados en la aplicación, mientras que en la segunda opción no sólo permite convertir estos datos sino que, además, resulta muy sencillo editar los contenidos, modificándolos a nuestro antojo.
Por otra parte, la integración con Internet se ha mejorado notablemente gracias a la incorporación de los formatos estándares del mercado, a diferencia de Microsoft Office 2000 que se basa casi exclusivamentesen las específicas extensiones de Microsoft.
La compatibilidad y rendimiento fueron los principales objetivos de Corel a la hora de diseñar esta nueva versión. Por este motivo, los formatos de archivo son los mismos que en versiones anteriores, permitiendo de igual modo abrir y almacenar documentos de Microsoft Office por defecto.
El nuevo WordPerfect Office 2000
Para comenzar, el proceso de instalación denominado (Install As You Go), similar al utilizado por Microsoft permite un sustancial ahorro de espacio en el disco duro, al permitir it instalando elementos según se vayan necesitando.
Además, WordPerfect Office 2000 incluye el Asistente de instalación para administradores de red. Con este asistente, los administradores pueden realizar una instalación distribuida de la suite desde un equipo servidor a las múltiples estaciones de trabajo que componga su red.
Las principales aplicaciones de WordPerfect conservan su aspecto y funcionamiento clásico, excepto el módulo CorelCentral PIM, que se caracterizaba por consumir demasiados recursos y cuya funcionalidad estaba cuestionada en versiones anteriores. Ahora, sufre una profunda transformación convirtiéndose en una herramienta mucho más compacta y eficaz,
Generalizando, y sin entrar en las distintas configuraciones de las diferentes modalidades de venta del producto, se puede decir que esta nueva versión contiene un total de seis aplicaciones principales y multitud de complementos, conformando un conjunto de potentes opciones de fácil utilización, con to que podemos definirla como más profesional debido a sus mayores capacidades creativas. Si nos centramos en ella encontramos: WordPerfect 9, una versión mejorada de su conocido procesador de textos; Quattto Pro 9, la hoja de cálculo profesional; Paradox 9, el programa de base de datos documentales; Corel Presentations 9, el programa generador de presentaciones, Trellix 2.0; la herramienta de generación de páginas Web; y el gestor de información personal y administración Corel CENTRAL 9.
Tal como se puede entrever, se disponen de todas las herramientas necesarias para la elaboración de los contenidos habituales de cualquier oficina. A pesar de ser aplicaciones totalmente independientes, gozan de unas altas prestaciones y posibilidades en cada apartado. La integración entre todas ellas resulta del todo adecuada. Asimismo, cuenta con un menú de similar aspecto en todas las aplicaciones de la suite, to que facilita el aprendizaje del resto de programas cuando se conoce o se domina el manejo de uno de ellos.
Las nuevas posibilidades de use para los usuarios en WordPerfect, Quattro Pro y Presentations incluyen una vista previa en tiempo real que actualiiza un documento en pantalla a medida que el usuario va introduciendo modificaciones gráficas en él como, por ejemplo, cuando se desplaza por la lista de fuentes o se van buscando el color apropiado al texto.
Aunque WordPerfect puede ser utilizado para la creación y edición de páginas Web en formato HI'ML, sus posibilidades y facilidad de uso dejan mucho que desear, aspecto donde sus rivales están mucho mejor situados.
Si bien la interfaz de usuario y las herramientas de edición de lenguaje se han orientado a la creación de archivos XML, toda la funcionalidad del SGML sigue estando disponible en esta nueva versión.
Además de las aplicaciones principales, WordPerfect Office 2000 incluye otras aplicaciones y utilidades que varían según la edición adquirida. Para empezar, tenemos el Directo de aplicaciones de escritorio (DAD) que permite acceder a las aplicaciones principales desde la barra de tareas de Windows, pudiendo personalizar este entorno para incluir cualquier tipo de aplicación o archivo ejecutable y así reducir la necesidad de desplazarse por el menú de inicio. Por otra pane, Corel Versions disponible y configurable desde el Panel de Control de Windows, resuelve el problema del control y seguimiento de las actualizaciones de varias copias del mismo documento. En lugar de realizar el seguimiento de las actualizaciones de un archivo guardando las nuevas versiones con diferentes nombres, esta aplicación almacena los cambios realizados en sucesivas versiones del archivo. Cada versión se archiva en su propia carpeta, o en la carpeta que se elija, presentado un listado con los históricos, to que permite recuperar cualquier documento en todas sus anteriores versiones.
También se cuenta con una pequeña aplicación, Bitstream Font Navigator para la administración de fuentes, que permite buscar, instalar, organizar, ver e imprimir muestras de fuentes.
El empleo cada vez más de macros en las principales aplicaciones de las suites ofimáticas ha llevado a Corel a introducir la utilidad PerfectScript, un lenguaje de macros para WordPerfect, Quattro Pro y Corel Presentationes, basado en comandos que permite grabar los resultados de pulsaciones de teclado o selecciones de ratón.
WordPerfect Office 2000 incluye dos herramientas de administración de las aplicaciones de Corel, diseñadas para simplificar la administración y distribución en red. Corel Settings Editor permite a los administradores poseer un estricto control de la distribución de las aplicaciones, creando normas del sistema, modificando el Registro de Windows de los equipos remotos y creando configuraciones para usuarios y equipos específicos. Corel Distribute capacita a los administradores de la red para la automatización de instalaciones personalizadas basadas en el servidor, determinando qué usuarios pueden instalar aplicaciones, cómo y cuándo instalarlas, y qué aplicaciones pueden instalar e, incluso, si pueden crear perfiles de distribución independientes.
Aunque no disponible en esta versión estándar, Corel WordPerfect Office 2000 proporciona un kit de desarrolladores de software (SDK) para la personalización de las aplicaciones para uso comercial o empresarial.
Documentación y ayuda
Corel tampoco descuida esta faceta de su producto, dotando la suite de una Guía de Usuario impresa perfectamente redactada que explica convenientemente los primeros pasos a realizar con una somera introducción y funcionamiento de las princi les aplicaciones. También se cuenta con algo más de documentación contenida en el CD-ROM de instalación bajo la denominación común de Centro de referencia que, además de la mísma Guía de Usuario en formato PDF, proporciona un fácil acceso á otros documentos.
Asimismo, se proporciona un asistente de ayuda para la explicación on ine de las tareas habituales.
Las aplicaciones de Corel WordPerfect Office 2000
La edición estándar de la suite Corel WordPerfect Office 2000' está compuesta por el procesador de textos WordPerfect 9, la hoja de cálculo Quattro Pro 9, la aplicación de presentaciones Presentations 9, Corel Central, la barra de herra.mientas Desktop Application Director. Trellix 2 y la integración con Microsoft Visual Basic for Applications.
Corel ofrece otra versión de la suite denominada Voice-Powered que incluye la nueva solución de Philips en este reconocimiento de voz, FreeSpeech 2000, que está íntimamente integrada con el procesador de textos. Corel también dispone de una edición empresarial de su suite, que a las aplicaciones ya mencionadas incorpora la aplicación de bases de datos Paradox 9 y NetPerfect, una potente herramienta de publicación en Internet.
Como valor añadido Corel adjunta otros CD-ROM. EL marcado con el número 2 contiene una colección de imágenes, fuentes, fotografías y patrones de diseño para Corel Presentations 9. El último CD-ROM que completa el paquete Estándar, dispone de una versión de prueba de 30 días de las aplicaciones Corel Print Office y Corel Photo House, programas de similares características a los conocidos Publisher y PhotoDraw en sus versiones 2000 de Microsoft, respectivamente, pero con un mayor potencial en su faceta puramente gráfica.
WordPerfect 9
Al igual que ha ocurrido en versiones anteriores, el rendimiento y las capacidades generales de WordPerfect 9 superan con mucho a las de sus competidores. La posibilidad de manejar grandes documentos o folletos con características tipográficas, así como las mayores capacidades de creación de documentos complejos con varios capítulos y su mayor disposición al estilo fascículo, configuran una herramienta más propicia y funcional para las necesidades tanto de usuarios avanzados como noveles, al poder elaborar tanto sencillos textos como complicados documentos de aspecto profesional como artículos o libros.
Aunque su estructura basada en el carácter debiera ser revisada y rediseñada, y a pesar que la vista opcional Revelar Códigos parezca anttcuada, ofrece un amplio control sobre el formato. Sin embargo, resulta sorprendente que WordPerfect aún no permita buscar y remplazar atributos de fuentes.
Sin lugar a dudas, otra herramienta que está muy por encima de las capacidades de sus rivales es la impresión previsualizada, al disponer de una serie de opciones como ajustar el documento a un número de páginas determinado, opciones de formato de página y zoom, entre otras, que permiten dominar hasta el más mínimo detalle del resultado final del documento. Asimismo, se puede retocar el formato o modiftcar el texto una vez activada dicha vista previa. Aunque esta posibilidad también está presente ennotras aplicacion6 es precisamente dentro del procesador de textos donde alct za mayor funcionalidad.
Otra utilidad, al estilo de la Galería de Microsoft aunqu cho más sencilla a intuitiva de usar, denominada Scrabok permute buscar e insertar facilmente en el procesador de textos, en la aplicación de presentaciones gráficas o en hoja de cálculo, aunque no en la base de datos Paradox, centenares de archivos de imágenes, sonido y vídeo prediseñados desde catálogos disponibles tanto en el disco duro como en la Web. Además, el usuario tiene posibilidad de estructurar los diversos archivos por temas según sus preferenci personales.
Igualmente, se han mejorado notablemte las capacidades creativas con gráficos estas tres aplicaciones con la incorporación de un repertorio más amplio de imágen prediseñadas para la creación de flechas, rectángulos, globos de texto, etc.
Otras mejoras de WordPerfect incluyen un botón en la barra de herramientas de desplazanúento automático que mueve un documento hacia arriba o hacia abajo en la pantalla sin necesidad de mantener pulsada una tecla o botón del ratón, a incluso se dispone de dos botones, de siguiente y anterior, al estilo de los navegadores de Internet que permiten el desplazamiento entre las distintas páginas, tablas, gráficos y encabezados.
La internacionalización de los procesadores de texto es evidente por el hecho de que WordPerfect 9 incluye ahora herranúentas de escritura para más de 15 idiomas con las que poder revisar la ortograffa, separación silábica y la gramática de los documentos, así como búsqueda de sinónimos. En este último aspecto, cabe decir que de entre las funciones de corrección es precisamente el producto de Corel quien reúne mayor número de herramientas y capacidades, aunque no detecta automáticamente la existencia de varios idiomas en un mismo documento.
Bitstream TrueDoc es otra funcional herramienta que proporciona auténtica tecnología WYSIWYG (What you see is what you get, to que ves es to que obtienes), permitiendo ver o imprimir los documentos de WordPerfect desde cualquier ordenador o impresora, aunque estos no dispongan de la mismas fuentes que el equipo que generó el documento original, facilitando el intercambio y el use compartido de documentos sin tener que instalar nuevas fuentes de letras que rara vez se usan, aumentando la compatibilidad de los archivos en entornos multiusuarios.
Quatro Pro 9
Como es lógico, Quattro Pro 9 comparte algunas de las funciones y herramientas de WordPerfect 9 como Scrabook, mayor compatibilidad con las otras suites, asistente de ayuda PerfectExpert o edición en HTML, entre otras muchas. Acorde con las nuevas necesidades de trabajo en grupo, Quattro Pro 9 permite distribuir un cuaderno entre los usuarios de un entorno para que puedan leer y editar un proyecto común e, incluso, existe una opción para poder revisar el historial del proyecto.
El nuevo Quattro Pro incorpora una herranúenta de Consulta Web que muestra los datos que previamente han sido extraídos de páginas HTML remotas, una práctica utilidad no presente en Excel. Además, puede establecer un vínculo entre la hoja de cálculo y un sitio Web, así como automatizar el proceso de actualización. Pero la función de Dynamic Cross Tabs, al estilo de las Pívot Tables, carece de la facilidad que ofrecen los asistentes de Excel y de las modificaciones automáticas en las tablas.
Fomula Composer proporciona varias vistas de fórmulas complejas para facilitar su depuración. Así, es posible configurar Quattro Pro para que utilice los formatos de Excel o Lotus 123 y disposiciones de menú con las opciones iniciales del programa, pero cuando se elige esta opción muchas de las funciones de Quattro Pro dejan de estar disponibles.
Al igual que ocurría en WordPerfect 9, la incorporación de Visual Basic for Applications (VBA) de Microsoft, además de permitir la personalización de la aplicación a los requisitos propios de cada entorno, extiende su funcionalidad al ofrecer una mayor paquete de formularios ampliable que admiten controles Actives X para, entre otras posibilidades, crear avanzadas interfaces de usuarios o la integración con otros programas basados en COM.
Otro detalle interesante de esta aplicación es que indica la existencia de fórmulas en una celda por medio de un pequeño triángulo situado en la esquina izquierda, lo cual facilita las revisiones, tan frecuentes en este tipo de trabajos administrativos.
Lamentablemente, no posee las capacidades y detalles de previsualización ofrecido en WordPerfect haciendo evidente la independencia de orígenes de ambas aplicaciones.
Corel Presentations 9
Esta herramienta para la creación de presentaciones de Corel sigue aventajando a las ofrecidas por los demás fabricantes. Esta nueva versión incorpora muchas novedades entre las que podemos citar la posibilidad de importar y exportar las presentaciones al formato de Microsoft PowerPoint, o la más funcional, que permite previsualizar en tiempo real los cambios de atributos en fuentes. colores y rellenos antes de aplicarlos.
Pero la principal característica de Corel Presentations 9 es su nueva funcionalidad para la publicación de páginas Web.
Para que los efectos sean más impactantes y reales se ha perfeccionado el trabajo con los gráficos a incorpora nuevas herramientas de mapa de bits para controlar el brillo, el contraste y otros atributos de imagen. Las nuevas herramientas gráficas incluyen formas de estilo convirtiendo las formas en polígonos para posibilitar la aplicación de efectos 3D.
Para facilitar todo el proceso de elaboración de una presentación, un asistente PerfectExpert guía debidamente a los usuarios a través de las numero sas tareas necesarias en la creación de una presentación para la Web.
En relación a la publicación electrónica, debemos comentar que Corel Presentations permite publicar una presentación de diapositivas en lenguaje HTML mediante el Editor de Internet, como ya hemos comentado, o la con función Show It!. Cuando se publica una presentación con el Editor de Internet, las diapositivas se convierten en gráficos y se colocan en un archivo HTML. Por el contrario, Show It! permite publicar una presentación de diapositivas entera en formato HTML, con todas sus animaciones, transiciones, sonidos y vídeos. Además, Corel Presentations permite enviar presentaciones por correo electrónico usando una aplicación de correo electrónico. También es posible enviar presentacionik de diapositivas a WordPerfect.
Corel Central
El cambio más significativo de la suite to ofrece su aplicación organización a información personal Corel Central, permitiendo realizar una eficaz gestión de planificación sobre tareas, citas, y alarmas de uso personal.
A diferencia de los producto ofrecidos por Lotus y Microsoft, Corel presenta una aplicación compuesta de pequeñas herramientas, en principio independientes, a modo de minisuite. Las aplicaciones que componen este programa son el Planficador diario, Calendario, Memorandos, Archivo de Tarjetas, Guía de Direcciones y Alarmas.
De esta manera, se pretende un ahorro de recursos del sistema al tener únicamente en memoria aquellas aplicaciones que se estén verdaderamente usando.
La libreta de direcciones muestra sus propias entradas y las de la libreta de direcciones de Windows, y usa el programa de correo electrónico que maneje el usuario para enviar mensajes.
Entre las novedades introducidas en esta nueva versión destaca el Planifiador diario, que comparte las tareas y actividades con el Calendario de Corel Central, por to que si se modifica alguna de ellas automáticamente se refleja en la otra herramienta.
Paradox 9
La aplicación Paradox 9 para la creación y administración de bases de datos ha sido otro de los componentes donde los cambios introducidos potencian todavía más las buenas cualidades del producto y, además, se beneficia ampliamente de las modificaciones y nuevas capacidades incluidas en el conjunto de la suite.
Entre todas estas modificaciones destaca el sistema de presentación de resultados que ofrece diversos caminos para la elaboración de informes profesionales y que, además, puede ser empleado en modo local o multiusuario, mediante la utilización de una red corporativa.
También se dispone de un diseñador visual de bases de datos, a la vez que se ha incluido el soporte mejorado del estándar SQL y acceso a bases de datos SQL con programas Java.
Dispone de un excelente tutorial, aconsejable para todos aquellos usuarios que necesiten profundizar en el funcionamiento de esta base de datos. También destaca la solución
Visual Query Builder adoptada para facilitar al usuario la creación de consultas y búsquedas sin apenas escribir ninguna instrucción SQL.
Asimismo, la inclusión de Object-PAL, un lenguaje basado en objetos, permite la generación y manipulación de todo tipo de información contenida en una base de datos de una forma muy efectiva y sencilla, a la vez que posibilita la creación de aplicaciones personalizadas para la administración de dichos datos.
En to referente a Internet, un asistente simplifica el proceso que permite a los usuarios publicar tablas a informes en páginas Web dinámicas.
Trellix 2.1
La Web ha supuesto un cambio radical en la manera de trabajar y de comartir información con los compañeros de trabajo, clientes y socios, generando nuevas necesidades y capacidades a las empresas.
Además, de las clásicas aplicaciones que componen una suite, hoy todas ellas incluyen un programa para la publicación de páginas HTML. En este caso, Corel ofrece Trellix 2.1, una aplicación con la cual se puede crear de una manera fácil y rápida sitios Web, permitiendo a cualquier tipo de usuario crear páginas sin que deba tener conocimiento previos sobre esa materia.
Las nuevas características incluyen la posibilidad de exportar páginas, la inclusion de numerosas formas de objetos que puede añadirse al mapa Trellix, y posibilidad de mostrar los caracteres ocultos dentro del texto, como espacios y tabulaciones. Otra novedad interesante es la facultad para ejecutar archivos de sonido y vídeo, así como la facilidad con la cual este programa permite la distribución de sus documentos.
Aunque cubre con suficiencia esta faceta, no ofrece la cualidades y ni la potencia de las aplicaciones de Lotus y Microsoft, cuestión que Corel deberá revisar y mejorar sustancialmente, si desea estar a la misma altura que sus rivales.
Otros complementos y utilidades
Aparte de las grandes aplicaciones incluidas en este paquete, encontramos un conjunto de herramientas diseñadas para potenciar aún más las características de las suite.
Bajo el nombre de NetDocs, se encuentra una potente herramienta que posibilita a las empresas ejecutar múltiples programas en diversas plataformas y publicar documentos en la Web a través de Corel Central Server. Esta aplicación permite la importación de documentos creados con otras aplicaciones de Corel, Trellix, Microsoft, o incluso, formatos estándares de texto, para convertirlos en páginas HTML, aplicaciones Corel Barista o ficheros en formato PDF de Adobe.
Para acceder a esta herramienta de publicación contamos con un sistema de impresión especial que se encarga de analizar el contenido de la información que se desea imprimir y la convierte a cualquiera de los formatos mencionados. Los usuarios pueden continuar trabajando con sus archivos convencionales, ya que NetDocs, de una forma totalmente transparente para el usuario, se encargará de actualizarlos en la Web.
Corel Distribute, Corel Application Management, Corel Setting Editor y Corel Custom File Administrator, son las herramientas desarrolladas para que los administradores puedan realizar instalaciones múltiples, controlar las aplicaciones disponibles en toda la red, otorgar derechos sobre los diferentes documentos y controlar la información qenerada por los distintos usuarios. En resumen, se trata de un grupo de utilidades muy adecuado y completo para controlar todos los aspectos de las aplicacio nes incluidas en el paquete de Corel.
Para contrarrestar el golpe de mano de Lotus, Corel incluye el conocido programa de reconocimiento de voz Dragon Na turallySpeaking en su edi ción personal con una total integración con el procesador de texto WordPerfect 9.
Lo Mejor:
Capacidad y posibilidades de creación de WordPerfect 9 y Corel Presentatations
Lo Peor;
Menor Integración entre sus componentes principales
| Lotus Smartsuite 9.5 Millenium |
Lotus, sigue trabajando duramente y apostando por ofrecer con su nueva SmartSuite un conjunto de aplicaciones potentes que permitan un alto nivel de integración entre los componentes de la suite, y con otros productos del mercado de Lotus como Notes y Domino o de otros fabricantes, sin olvidar la integración con Internet a intranets. Dado que la preocupación y el máximo interés por estos aspectos es común en todos los fabricantes, Lotus pretende diferenciarse añadiendo algunas propuestas innovadoras en un intento de arrebatar el liderazgo a Microsoft. Así, SmartSuite mejora su herramienta de reconocimiento de voz gracias a la tecnología ViaVoice de IBM, incorpora nuevas funciones para el trabajo colaborativo, se integra plenamente con el nuevo Lotus eSuite basado en Java, ofrece Lotus FastSite una nueva aplicación destinada a la publicación de intranets y está totalmente preparada para el año 2000.
Disponibilidad a menor precio
Otro factor fundamental para toda empresa, los verdaderos clientes de esta clase de productos, es la especial atención que Lotus ha puesto en la reducción del coste total de adquisición, aspecto de vital importancia para mantener la buena salud de las empresas. Por esa razón se ha potenciado la integración con programas de otros fabricantes, se ha mejorado la instalación y la implantación de aplicaciones, y se ofrece también la posibilidad de pagar al fabricante una cuota anual en concepto de las actualizaciones periódicas. Por ejemplo, para compras multilicencia, dentro del programa Lotus Passport Advantage, y en función de la opción contractual elegida, Lotus SmartSuite, Edición Millenium, cuesta unas 23.000 ptas.
Muchas novedades y mayor productiuidad
Antes de entrar en detalle en el análisis de esta suite, comenzaremos enumerando las ocho potentes aplicaciones, que la componen. La versión 9.5 de Lotus SmartSuite Edición Millenium cuenta con el procesador de texto Word Pro, la hoja de cálculo Lotus 123, la base de datos Approach, el programa de presentaciones Freelance Graphics, el gestor de información personal Organizer, la aplicación multimedia ScreenCam, el administrador de escritorio SmartCenter y la nueva aplicación para publicar documentos en intranets FastSite, además de todo to necesario para trabajar en Internet y tecnología ViaVoice integrada.
En general, todos los productos incorporan funciones nuevas y mejoradas, orientadas a facilitar más su uso y sacar el máximo provecho de las tecnologías más avanzadas.
En cuanto a las mejoras en la productividad, Lotus SmartSuite Edición Millenium ofrece nuevas herramientas para mejorar el rendimiento de las empresas y aumentar la colaboración entre sus empleados, proveedores y clientes.
Para ello, se ha tenido especial cuidado en mantener una alta compatibilidad con los archivos creados con Microsoft Office, permitiendo guardar con facilidad y seguridad archivos SmartSuite o de otras suites en el formato en el que se abrieron. Por ejemplo, el usuario puede abrir un documento en Word desde Word Pro, modiñcarlo y volverlo a guardar automáticamente en el formato Word original.
Asimismo, se puede cambiar fácilmente la barra de menús de Word Pro para que imite o simule los menús de órdenes de Word, WordPerfect o AmiPro. Igualmente, las funciones de búsqueda permiten a los usuarios de Ofñce y WordPerfect encontrar las órdenes equivalentes en 123 y Word Pro.
A diferencia de Microsoft, Lotus no se limita a contar con una excelente integración entre sus principales aplicaciones.
interación en Internet a intranets
Actualmente, el trabajo en grupo, el comercio electrónico y las inmensas posibilidades que acarrea el uso de Internet e intranets está obligando que las empresas adopten nuevas formas de trabajo acordes con las especiales características de la Web. Por esa razón, Lotus ha centrado gran parte de las mejoras de sus productos en permitir a sus usuarios publicar información en todo tipo de redes. Y en esta misma línea, se incluye Lotus Notes V5, el cliente de gestión de correo electrónico e información más potente del mercado.
Lotus SmartSuite incluye una integración directa con Internet al contar con nuevos asistentes de publicación Web. También permite el almacenamiento de documentos en formato HTML y HTML mejorado, utilizando nuevos filtros de exportación HTML 3.2, que posibilitan la publicación de archivos con mucha más información. Además, admite los formatos de archivos gráficos JPEG, GIF y PNG. Pero por si todo esto no fuera suficiente, incluso incorpora soporte para Doc. Esta nueva tecnología basada en Java ofrece mayor fidelidad en la conversion y mayor calidad en la publicación Web, respetando al máximo los formatos originales de las distintas aplicaciones de SmartSuite. Comentar que esta tecnología funciona como un controlador de impresión, por to que admite la configuración de impresión disponible en cada una de las herramientas de la suite. En síntesis, el visor jDoc, es un applet de 35 kB que se trasfiere automáticamente al navegador con el documento que se publica, eliminado la necesidad de tener que instalar aplicaciones complementarias en cada ordenador.
Además, se han mejorado las funciones de escritorio de Internet, permitiendo acceder desde el escritorio de Windows y a plena pantalla a servicios meteorológicos, turísticos, mapas callejeros, etc.
Análogamente, SmartSuite se integra a la perfección con Lotus Notes, to que permite a los usuarios minimizar las necesidades de formación y maximizar la productividad. La Edición Millennium incluye la posibilidad de abrir, modificar y guardar con facilidad datos almacenados en Notes desde las aplicaciones de SmartSuite.
Nuevas tecnologías: reconocimiento de voz y la sinergia con eSuite
Lotus SmartSuite, Edición Millenium ha sido la primera suite en incorporar el reconocimiento del habla en su procesador de textos y en su hoja de cálculo, integrando viavoice Gold de IBM con Word Pro y Lotus 123. Es de agradecer que el paquete incluya un micrófono de cabeza de buena calidad y diseño que mejora el renimiento del reconocimiento disminuyendo al máximo los ruidos ambientales del entorno.
Lotus tiene muchas opciones destinadas a integrar todos sus componentes con sistemas de marcado carácter empresarial como las bases de datos relacionales DB2 de IBM, Oracle y Sybase, así como alta compatibilidad con SAP, PeopleSoft, JD Edwards y publicaciones interactivas en Internet.
Dado que Smartsuite soporta HTML y es compatible con XML, los usuarios de esta suite podrán compartir archivos con su hermana Lotus eSuite, la suite de aplicaciones electrónicas de productividad basadas en Java. Las corporaciones disponen ahora tanto de soluciones SmartSuite como eSuite para sus usuarios, con la seguridad de que ambos grupos podrán compartir información, conservando tanto el contenido como el formato. Ambas ofrecen funciones de escritura y lectura inteligente del estándar de la industria HTML 3.2 (con XML), que funciona como un tipo de archivo alternativo, de manera que podrá utilizar los mismos datos tanto en SmartSuite como eSuite a incluso en un navegador, conservando siempre una coherencia total.
WordPro
A primera vista, Word Pro presenta una apariencia y funcionamiento algo diferente al propuesto por sus adversarios, que dificulta una rápida adecuación a esta aplicación.
Una vez familiarizados con el entorno llega a ser tan productivo y eficaz como el que más, gracias en buena parte a la funcionalidad de los ya clásicos SmartIcons.
Como ocurre en el resto de los productos analizados, los esfuerzos principales se han realizado en alcanzar la mayor interacción con la Web.
En honor a la verdad, aunque el grado de integración es elevado, no llega hasta las cotas de ofrecidas por Word 2000. Sin embargo, el conjunto de las herramientas que componen la suite presenta mejores características que las disponibles en los paquetes de Microsoft y Corel.
Al mismo tiempo, ofrece potentes asistentes para publicar en HTML con opciones que permiten exportar encabezados y pies de páginas, notas al pie o índices de contenido, entre otras.
No podemos pasar por alto el importate paso hacia delante realizado por Lotus con la incorporación del software de IBM ViaVoice que, además de hacer más fácil y rápido el trabajo de mecanografiar documentos escritos a mano, introduce nuevas posibilidades a la suite.
Centrándonos en la funcionalidad del nuevo Word Pro, mencionar la sencillez en la creación de nuevos documentos a partir de los SmartMaster, una especie de plantillas que guían de forma inmejorable al usuario
Finalmente, en el apartado de ayuda, otro de los puntos fuertes de la suite, destacar la posibilidad de acceso a la auténtica ayuda en línea desde la opción de Soporte de Internet, accediendo a los servicios centrales de Lotus a través de la red.
Lotus 123
Tras unos comienzos espectaculares, esta hoja de cálculo fue perdiendo adeptos frente a sus rivales más directos que jugaron mejor sus cartas en las sucesivas actualizaciones. Sin embargo, la nueva versión tiene la sana intención recuperar buena parte de este terreno, debido a que las novedades introducidas son poderosas razones para hacer resurgir de sus cenizas, cual Fénix, al histórico Lotus 123.
Inicialmente, el modo de explotación es similar al ofrecido por Word Pro, con la estimable colaboración de los abundantes SmartMaster. Un aspecto sumamente interesante a la hora de emplear estos asistentes, es quebel propio programa nos sugiere útiles consejos, muy a tener en cuenta, a la hora de realizar la presentación. Ahora bien, toda la potencia de los SmartMaster está en la capacidad de ofrecer divisiones lógicas, to que permite disponer de un guión previo que puede ser utilizado directamente o ser modificado según las necesidades particulares de cada usuario. Con un esquema de trabajo predefinido, se facilita la creación de nuevas páginas ajustadas al diseño inicial del documento.
Asimismo, se pueden insertar un gran número de imágenes procedentes de diversas fuentes, incluida Internet, a objetos y controles de variada procedencia. De entre esa extensa gama de posibilidades, llama la atención la posibilidad de incrustar controles ActiveX y JavaBean, así como, adjuntar scrips para la creación de aplicaciones que permitan la personalización de la hoja de cálculo.
En referencia a las capacidades de trabajo en grupo, de entre las numerosas novedades destacar la función TeamConsolidate, que bajo el soporte de Notes permite repartir el trabajo entre diversas personas, para posteriormente recuperar cada parte y unirlas en un único documento.
La integración con la red se hace patente en la facilidad que ofrecen los asistentes para exportar al formato HTML, tanto un libro completo como una sola hoja o incluso rango, así como la posibilidad de agregar enlaces a los archivos para otros usuarios puedan utilizarlos.
Como muestra de la confianza de Lotus en esta renovada aplicación, es la única que se comercializa de modo independiente al resto de los componentes de la suite.
Lotus Approach
Esta aplicación mantiene la buena linea de la suite, con buenas características y prestaciones pero sus cualidades no están a la misma altura de su rivales en este competitivo segmento, pilar fundamental en el futuro desarrollo de muchas PYMES.
Internamente, sus funciones no van más a11á de las habituales en esta clase de aplicaciones aunque si hemos de mencionar alguna, merece especial atención la función que permite la construcción de una consulta SQL. Esta funcional herramienta, guía paso a paso por todo el proceso con amplias posibilidades en la selección de las tablas y campos implicados en la consulta, ordenación y condiciones previas de la consulta y el propio código SQL generado.
Las nuevas herramientas de Approach para potenciar el empleo de Internet permiten publicar en un sitio la vista que se tiene en pantalla, así como las vistas y búsquedas que se especifiquen. Además, la utilización de Lotus FastSite permite crear una Web que combine búsquedas y vistas de Approach con otros documentos generados por SmartSuite.
Para solucionar la compartición de datos, Approach guarda y abre archivos desde un servidor FTP o WWW a través de Internet.
Otro aspecto que se ha mejorado en este nueva versión es su relación con Lotus Notes, al permitir analizar los datos incluidos en campos con valores múltiples de Notes almacenando cada valor único como un registro en una tabla de datos asociada.
FreeIance Graphics
Aunque este programa no sobresale por sus capacidades gráficas y posibilidades de publicación en Internet, sí está por encima de sus rivales en cuanto al sistema de ayuda al usuario que facilita enormemente la creación de presentaciones gracias a sus plantillas.
Las nuevas posibilidades permiten a los usuarios ejecutar presentaciones desde un navegador Web, utilizando para ello de componentes ActiveX o plug in de Freelance. Pero, a pesar de estas modificaciones, su capacidad para traducir toda la presentación a lenguaje HTML presenta menor eñciencia y una notable pérdida en la calidad final. Lotus, conociendo estos inconvenientes, propone una solución que permite construir páginas Web con enlaces a ficheros PRZ y PRS, que se pueden abrir con un software especial.
Lotus Organizer 5.0
La primera impresión que se puede extraer nada más abrir esta aplicación es su agradable a intuitiva interfaz gráfica, que intenta reflejar con la mayor exactitud posible la configuración de las clásicas agendas. Esta adecuada configuración y su absoluta capacidad para la personalización proporcionan al usuario un entorno familiar y muy cómodo donde anotar toda la información relativa a la organizacióá personal.
En honor a la verdad, Lotus apenas ha introducido modificaciones, salvo pequeños retoques respecto a versiones anteriores. Sin embargo, esta carencia de novedades debe ser entendida positivamente al ser un producto muy completo y funcional, que apenas precisa leves mejoras para mantenerse en lo más alto.
Entre las mejoras en sus funciones de gestión personal cuenta con un mayor número de campos para el almacenamiento adicional, y convenientemente ordenado, en las fichas de contactos, incluyendo hasta 6 direcciones, números teléfono y fax, así como direcciones adicionales de correo electrónico y páginas Web personales. Además, incorpora la posibilidad de enviar un mensaje de correo electrónico a un contacto o abrir una página en Internet de forma automática. Incluso, permite utilizar la red para enviar y recibir invitaciones o citas para reuniones, aunque para ello precisa otros programas.
FastSite 2
Es un editor para la publicación automática de documentos en Internet.
Esta nueva aplicación, resuelve el problema de la conversión de los documentos de varios formatos propietarios en HTML. La hlosoffa de esta funcional herramienta no se centra en el Webmaster, sino en el usuario. El usuario puede organizar y volcar directamente en la intranet o la Web los archivos creados en procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones de presentación y bases de datos, con una apariencia atractiva.
Las principales funciones de FastSite son generar, editar y publicar una sede, bien sea creando una nueva Web o importando una ya existente, para modificarlas posteriormente.
El programa presenta la misma solidez que las restantes aplicaciones de la suite, y su capacidad nos permite abordar proyectos de cierta envergadura.
Permite definir secciones o hipervínculos, agregar más archivos a una sede o sección, cambiar las propiedades de la publicación, seleccionar un diseño, convertir archivos en páginas Web y observar el aspecto final de las páginas en el navegador.
SmartCenter
Como centro de control de toda la suite tenemos la aplicación SmartCenter que, en la práctica, es una barra de menú que puede situarse en la parte inferior o superior de la pantalla y desde la dual, gracias a sus numerosos buzones y pestañas, se puede acceder tanta las diversas aplicaciones y documentos generados por estas como a otras muchas posibilidades.
Como es normal, presenta altas posibilidades de personalazación, adecuando su apariencia y contenido a las particulares necesidades y gusto de cada usuario.
De las novedades introducidas cabe destácar la posibilidad de maximizar las carpetas para mostrarlas a pantalla complete, o la obtención de los consejos, actualizados diariamente, porcionados por los expertos de Tipworld.com de PC World para sacar el máximo partido a la suite.
Lo Mejor:
Adopción de nuevos estándares y tecnotogías
Reconocimiento de voz
Lo Peor:
Menores capacidades gráficas
| Microsoft Office 2000 Premium |
La versión analizada es el paquete más completo de las versiones que comercializa Microsoft
Mejoras y novedades generales
Para empezar y como primera novedad que encontrar los nuevos usuarios del Office 2000, un proceso de instalación mucho más sencillo que determina la instalación óptima sobre la base de las configuraciones existentes y los recursos disponibles. Además mejora sustancialmente la migración de las configuraciones más comunes y la total eliminación de los archivos de versioes anteriores.
Otra novedad importante, son las mejoras introducidas en beneficio de una mayor y más fácil administración y mantenimiento, al incorporar herramientas de autorrecuperación, alarmas personalizadas y mejores ayudas. En cuestión de mantenimiento y gestión, Office 2000 automáticamente detecta errores en los ficheros de programa y, sin ninguna intervención por parte del usuario, se restaurarán dichos archivos. De una forma parecida se instalarán los componentes no instalados inicialmente, pero requeridos con posterioridad por el usuario como filtros, controladores, idiomas, etc.
Debido a la internacionalidad del producto y a su enfoque corporativo, Office 2000 presenta una interfaz global, al ofrecer un único ejecutable mundial que suele adaptarse faclimente a las necesidades particulares de cada país o región.
También incorpora un nuevo gestor de idiomas que permite trabajar simultáneamente en cualquiera de los lenguajes instalados. Este gestor permite la utilización de herramientas como el corrector ortográfico y el corrector gramatical, en la elaboración de documentos en varios idiomas, adecuando su funcionamiento automáticamente.
Pero donde realmente se has volcado los esfuerzos de Microsoft es en la integración de Office con la Web y la empresa. Office 2000, no sólo permite la conversión automática de documentos al formato HTML, sino que los usuarios no necesitan conocer el lenguaje de programación HTML para construir y publicar páginas en Internet. La principal ventaja del HTML es la portabilidad a un estándar industrial, y el ser un lenguaje abierto, pudiendo construir documentos en HTML fácilinente a través de una aplicación, manteniendo el estado original de edición de los documentos. Además, dispone de Office Server Extensions, un conjunto de tecnologías que proporcionan capacidades de publicación, colaboración y administración de documentos. La conversión automática de documentos al formato HTML, la posibilidad de compartir documentos en tiempo real con otros usuarios, la realización de informes sobre datos corporativos almacenados en bases de datos empresariales o el análisis, son poderosas herrarnientas que agilizan la p integración y aprovechan al máximo las capacidades de las plataformas corporativas al tiempo que reduces los costes totales de propiedad (TCO) por su mejor administración y posibilidad de mantenimiento.
Retoques en la interfaz de usuario
Entre las herramientas que posibilitan las funciones de creación de informes corporativos cabe destacar la introducción de las PivotTables y las PivotCharts. Las PivotTables son tablas dinámicas de fácil composición (arrastrar y soltar) para la creación de tablas cruzadas mientras que los PivotCharts son gráficos que se actualizan automáticamente a partir de los datos contenidos en las PivotTables. Otros elementos son el soporte para OLE DB y ADO que proporciona un mejor rendimiento en el servidor SQL y otros proveedores OLE DB, y las páginas de acceso a datos, una nueva forma de creación de informes diseñada para una visualización a interacción completa con los datos, que incluye elementos de páginas Web ligados a datos jerarquizados.
Hasta ahora sólo hemos hablado de las mejoras dirigidas a la plataforma de trabajo corporativa, y aunque en un principio pudiera parecerlo, Microsoft no se ha olvidado de los sufridos usuarios, diseñando una interfaz más fácil y simple de utilizar, con menús adaptables y asistencia mejorada para el usuario. Pero estas mejoras no se limitan a un simple lavado de cara de la interfaz sino que van mucho más allá incorporando innumerables avances en busca de una mayor productividad.
De entre todas estas novedades, es digna de mención la posibilidad de copiar o cortar objetos (hasta 12) y pegarlos en cualquier documento a nuestro antojo. Es decir, podemos tener hasta 12 documentos abiertos en el portapapeles gestionados en una pequeña ventana (Ctrl Ins). Asimismo, la barra de menú incorpora nuevas características pudiendo configurarse de modo que muestre inicialmente las opciones utilizadas con mayor frecuencia y pasados algunos segundos la totalidad del menú, que aunque lleva algo de tiempo acostumbrarse, aquellos usuarios que suelan hacer use de unas pocas funciones de cada aplicación encontrarán antes aquella herramienta dentro de unos menús cada vez más poblados. Igualmente, la nueva interfaz de documento único reduce el número de operaciones para el acceso a los distintos documentos. De este modo, puede accederse fácilmente y de forma independiente a la aplicación a cada documento Office abierto haciendo clic en los iconos de la Barra de tareas de Windows.
Vistas muy por encima las principales novedades de Office 2000, en los párrafos siguientes describiremos las novedades fundamentales en cada una de las aplicaciones que conforman la suite Office.
Word 2000
Amplía sus posibilidades de edición y creación de páginas Web. Aunque esta posibilidad no está plenamente optimizada debido a la diversidad de tecnologías que pueden soportar las actuales páginas Web, permite un grado de concordancia bastante elevado, haciendo posible la creación de páginas Web desde una nueva plantilla Word pudiendo incluir todo tipo de imágenes, tablas, colores, formatos, etc. Al mismo tiempo, se potencian las características para facilitar su uso como editor de correo electrónico al posibilitar el envío directo de documentos con la única condición que el destinatario posea una aplicación que soporte este formato. Esta función mejora los procedimientos para la distribución, envió de fax y carpeta de Exchange. Asimismo, debido a la mayor riqueza de códigos de control permite realizar un seguimiento de las modificaciones realizadas por los distintos destinatarios de una propuesta o documento e, incluso, poder participar en discusiones enlinea.
Otra función que apreciaran muchos usuarios particulares es asegurar el intercambio entre las diferentes versiones de Word, al poder desconectar las características no disponibles en las versiones antiguas. Igualmente, ya no es necesario insertar espacios en blanco para poder comenzar a escribir en cualquier lugar del documento, como era posible en otros procesadores de texto, sino que con la función (click n type) haciendo un doble clic, el cursor que se sitúa en el lugar deseado.
Pero donde verdaderamente se pueden obtener rápidos resultados y reducir el esfuerzo de creación de los usuarios, es en el empleo de las herramientas más comunes como tablas, inserción de gráficos y ortografía. Las tablas pueden ahora tratarse como un objeto gráfico para unas mayores posibilidades de colocación con respecto al texto, o también se puede insertar una nueva tabla dentro del centro de otra tabla mayor. Incluso, soportan funciones adicionales como linea diaaonal o tachado v un mejor autoajuste de lineas y columnas. Por otra parte, el tratamiento de los gráficos mejora con la nueva paleta de colores de 24 bits y la gestión de unidades de medida por píxel y porcentaje.
También es de reseñar las mejoras en contenido y facilidad de utilización de la galería de imágenes ClipArt. Por último, las herramientas de ortografia y diccionario facilitan la composición de textos correctamente escritos, a la vez que ofrecen una variada y amplia colección de sinónimos, antónimos y palabras relacionadas, para enriquecer el léxico del texto o ayudar a la corrección.
Las opciones de impresión también han sido mejoradas significativamente. A la hora de imprimir un documento se tiene la nueva función de zoom de impresión que permite, entre otras posibilidades, imprimir varias páginas de un documento en una misma hoja o viceversa.
Excel 2000
Las nuevas tendencias a la hora de almacenar la información y la creciente necesidad en toda empresa de generar de informes de manera fácil y rápida han hecho que las aplicaciones de hojas de cálculo sean utilizadas con mayor profusión, sobre todo en el ámbito empresarial y de trabajo en grupo. Con este fin, Excel 2000 ha introducido,notables modificaciones orientadas a facilitar la colaboración y el use compartido de la información por medio de la Web. Aumenta y mejora las herramientas de análisis con nuevas posibilidades dinámicas en las tablas y gráficos y, por último, aumentar la productividad del entorno haciendo que sea más sencillo de utilizar a medida que se añaden nuevas nosibilidades.
Sin duda alguna, la novedad más notoria esta nueva versión, además de guardar las hojas de cálculo en formato HTML para su posterior publicación y distribución por la red permitiendo incluso almacenar hojas de cálculo, gráficos o tablas dinámicas, como componentes interactivos a disposición de otros usuarios mediante páginas Web que pueden modificar los valores sobre los cuales se basa el objeto, es la incorporación de las PivotTables para la creación de tablas cruzadas con datos provenientes de Excel, Access, SQL Server a otras fuentes. Es decir, las empresas tienen en Excel una herramienta fácil de usar debido a su interfaz, que permite crear y manipular los campos directamente en una hoja de cálculo arrastrando los campos que se deseen para la obtención de informes.
Otro factor importante referente a las herramientas de análisis es la mejora de la conectividad con bases de datos, especialmente las corporativas. Para ello soporta OLE DB y ADO para el procesado analítico en línea (OLAP), herramientas que permiten utilizar Office 2000 como cliente de soluciones creadas con servidores OLAP. Estas herramientas proporcionan un mejor rendimiento y una interfaz sencilla para acceder a los datos de Microsoft SQL Server y otros proveedores OLE DB. Además, la compatibilidad ADO posibilita la proglamación en cualquier otro proveedor OLE DB mediante Excel 2000.
Otras funciones de menor entidad, pero eminentemente prácticas, son los nuevos tipos cursores, entre estos, uno que permite visualizar los datos que se están seleccionando; autollenado de lista que automáticamente extiende el formato y las fórmulas cuando se agregan datos al final de la lista; y mejoras en las tablas con varios nuevos tipos de tablas y formatos.
Access 2000
La aplicación de base de datos, Access 2000, es, sin temor a equivocarnos, la herramienta más complicada de utilizar de toda la suite. No es porque disponga de complejas funciones ni una interfaz diftcil de usar, sino porque su adecuada utilización y explotación requiere ciertos conocimientos y conceptos básicos, así como, ciertas nociones de programación si se desea aprovechar al máximo las posibilidades de este programa.
Access surgió como una aplicación que cubría la incipientes necesidades del usuario domestico en el campo de las bases de datos, sin grandes pretensiones pero caracterizada por una fácil utilización. Pero con el paso de los años, la demanda de prestaciones ha ido creciendo al mismo ritmo que el número de sus usuarios crecía.
Sin embargo, este aumento de prestaciones, ha hecho que los usuario noveles encuentren una barrera casi tnfranqueable a su iniciación en este sector. Por ello, Microsoft, ha tratado de contentar a ambas partes potenciando las prestaciones de la aplicación y mejorando la funciones que permiten un manejo más fácil y adecuado empleo.
En esta nueva actualización, Access alcanza la mayoría de edad al poder funcionar como terminal cliente en el ámbito corporativo en servidores de bases de datos como Microsoft SQL Server, de tal modo que podemos usar Access como una aplicación independiente para la creación de bases de datos para usuarios independientes o corporativos, o como una interfaz cliente para bases de datos de mayor estabilidad y robustez, que antes sólo estaan disponibles para administradores profesionales de bases de datos (DBA). Esta disminución de obstáculos para crear verdaderas aplicaciones cliente/servidor, proporciona a los usuarios finales la ventaja de la facilidad de use de Access combinada con la escalabilidad y úabilidad de SQL Server.
Al mismo tiempo, se han introducido nuevas características que hacen más fácil su utilización como agrupación de controles, mejoras en el control de subformularios/subinformes, etc. Además, proporciona nuevas herramientas de análisis y mantenimiento como, por ejemplo, los archivos MDB se compactan automáticamente al cerrar la base de datos la autocorección de nombres de objetos que ahorra al usuario la ingrata labor de tener que modificar uno a uno todos los sitios donde el objeto está referenciado. También se incluyen mejoras adicionales para los desarrolladores de aplicaciones, al contar con las herramientas de programación heredadas de Visual Basic, a interoperatividad y herramientas de administración con Microsoft SQL Server al disponer a nivel básico de un nuevo y pequeño motor compatible SQL Server basado en la tecnología MSDE (Microsoft Data Engine) que permite crear aplicaciones que puedan migrase directamente a SQL. Por supuesto, también se dispone de amplias posibilidades a la hora de compartir la información de las bases de datos en una red corporativa mediante la creación de páginas HTML rápida y fácilmente.
Powerpoint 2000
Quizás, junto con Access, sea la aplicación donde las mejoras introducidas ofrecen unos resultados más espectaculares. Introduce numerosas herramientas para facilitar el trabajo con esta aplicación como Vista de tres paneles o Texto de autoajuste que automáticamenW ajusta el tamaño del texto y el interlineado el espacio disponible en la diapositiva. Asimismo, integra las tecnologías NetShow y NetMeeting, permitiendo presentaciones a través de la red en tiempo real. Otras caracteristicas que mejoran la productividad en las presentaciones son: narraciones,sincronizadas, GIF animados, autocorreción en multilenguaje, creación de barras de navegación, tablas nativas, viñetas de numeración automática y gráficas, etc.
Otra novedad que merece un comentario aparte es que el tamaño de la diapositiva cambia automáticamente para ajastarse a la resolución de la pantalla y al tamaño de ventana.
Si a todas estas mejoras añadimos la posibilidad de transformar nuestras presentaciones en páginas Web, las creaciones en HTML pueden alcanzar alto niveles calidad. Además, las presentaciones en HTML detectan la versión del navegador, permitiendo adaptarse a sus características concretas.
0utlook 2000
El extraño nombre de esta aplicación engloba un completo conjunto de herramientas de gestión de información personal y cliente de correo electrónico que aglutina prácticas aplicaciones de agenda personal, programación de tareas, calendario y notas, además del correo electrónico. Al poder funcionar como cliente de mensajería Exchange o como cliente de correo electrónico vía Internet, Microsoft se ha preocupado por conseguir una adecuada integración y ofrecer un completo gestor de información personal.
Outlook es la aplicación donde se han introducido el mayor número de modificaciones, más mejoras que novedades, si bien la interfaz grfica no presenta variaciones significativas con respecto a su predecesora.
Esta aplicación permite a los usuarios enviar directamente cualquier tipo de documento de Office 2000 como un mensaje en vez de enviarlo como un anexo. Además, permite componer un mensaje usando cualquier aplicación de Office y enviarlo con formato HTML de modo que el receptor no necesite dicha aplicación para poder leerlo. Otras novedades son la administración de cuentas múltiples, mejoras en las tareas comunes, publicación de calendarios personales o de grupo en HTML, así como la personalización de las listas de distribución y seguimiento de actividades de contactos o clientes.
Pero donde verdaderamente Outlook muestra todo su potencial es mediante su utilización junto con Microsoft Exchange Server. Ambos productos conforman una completa solución para entornos de trabajo corporativos que aumenta notablemente las capacidades de colaboración en grupos de trabajo como la creación de listas de distribución, agendas compartidas, gestión de reuniones, gestión de reservas de recursos compartidos, etc.
FrontPage 2000
Crear una página Web es sencillo desde Word o Excel pero cuando se desea construir un verdadero sitio Web se necesita una aplicación específica para esta labor. FrontPage 2000 es la verdadera herramienta para la creación de sitios Web de Office y añade nuevas funciones con las cuales se simplifican enormemente las labores de composición. Entre estas funciones podemos destacar las plantillas para trabajo en grupo que facilitan la configuración de la estructura básica del sitio Web de trabajo en grupo; la integración del Editor de FrontPage con su Explorador, que permits una mayor sencillez de utilización; la perfecta ubicación en cualquier parte de la página Web de los elementos como gráficos y textos; o la capacidad de permitir el diseño de páginas subWebs, denominada Subwebs anidados.
Específicamente para las PYMES, Office 2000 Premium, incluye un conjunto de herramientas integradas destinadas a facilitar las tareas más comunes en este tipo de empresas. De momento, en la versión española sólo se dispone de la aplicación Administración de Clientes. Esta permits realizar un seguimiento por medio de la generación de una serie de informes sobre los clientes y ventas mediante una base de datos de Access con una interfaz propia que contiene información extraída de los archivos del software de contabilidad y de la carpeta de contactos de Outlook.
PhotoDraw 2000 y Publisher 2000
Por último, las dos aplicaciones gráficas PhotoDraw 2000 y Publisher 2000 complementan el entorno Office, versión Premium, en todo to referente a la creación o modificación de imágenes para ser insertadas en cualquier documento, así como, su posterior composición a impresión según los modelos más comunes que ilustren todo tipo de tarjetas, carteles, sobres, pancartas, etc. Ambos programas poseen potentes asistentes que guían en todo momento a los usuarios simplificando la elaboración de complejas presentaciones. Además, cuentan con elaborados tutoriales que explican de una forma amena y con gran profusión de ejemplos el funcionamiento de ambas aplicaciones.
Las intenciones de Microsoft están bien claras y definidas en esta nueva actualización: establecerse como plataforma corporativa de aplicaciones de escritorio, dejando un tanto al margen las necesidades más particulares de los usuarios finales. Algo lógico por ser las empresas quienes verdaderamente invierten en este tipo de productos.
El funcionamiento general de la suite mostró una elevada estabilidad, incluidas la mayoría de las nuevas características. Tras esta primera toma de contacto las conclusiones que se pueden extraer sacar soñ muy positivas motivadas por la alta integración entre todos sus componentes y la predisposición para el trabajo en grupo bajo entornos de red.
Lo Mejor:
Conversión y exportacíón a HTML
Integración con plataformas cliente/servidor
Lo Peor:
Distanciamiento del mercado doméstico
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CONCLUSIONES: Después
de haber analizado y comparado las tres suites se pueden extraer unas
cuartas conclusiones interesantes. Para empezar, a cada nueva versión
se hace más difícil encontrar grandes diferencias entre
las tres. La dura pugna que mantienen desde hace años implica
una estricta vigilancia entre ellas, los pasos que cada una da en el
avance y mejora de su producto son seguidos y ampliados
inmediatamente por sus contrincantes. Aunque, en síntesis,
cada fabricante aplica a su suite ofimática un marcado estilo
personal en consonancia con su propia filosofía de trabajo y
desarrollo. Es decir, Microsoft sigue sin prestar la debida atención
a nuevas tendencias y tecnologías en las cuales no tenga una
fuerte o totalitaria participación, procurando a toda costa acaparar
el mercado con sus productos y sus tecnologías, ajeno a las
tendencias más vanguardistas.
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