Saltar navegación Este enlace salta al contenido informativo de la página
Ir a página principal de um.es Ir a la web del Campus Mare Nostrum

Organización de Eventos de Restauración

El Servicio de Calidad Ambiental, Seguridad Alimentaria y Nutrición (CASAN) tiene entre sus funciones velar por el estricto cumplimiento de la normativa tanto sanitaria como de funcionamiento establecida por la Universidad para la realización de eventos que conlleven servicios de restauración en cualquier de sus modalidades. También se ocupa de asesorar a la comunidad universitaria sobre las diversas posibilidades de servicios disponibles y la manera de realizar los pertinentes trámites.

Información para Usuarios Información para Empresas Normativa universitaria de eventos

Tipos de Actos

Actos Institucionales Universitarios

Son servicios de restauración solicitados por el PAS, PDI, Autoridades Académicas o Consejo Social de la Universidad de Murcia así como por el Consejo de Estudiantes o equivalente, a través del Vicerrectorado competente en materia de alumnos, cuya celebración debe estar claramente motivada en relación con la actividad que lo origina, debiendo identificar la identidad de los destinatarios.

Generalmente, la naturaleza del gasto de los "Actos Institucionales" que se pueden autorizar, deben estar incluidas en una de las dos siguientes categorías:

Los Procedimientos de solicitud para este tipo de actos son:

Actos Privados

Se incluyen en esta categoría eventos de carácter universitario, organizados por miembros de la comunidad pero que por su naturaleza tienen carácter privado (Graduaciones, Tesis, etc). Su coste nunca podrá ser imputado a ninguna partida del Presupuesto de la Universidad, debiendo hacerse cargo del mismo los organizadores del evento.

Las solicitudes se realizarán utilizando una de las 2 siguientes opciones:

Cuando se trate de eventos incluidos en las tres ultimas categorías, será necesario demostrar que la realización del mismo cuenta con la autorización de uso del espacio elegido, emitido por el responsable del mismo.

Las opciones disponibles para solicitar el uso del espacio son:

Posteriormente, el usuario reenviará a casan@um.es la respuesta con la autorización obtenida a través de alguna de las tres vías anteriores, que irá acompañada de la documentación complementaria establecida en función del tipo de evento privado seleccionado.

Para más información: Normas para la realización de eventos de restauración para actos privados.

Actos de Organizaciones No Universitarias

Son eventos realizados en las instalaciones universitarias por entidades no universitarias (de índole privada, social o de carácter oficial) que se hacen cargo de su coste, cuya celebración ha sido autorizada por la Universidad.

Estas solicitudes se harán exclusivamente a través de correo electrónico (casan.eventos@um.es).

Tipos de Eventos Autorizados

Consulta de menús

Es un elemento de la herramienta informática "Reservas de Catering y Restauración" accesible desde SUMA exclusivamente para usuarios que tengan cuenta de correo de la Universidad. Tras acceder, deberá marcar "Consulta de Menús".

Consulta de menús

Esta opción facilita, antes de realizar la reserva, la consulta de los menús ofrecidos por todas las entidades de restauración autorizadas para cada tipo de evento. Además permite incluir los parámetros que pueden modificar el precio final, como son tipo de organizador y número de comensales. Todo ello hace accesible la comparación entre las distintas ofertas y posibilita la participación de otras personas en la elección del menú.

Consulta de Solicitudes

Una vez identificado en el sistema para acceder a la herramienta, deberá marcar la opción "Mis solicitudes"

Consulta de menús

Donde podrá consultar el estado de sus peticiones.

Modificación de reservas

Los solicitantes de "Actos Institucionales Universitarios" podrán modificar personalmente los datos de su reserva a través de "Mis solicitudes" mientras nadie haya realizado algún tipo de validación. Una vez producido este suceso, cualquier cambio o anulación deberá realizarse a través del servicio de Calidad Ambiental, Seguridad Alimentaria y Nutrición (CASAN), que deberá verificar si el motivo esgrimido para la petición cumple los requisitos expresados en la normativa.

Los solicitantes de "Actos Privados o de Organizaciones No Universitarias" para cualquier modificación o anulación, deberán solicitarlo por escrito mediante correo electrónico dirigido a casan.eventos@um.es

Sistemas de Pago

Estará en función del tipo de acto:

Actos Institucionales Universitarios

Deberá elegir una de las opciones del concepto "Entidad Pagadora" ofrecidas por la herramienta informática "Reservas de Catering y Restauración".

De manera resumida, las opciones posibles son:

En el caso de "Pago Diferido", el responsable de la partida presupuestaria recibirá un correo indicándole que existe una petición con cargo a una partida que tiene asignada, presentándole un enlace para entrar SUMA/Extracurricular/Reservas de Catering y Restauración.

Pago diferido

Deberá pinchar en "Validar/Denegar pagos" (opción que solo tienen los responsables de las distintas partidas presupuestarias) lo que permitirá ver los datos de la solicitud recibida.

Pago diferido

El responsable:

En cualquiera de las modalidades, tras la realización del evento la persona designada en la petición para validar la correcta ejecución del servicio, deberá firmar el Visto Bueno en la solicitud enviada por la herramienta informática a la empresa, indispensable para la correcta tramitación del gasto.

Actos Privados o de Organizaciones No Universitarias

En algunos casos, la empresa que vaya a servir el evento podrá solicitar el pago adelantado de una parte del coste total. Las opciones de pago serán: