Uffizi es un sistema de gestión de los trabajos de impresión en las impresoras de las Aulas de Libre Acceso (ALAs) que establece unos límites de copias impresas a los usuarios. El objetivo es el ahorro medioambiental, reduciendo el excesivo gasto de papel que se produce en estas impresoras.

Este sistema fue aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad el 21 de diciembre de 2007.

1. INTRODUCCIÓN

Desde la puesta en marcha en 1997 de las Aulas de Libre Acceso (ALAs y ADLAs) se ha venido prestando el servicio de impresión de forma “semi gratuita” a través de las múltiples impresoras instaladas en ellas. Desde ATICA se proporcionaba el toner y las impresoras, así como su mantenimiento, mientras que los usuarios tenían que aportar el papel e introducirlo ellos mismos en las bandejas de las impresoras.

Esta forma de trabajo se mantuvo hasta el año 2005, en el que debido a las numerosas y costosas averías causadas por la introducción por el alumnado de todo tipo de papel inadecuado (grosor mayor al permitido, acetatos, papel grapado) que afectaba a la no disponibilidad de la impresora para los propios alumnos, se instalaron blindajes metálicos en cada impresora imposibilitando el acceso de los usuarios a las bandejas de papel y al panel de control. Con esto además de ofrecer que el papel también fuera gratuito para el alumno, se consiguió aumentar considerablemente la vida útil de las impresoras y un mejor servicio por tanto. También se consiguió evitar los “inexplicables” actos de vandalismo sufridos en los que se destrozaron literalmente algunas impresoras, arrancando las bandejas de papel, rompiendo los tambores de arrastre, robando los cartuchos de toner y otras acciones de naturaleza similar.

Sin embargo, esta completa gratuidad ha dado lugar a que algunos usuarios estén haciendo un uso desmesurado del servicio y el consumo de toner y papel se haya disparado de manera espectacular, lo que supone un enorme perjuicio medioambiental, a lo que hay que añadir el deterioro de la calidad del servicio prestado debido a la imposibilidad de mantener las impresoras continuamente cargadas con el papel suficiente para atender la enorme demanda surgida. Se dan casos de impresión simultánea de hasta 500 hojas de papel en blanco dejando sin servicio lógicamente a los siguientes alumnos que quisieran usar el servicio.

La presente propuesta pretende implementar los mecanismos suficientes para reducir este consumo a partir del curso 2007/2008, ajustándolo a la verdadera necesidad y fin de las Alas, el de apoyo docente del alumnado, y habilitando al mismo tiempo los cauces que permitan revertir los ingresos generados en mejoras medioambientales en las instalaciones de la Universidad de Murcia.

2. UFFIZI

Uffizi es un sistema desarrollado por Atica, que se centra en entornos organizativos con ordenadores en red e impresoras como recurso compartido, donde los usuarios se identifican ante el sistema mediante su carné inteligente.

El objetivo es realizar un seguimiento de las impresiones realizadas por cada usuario para evitar el uso desmedido de los recursos ofrecidos, para lo cual se pueden establecer límites de impresiones para cada usuario. Al mismo tiempo queda registrado toda la información significativa acerca de los trabajos de impresión enviados por los usuarios, tal como número de hojas, tamaño en KB del trabajo y nombre del trabajo. (pero lógicamente NUNCA de los contenidos en sí)

Según los datos registrados desde su implantación en febrero de 2007, el empleo de las impresoras es mayoritariamente responsable y son solo unos pocos usuarios los que hacen un uso abusivo. El problema es que estos usuarios perjudican al resto porque envían trabajos de impresión con muchas hojas y provocan que las impresoras queden sin papel al poco tiempo de ser recargadas.

3. MODELO DE CUOTAS GRATUITAS

Con el fin de cubrir las necesidades académicas de los usuarios de las ALAs pero, al mismo tiempo, limitar el uso abusivo que de las impresoras hacen algunos usuarios, se propone el siguiente modelo:

CUOTA GRATUITA ANUAL: 

1.  Cada usuario de las ALAs dispone de una cuota gratuita de 160 copias por curso académico.
2. Las impresiones realizadas una vez superada la cuota gratuita anual se cobrarán al precio de 2 céntimos de euro por hoja impresa.

 UTILIZACIÓN MENSUAL DE LA CUOTA

1. El uso de la cuota gratuita anual queda limitado a un máximo de 100 copias por mes.
2. Se admite hasta un 20% de margen sobre este límite, descontándose del límite del mes siguiente las copias que sobrepasen el límite mensual más el margen.
3. El margen del 20% se aplica sobre el límite mensual real del usuario, es decir, sobre el límite de 100 menos las copias de margen utilizadas en el mes anterior.
4. Las copias realizadas una vez superado el límite mensual más el margen, se cobrarán al precio de 1 céntimo de euro por hoja impresa, siempre y cuando aún no se haya agotado la cuota anual, en cuyo caso el precio sería de 2 céntimos de euro.

4. CONSIDERACIONES

FORMA DE PAGO

El pago de las copias impresas realizadas una vez agotada la cuota anual o el límite mensual deberá realizarse mediante sistema prepago. Las copias a imprimir podrán comprarse previamente en las Secretarías Virtuales, o a través de SUMA, con cargo al monedero del carné inteligente o mediante tarjeta financiera.

REPOSICIÓN DEL PAPEL

El actual problema de lentitud en la reposición del papel se paliará de forma drástica puesto que serían los Auxiliares de Servicio de cada Centro, los que alertados por sistemas telemáticos desde Ática harían tal función, de forma sencilla y rápida al estar ubicados en su proximidad.

DESTINO DE LOS INGRESOS OBTENIDOS

Todo el dinero ingresado será utilizado por el Vicerrectorado de Economía e Infraestructuras dentro de su política medioambiental, en acciones tales como la repoblación de las zonas despobladas del Campus de Espinardo o ampliación de los servicios del carril bici o aquellos que los propios alumnos sugieran en línea con esta política.

Existe completa transparencia para que el alumnado pueda saber los importes cobrados por este sistema de control, y los destinos medioambientales de los mismos.

MODIFICACIÓN DE CUOTAS Y PRECIOS

Las cuotas y precios citados podrán sufrir modificaciones una vez se implante el sistema, en función de la evolución que se observe.

INFORMES PARA DECANOS Y DIRECTORES

Con el fin de aportar elementos de juicio a la hora que los Decanos y Directores autoricen la ampliación de la cuota gratuita anual, estos podrán recibir información estadística acerca de los hábitos de impresión de los usuarios de su centro.

Tomás Jiménez García

Director de Ática.

Universidad de Murcia.

Murcia, 9 de Agosto de 2007.