SIVA. Títulos.

Se encarga de la gestión de los expedientes de Títulos (1º, 2º o 3er ciclo) durante todo el proceso de vida de éstos, desde su solicitud por parte del alumno hasta la entrega del mismo por parte de la Universidad. Así pues, se gestiona y registra la evolución en el tiempo que sufre cada expediente, conforme va pasando por cada una de las diferentes instancias que lo manipula. Además permite en todo momento volver el expediente a un estado anterior en caso de que se produzca algún error o incidencia.

Las principales características de este módulo son:

• Generación automática de toda la información asociada al título.
• Control de las transiciones entre estados que puede sufrir un título.
• Seguimiento completo de los estados por los que ha pasado el título.
• Comunicación automática entre las secciones de títulos y las secretarías de los centros.
• Notificación a los alumnos de la recepción del título.
• Gestión de cartulinas.
• Gestión de los datos proporcionados por el MEC.
• Gestión del Suplemento Europeo al Título (SET).

Solicitud del título

Este módulo gestiona las solicitudes de títulos de primer y segundo ciclo o bien de tercer ciclo, tanto originales como duplicados.

Al realizar el depósito de título se cargan automáticamente los datos necesarios para la generación y tramitación del título y se genera el fin carrera y el cierre del expediente del alumno en la titulación correspondiente. Una vez comprobada y guardada toda esta información se permite generar todos los documentos oficiales asociados a dicha solicitud de título.

Este proceso se realiza en las secretarías de los centros si se trata de un título de primer y segundo ciclo o en la Sección de Postgrado si se trata de un título de tercer ciclo. Posteriormente se envía la solicitud de título a la Sección de Títulos y se deja el expediente en estado enviado a Títulos.

Gestión del título en la Sección de Títulos

El primer proceso que se realiza en la Sección de Títulos es recibir las solicitudes de títulos. Posteriormente se comprueba la información recibida en los expedientes procediéndose a su validación en caso de ser correcta, de ser así se guardan los datos y se asigna el Numero de Registro Universitario. Si algún dato no es correcto se puede corregir o bien devolver a la secretaría del centro o a la Sección de Postgrado según corresponda.

Gestión de Lotes

Para realizar la comunicación tanto con el MEC como con la imprenta, las solicitudes de título se agrupan en lotes que pueden contener cualquier número de solicitudes. Estos lotes se pueden crear agrupando las solicitudes de títulos de manera muy variada. Se puede emplear cualquier combinación de 4 criterios de agrupación de solicitudes: por centro académico, por tipo de título, por titulación y por el propio alumno titulado.

Envío y recepción del MEC

El envío de datos al MEC se realiza mediante ficheros que corresponden a cada uno de los lotes creados con anterioridad. En el Ministerio se procesaran los lotes y posteriormente son devueltos a la Universidad de Murcia de nuevo en forma de lote.

Los lotes devueltos por el MEC se corresponden con los enviados por la Universidad de Murcia con la salvedad de que para cada solicitud correcta se añade su Número de Registro Nacional, y se marcaran con el código de error correspondiente los expedientes rechazados por el MEC. Los primeros pasan a un estado correcto que permite avanzar sin más en su tramitación mientras que los últimos se dejan en un estado de error y deberán ser revisados y corregidos antes de poder ser incluidos en otro lote con destino al MEC.

Este módulo permite realizar listados de las solicitudes de título que componen los lotes y también de las solicitudes recibidas por el MEC con errores o sin ellos.

Envío y recepción de imprenta

La gestión del envío y recepción de títulos de la imprenta es muy similar a la gestión de la comunicación con el MEC. Se realiza un envío de un fichero correspondiente a un lote pero ahora se reciben de la imprenta los datos correspondientes al lote más la cartulina asociada a cada título en caso de que todo esté correcto o un código de error en caso de que se produzca alguna incidencia.

Este módulo permite realizar listados de las solicitudes de título que componen los lotes y también de las solicitudes recibidas de imprenta con errores o sin ellos.

Remisión y entrega al alumno

Una vez recibido un título de la imprenta y comprobada su corrección se puede seleccionar aquellos expedientes que la sección de Títulos considere oportuno para su posterior envío a los centros o a la Sección de doctorado. También se pueden hacer consultas de aquellos expedientes pendientes de envío a secretaría o doctorado.

Los títulos recibidos en las secretarías o en doctorado se pueden rechazar o bien marcar como recibidos y posteriormente notificar mediante carta al alumno su disponibilidad para que proceda a su recogida. Por último los títulos se marcan como entregados al alumno y así finaliza su tramitación.

También se pueden emitir listados de títulos recibidos en secretaría y pendientes de entregar.

Gestión de cartulinas

Este apartado se encarga de mantener el stock de cartulinas oficiales donde se imprimen los títulos. Permite una gestión individual o colectiva de las cartulinas, principalmente su asignación o anulación y las causas de ésta. También permite realizar listados de las cartulinas o de las causas de error asociadas según distintos criterios. 

Gestión de los datos proporcionados por el MEC

En esta sección se mantienen todos los datos proporcionados por el MEC para la gestión de los títulos, como las universidades, los centros, titulaciones, tipos de títulos, causas de error, etc.

Gestión del Suplemento Europeo al Título (SET)

Este módulo permite tramitar las solicitudes del Suplemento Europeo al Título durante todo el proceso de vida de éstos, desde su solicitud por parte del alumno hasta la entrega del mismo por parte de la Universidad. La tramitación del SET es muy similar a la de un título y conlleva las mismas fases exceptuando las que se refieren al MEC y la gestión de cartulinas ya que el SET no requiere trámites en el ministerio.

Así pues, de manera similar, se gestiona y registra la evolución en el tiempo que sufre cada expediente, conforme va pasando por cada una de las diferentes instancias que lo manipula. Además permite en todo momento volver el expediente a un estado anterior en caso de que se produzca algún error o incidencia.

Otras relaciones del sistema

El sistema comprueba la completitud del expediente del alumno de acuerdo a las características del plan de estudios (Fin de Carrera), por lo que está integrado con la GESTIÓN DE EXPEDIENTES de SIVA.

La gestión de títulos de 3er ciclo, está integrado con el sistema de gestión de expedientes de doctorado GUINDA

La aplicación está relacionada con el sistema GENTE, que permite homogeneizar la gestión de códigos comunes a todas las aplicaciones informáticas, y fundamentalmente, integrar todos los colectivos de personas ( y datos personales) del entorno en una única gestión común.