SIVA. Aplicación de gestión académica.

El sistema SIVA comprende la Gestión Académica completa de la Universidad de Murcia.

Esta Gestión Académica abarca todos los procesos que van desde las pruebas de acceso y preinscripción, hasta la gestión de títulos, pasando por la gestión de planes de estudio, matrícula y gestión de expedientes y becas.

En lo que se refiere a estudios oficiales, sólo la gestión de los expedientes de tercer ciclo se encuentra en un subsistema distinto:  GUINDA

ACCESO

El acceso a la Universidad puede realizarse desde dos vías principalmente: a través de Selectividad y a través de las pruebas de Acceso para Mayores de 25 años.

La aplicación dispone de subsistemas destinados a gestionar ambos tipos de acceso, así como el proceso de preinscripción en titulaciones de 1er y/o 2º ciclo o de sólo 2º ciclo que tienen establecida limitación de plazas.

Pruebas de acceso: Selectividad

El subsistema Selectividad gestiona las pruebas de acceso a la universidad para alumnos que provienen de COU (ya extinguido) y del bachillerato LOGSE del Distrito Único de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia (DURM), estando totalmente adaptado a la normativa vigente.

La aplicación automatiza todo el proceso de organización y realización de las pruebas, permitiendo el anonimato del alumno durante la ejecución y corrección de las mismas y reduciendo el trabajo administrativo por el uso de múltiples canales en la publicación de los resultados.

Principales módulos:

• Gestión de Tribunales
• Matrícula
• Distribución automática de alumnos en aulas
• Asignación de exámenes a evaluadores
• Proceso de evaluación, reclamación y doble corrección
• Comunicación de resultados

El subsistema está además integrado con la aplicación que gestiona la inscripción de miembros de tribunal, matrícula y resultados para los Centros de Enseñanza Secundaria: MINERVA

Pruebas de acceso: Mayores de 25 años

El subsistema de Mayores de 25 años gestiona las PRUEBAS DE ACCESO A LA UNIVERSIDAD DE MURCIA PARA MAYORES DE 25 AÑOS, desde la convocatoria del año 2001, prevista en el apartado b) del Artículo 1 del “Reglamento para el acceso a la Universidad de Murcia de los mayores de 25 años”.

Las Pruebas de Acceso de mayores de 25 años tienen una estructura prácticamente idéntica a la que tiene la selectividad LOGSE y por tanto esta aplicación tiene la misma funcionalidad que aquella.

Preinscripción

El subsistema Preinscripción gestiona el acceso a 1er ciclo de las titulaciones con limitación de plazas en las universidades públicas del Distrito Único de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia (DURM), en este momento, Universidad de Murcia (UMU) y Universidad Politécnica de Cartagena (UPCT).

Basada en el Real Decreto 69/2000 para el Distrito Abierto y Distrito Único y totalmente adaptada al resto de legislación vigente, permite la gestión compartida del proceso para todas las universidades del distrito.

Comprende también la preinscripción para titulaciones de sólo 2º ciclo de la Universidad de Murcia que tienen limitación de plazas.

Algunas de sus principales características son:

• Transmisión automática de información entre las universidades del distrito.
• Automatización de los procesos de solicitud.
• Generación automática y gestión de listas y llamamientos que finalizan el proceso en cada fase. Informes para prensa.
• Consulta vía web de resultados y otra información.

GESTIÓN DE 1ER Y 2º CICLO

Para simplificar la gestión en SIVA se ha separado la matrícula del alumno de su expediente. Esto, que puede resultar un contrasentido a primera vista, no es más que el tratar separadamente pero de forma integrada, las asignaturas de las que el alumno se matricula realmente, de la gestión del expediente que va desde la consulta hasta la convalidación y/o adaptación de aquéllas otras asignaturas que el alumno incorpora a su expediente por cualquier otro camino, bien sean complementos de formación, cursadas desde otros planes de estudios o desde fuera de la universidad.

El proceso de matrícula se ha diseñado para que la mayor parte resida en el servidor, de manera que la propia aplicación de matrícula y la automatrícula web, comparten las reglas de negocio y únicamente varían en la interfaz.

Este módulo es el corazón de SIVA; sin una correcta definición de los planes de estudios y sin una adecuada definición de la oferta, resultará prácticamente imposible realizar una matrícula sencilla y personalizada para cada alumno o comprobar si ha finalizado sus estudios. Es por ello que este módulo, junto con la matrícula y gestión de expedientes, se ha cuidado especialmente.

Sus principales características son:

Introducción de los anexos II y III de los planes de estudios, incluyendo créditos por equivalencia, intensificaciones, complementos de formación, etc.

Introducción de la oferta anual de las enseñanzas, en períodos anuales y cuatrimestrales, incluyendo la oferta de optativas y las asignaturas de libre configuración abiertas a determinadas titulaciones.

Tratamiento de cupos y grupos docentes para ser aplicados a la hora de la realización de la matrícula.

Gestión de Itinerarios Conjuntos (Dobles titulaciones).

Definición de pasarelas y adaptaciones para alumnos que procedan tanto desde titulaciones de la propia Universidad de Murcia como de otra universidad española.

Mantenimiento de asignaturas externas a la Universidad de Murcia, tanto de universidades españolas como de otros países.

El subsistema está integrado con ORMUZ  para la gestión anual de la oferta de optatividad y libre configuración.

Matrícula

Desde este módulo se gestiona la matrícula de los alumnos en las titulaciones de 1er y/o 2º ciclo, así como de los Itinerarios Conjuntos.

Incluye, además de la matrícula propiamente dicha, la gestión de la liquidación y los procesos de anulación total y/o parcial, baja y borrado de matrícula.

Está integrada con los módulos de acceso Selectividad, Mayores de 25 años y Preinscripción de tal forma que la recuperación de los datos de inicio de expediente y el control de acceso a los estudios con limitación de plazas está totalmente automatizada.

Así mismo, la oferta personalizada del alumno se obtiene a partir de su expediente y de la oferta anual gestionada desde el módulo de Planes de Estudio.

El sistema incluye un módulo que permite a los alumnos realizar la matrícula a través de Internet: AUTOMATRÍCULA WEB 1er y 2º CICLO

Gestión de expedientes y gestión de secretarías

Debido a la complejidad de los expedientes de un plan de estudios actual, con la movilidad de los estudiantes y la posibilidad de obtener créditos por otras vías que no son la de matricularse y superar asignaturas, se ha cuidado especialmente el módulo de consulta y gestión de expedientes. El sistema permite de un solo vistazo conocer los distintos conceptos que completan el expediente del alumno (desde los datos de acceso hasta los de la emisión del título, en su caso), facilitando los detalles hasta el nivel que se desee en aquellos aspectos que interesen en cada momento.

Además, el sistema permite determinar si un alumno ha finalizado o no la carrera y, en su caso, indicar los créditos pendientes.

El subsistema de gestión de secretarías incluye todos los procesos que antes o después del proceso de matrícula, precisan las secretarías para gestionar los expedientes individualmente o en su conjunto.

Las principales características son:

• Consulta íntegra del expediente, becas y matrículas asociadas y títulos.
• Gestión completa de expedientes, incluyendo traslado, libre configuración dentro y fuera de la propia universidad, adaptaciones y convalidaciones, aplicación de otros créditos, etc.
• Control y cálculo automático de Fin Carrera, tanto a nivel individual como por curso académico y titulación/plan.
• Generación de actas y gestión de calificaciones. Integración con SUMA para la introducción de actas por parte del profesorado.
• Notificaciones automáticas SMS: MOVILCAMPUS
• Gestión de certificados y notas de comunicación interna.
• Gestión de grupos.
• Gestión de domiciliaciones e ingresos por ventanilla.
• Gestión automática de asignaturas con cupo.
• Citaciones de automatrícula.
• Gestión de envíos por correo postal con acuse de recibo.

BECAS

Este módulo de SIVA permite la tramitación de solicitudes, reclamaciones y consultas de los distintos tipos de BECAS:

• Becas MECD para alumnos matriculados en la universidad.
• Becas de bachillerato para alumnos que van a efectuar la primera matrícula en la universidad.
• Becas de colaboración.
• Otras becas propias: de personal, rurales y sociales.

TÍTULOS

Se encarga de la gestión de los expedientes de Títulos (1º, 2º o 3er ciclo) durante todo el proceso de vida de estos, desde su solicitud por parte del alumno hasta la entrega del mismo por parte de la Universidad.

Los principales módulos son:

• Solicitud de Título: secretarías y sección de 3er ciclo.
• Tramitación del mismo en la sección de Títulos.
• Gestión de Lotes.
• Envío y recepción del MEC.
• Envío y recepción de imprenta.
• Remisión a secretaría y entrega al alumno.
• Gestión de cartulinas.

Este módulo permite también la gestión del Suplemento Europeo al Título (SET). El SET es un documento normalizado por la Unión Europea que añade información al Título obtenido mediante una descripción de su naturaleza, nivel, contexto y contenido.

La gestión de títulos de 1er y 2º ciclo y del Suplemento Europeo al Título, está integrado con el subsistema de GESTION DE EXPEDIENTES de SIVA.

La gestión de títulos de 3er ciclo, está integrado con el sistema de gestión de expedientes de doctorado GUINDA

Otras relaciones del sistema

La aplicación está relacionada con el sistema GENTE, que permite homogeneizar la gestión de códigos comunes a todas las aplicaciones informáticas, y fundamentalmente, integrar todos los colectivos de personas ( y datos personales) del entorno en una única gestión común.