El Portafirmas de Documentos Electrónicos es la herramienta corporativa de firma electrónica de documentos en la Universidad de Murcia, que permite a sus usuarios firmar, en un único paso, todos sus documentos pendientes, así como gestionarlos e imprimir copias auténticas de los mismos.

Se encuentra disponible en la siguiente dirección.
https://portafirmas.um.es

Cada vez se genera un número mayor de documentación electrónica en la Universidad, de forma que el personal directivo comienza a tener que firmar grandes cantidades de documentos electrónicos cada día.

Para ello, entran en cada una de las diferentes aplicaciones que soportan procedimientos electrónicos y firman, de forma separada, cada uno de los documentos, ante la inexistencia de una herramienta homogénea e interoperable de firma electrónica. De esta forma, cada aplicación aplica sus propios criterios en cuanto a visualización de la información a firmar y desarrollo del proceso de firma.

Además, los documentos electrónicos generados no siempre pueden convivir con otros en papel, pues no existen mecanismos automáticos de generación de copias auténticas imprimibles.

Nuevo Portafirmas

Con el objetivo de superar estos inconvenientes, surge el sistema Portafirmas de Documentos Electrónicos, que pretende cubrir las siguientes características funcionales.

•       Diferentes perfiles de uso.

•       Perfil para la firma masiva de documentos.

•       Perfil para la generación de solicitudes de firma.

•       Integración con las diferentes aplicaciones de la Universidad que generan documentos electrónicos (JUSTO, GESPER, etc).

•       Generación de copias auténticas imprimibles de documentos firmados.

•       Definición de flujos de firma para múltiples firmantes.

•      Posibilidad de uso desde smartphones / dispositivos móviles.

Beneficios

Portafirmas proporciona los siguientes beneficios.

•       Para el firmante

–      Acude a un único servicio centralizado para firmar sus documentos.

–      El proceso de firma se realiza siempre de una forma homogénea, conocida y confiable.

–      Puede consultar sus históricos de documentos firmados y realizar búsquedas sobre ellos.

–      Puede imprimir copias auténticas de aquellos documentos que sea necesario.

•       Para el solicitante

–      Los solicitantes pueden generar y enviar fácilmente solicitudes de firma, que son puestas a disposición del firmante al instante.

–      Puede imprimir copias auténticas de los documentos firmados e incorporarlas a expedientes tradicionales en papel.

–      Puede organizar y consultar los envíos de solicitudes realizadas y el estado de las mismas.

•       Para las aplicaciones de la Universidad

–      Se liberan de implantar complejos procesos de firma electrónica.

–      Una vez firmados los documentos reciben una notificación automática y un localizador del documento.

–      Los documentos que envían al Portafirmas quedan integrados automáticamente con el eValidador.

•       Para la Universidad

–      Se fomenta la generación de documentos electrónicos en origen.

–      Se agilizan y simplifican los envíos de documentos firmados en papel.

–      Se permite la convivencia de expedientes híbridos, formados por documentos electrónicos y papel, a través de la generación de copias auténticas.

–      Se proporciona una herramienta avanzada para el desarrollo de la Administración Electrónica. 

Características soportadas

Actualmente Portafirmas soporta las siguientes características.

–      Autenticación de usuarios contra el directorio.

–      Generación de solicitudes de firma con múltiples documentos desde un usuario solicitante.

–      Generación de solicitudes de firma con múltiples documentos desde una aplicación.

–      Firma masiva de documentos XML, PDF, JPG y ODF sin validación previa del formato.

–      Utilización de la política de firma de la Administración Pública, impulsada por el Ministerio de Presidencia (formato XAdES).

–      Consulta del estado de las solicitudes de firma desde una aplicación.

–      Visualización de documentos asociados a las solicitudes de firma.

–      Consulta de históricos, tanto desde el perfil del solicitante, como desde el firmante.

–      Ordenación y búsquedas de solicitudes en base a la fecha de creación, asunto y al solicitante.

–      Gestión de copias auténticas imprimibles de documentos PDF y XML.

–      Comunicaciones síncronas a las aplicaciones tras los procesos de firma.

–      Flujos de firma (ordenados, desordenados y con múltiples posibles firmantes por paso de firma).

–      Comunicaciones a usuarios por correo electrónico.

–      Gestión de preferencias de usuario (notificaciones, autorizaciones, revisores y flujos).

–      Perfil 'revisor’ para aquellos usuarios que revisan las solicitudes de otros firmantes.

–      Perfil 'firmante institucional’ para las solicitudes generadas para ser firmadas bajo la capacidad institucional (vicerrector, jefe de área, director de departamento, etc) de un firmante.

–      Consulta de la documentación relacionada con una solicitud de firma.

–      Envío de solicitudes firmadas a otros usuarios para su consulta.

–      Bitácora de comunicaciones.

–      Consultar las próximas solicitudes que un firmante tendrá que firmar, dado que forma parte de un paso de un flujo que aún no se ha alcanzado.

–      Carga masiva de documentos en la generación de solicitudes de firma.

–      Aplicación Portafirmas móvil para sistemas Android.