Portafirmas
El Portafirmas de documentos electrónicos es la herramienta corporativa de firma electrónica de documentos en la Universidad de Murcia, que permite a una persona firmar, en un único paso, todos sus documentos pendientes, así como gestionarlos e imprimir copias auténticas de los mismos.
Motivación
Portafirmas de Documentos Electrónicos es una herramienta homogénea e interoperable de firma electrónica que pretende cubrir las siguientes características funcionales:
- Diferentes perfiles de uso.
- Perfil para la firma masiva de documentos.
- Perfil para la generación de solicitudes de firma.
- Integración con otras aplicaciones que generan documentos electrónicos.
- Generación de copias auténticas imprimibles de documentos firmados.
- Definición de flujos de firma para múltiples firmantes.
- Posibilidad de uso desde smartphones / dispositivos móviles.
Beneficios
Portafirmas proporciona los siguientes beneficios.
- Para quien firma
- Acude a un único servicio centralizado para firmar sus documentos.
- El proceso de firma se realiza siempre de una forma homogénea, conocida y confiable.
- Puede consultar sus históricos de documentos firmados y realizar búsquedas sobre ellos.
- Puede imprimir copias auténticas de aquellos documentos que sea necesario.
- Para quien solicita la firma
- Puede generar y enviar fácilmente solicitudes de firma, que son puestas a disposición del firmante al instante.
- Puede imprimir copias auténticas de los documentos firmados e incorporarlas a expedientes tradicionales en papel.
- Puede organizar y consultar los envíos de solicitudes realizadas y el estado de las mismas.
- Para las aplicaciones de la Universidad
- Se liberan de implantar complejos procesos de firma electrónica.
- Una vez firmados los documentos reciben una notificación automática y un localizador del documento.
- Los documentos que envían al Portafirmas quedan integrados automáticamente con el eValidador.
- Para la Universidad
- Se fomenta la generación de documentos electrónicos en origen.
- Se agilizan y simplifican los envíos de documentos firmados en papel.
- Se permite la convivencia de expedientes híbridos, formados por documentos electrónicos y papel, a través de la generación de copias auténticas.
- Se proporciona una herramienta avanzada para el desarrollo de la Administración Electrónica.
Características soportadas
Portafirmas soporta las siguientes características.
- Autenticación de usuarios contra el directorio.
- Generación de solicitudes de firma con múltiples documentos desde un usuario solicitante.
- Generación de solicitudes de firma con múltiples documentos desde una aplicación.
- Firma masiva de documentos DOCX, JPG, ODT, RTF y TXT sin validación previa del formato.
- Utilización de la política de firma de la Administración Pública, impulsada por el Ministerio de Presidencia (formato XAdES).
- Consulta del estado de las solicitudes de firma desde una aplicación.
- Visualización de documentos asociados a las solicitudes de firma.
- Consulta de históricos, tanto desde el perfil de quien solicita como desde quien firma.
- Ordenación y búsquedas de solicitudes en base a la fecha de creación, asunto y al solicitante.
- Envío por correo electrónico de copias auténticas, tanto "bajo demanda" como de forma automatizada.
- Comunicaciones síncronas a las aplicaciones tras los procesos de firma.
- Flujos de firma (ordenados, desordenados y con múltiples posibles firmantes por paso de firma).
- Comunicaciones a usuarios por correo electrónico.
- Gestión de preferencias personales (notificaciones, autorizaciones, revisores y flujos).
- Perfil 'revisor' para quienes revisan las solicitudes de otros firmantes.
- Perfil 'firmante institucional' para las solicitudes generadas para ser firmadas bajo la capacidad institucional (vicerrector/a, jefe/a de área, responsable de departamento, etc) de quien firma.
- Consulta de la documentación relacionada con una solicitud de firma.
- Envío de solicitudes firmadas a otras personas para su consulta.
- Bitácora de comunicaciones.
- Consulta de las próximas solicitudes que el firmante tendrá que firmar, dado que forma parte de un paso de un flujo que aún no se ha alcanzado.
- Carga masiva de documentos en la generación de solicitudes de firma.
- Posibilidad de generación de un documento básico y firma de forma rápida por parte del mismo usuario.
- Versión móvil para sistemas Android e iOS.
Sitios de interés
Los sitios de interés donde se puede obtener información adicional son:
¿Cuáles son las ventajas del Portafirmas?
Su principal ventaja es la de ofrecer un sitio centralizado para la firma de documentos electrónicos, aun proviniendo de distintas fuentes, a la manera de un portafirmas en papel.
¿Se puede usar Portafirmas desde el móvil?
Sí, hay una versión móvil para dispositivos IOS y Android.
¿Cuáles son las principales utilidades de Portafirmas?
Las principales funcionalidades de Portafirmas son: la posibilidad de generar solicitudes de firma desde aplicaciones o por un usuario directamente, la firma de documentos individual y masiva, la revisión de documentos previa a la firma por un perfil de revisor, la posibilidad de actuar con doble perfil, institucional y personal, la gestión de flujos de firma y la posibilidad de anexar documentación.
