NORMATIVA DE USO DEL SERVICIO DE AGENDAS CORPORATIVAS DE LA UMU

SOBRE AGENDA PROFESIONAL Y PERSONALES

1. A cada usuario, una vez entre en el sistema, se le creará automáticamente una agenda personal. Dicha agenda estará reservada para uso profesional. A partir de ahora llamaremos a esta agenda personal "agenda profesional"

2. Es obligatorio que la agenda profesional sea la marcada como "agenda por defecto" en el servicio de agendas de la UMU
   

3. El usuario podrá crearse tantas agendas personales como desee, no obstante se recomienda no abusar del uso de agendas distintas a la profesional¹

4. La agenda profesional siempre influirá en la información de tiempo disponible del usuario

5. Para cualquier otra agenda personal distinta a la profesional, el usuario la incluirá dentro del listado de agendas que computan el tiempo disponible si incluye en ella eventos que supongan “no disponibilidad” para asistir a otros eventos para los que se solicite su presencia

6. Se recomienda incluir los eventos personales (no relacionados con el trabajo) en la agenda profesional, marcándolos como privados. Cualquier evento (ya sea profesional o privado) que "consuma" tiempo disponible del usuario deberá ser marcado como "ocupado"

SOBRE AGENDAS COMPARTIDAS POR GRUPOS DE USUARIOS

1. Cuando surja la necesidad de compartir una agenda para organizar un grupo de trabajo (servicio, sección, departamento, etc.), uno de los componentes del grupo (normalmente el jefe de sección, servicio o departamento) podrá crear una agenda y autorizar a los miembros del grupo para que la usen

2. Es obligatorio que una agenda compartida tenga, al menos, permisos de mostrado y lectura para los distintos miembros del grupo. Se recomienda añadir los permisos de modificación y eliminación para aumentar la funcionalidad de la agenda (queda a criterio del propietario de la agenda compartida el decidir los permisos de la misma)

3. Es responsabilidad del propietario de la agenda compartida el cambiar la propiedad de la misma a otro miembro del grupo cuando el primero no pueda o no deba tener acceso a la misma (porque cesa como jefe de unidad, por que deja de pertenecer al grupo, ...)

4. Por defecto, los miembros del grupo serán notificados por e-mail de la creación, modificación y eliminación de eventos en la agenda compartida. Es obligatorio que esta opción no sea desactivada por ningún miembro del grupo, de manera que todos los miembros del grupo reciban las notificaciones oportunas

5. Las agendas compartidas nunca deben ser usadas para la convocatoria de eventos que consuman tiempo disponible de los convocados, o sea: reuniones

SOBRE CONVOCATORIA DE REUNIONES

1. Es recomendable  efectuar la convocatoria de reuniones desde el interfaz web del servicio de agendas: https://agenda.um.es, pues de esta manera podremos consultar la información de "tiempo disponible" de las personas convocadas
   

2. Los eventos del tipo “reunión” deben  ser registrados en la agenda profesional del usuario. En cualquier caso es obligatorio:

   • indicar el estado de la reunión: confirmado (la fecha está confirmada) o provisional (la fecha es provisional)
   • indicar con precisión la duración de la reunión
   • añadir uno a uno los asistentes, indicando para cada uno si su asistencia es requerida u opcional y comprobando que no se dan conflictos con su indicación de tiempo disponible (caso de que se den conflictos queda a criterio del convocante el forzar la reunión o no, siendo el asistente el que debe decidir si asiste o no a la misma)
   • marcar la casilla de "Enviar invitaciones a todos los asistentes”, esto es muy importante²

3. El ser convocado a una reunión no implica el registro automático de la misma en la agenda profesional del convocado. El sistema sólo enviará por correo electrónico invitaciones a la reunión, y serán los convocados, en última instancia, quienes acepten o no la convocatoria

4. La aceptación de una convocatoria de reunión, implica necesariamente el registro de dicho evento (reunión) en la agenda profesional del usuario convocado
   

5. La aceptación o rechazo de una convocatoria de reunión implica  necesariamente el envío de un mensaje de correo electrónico al email del convocante notificándole la asistencia o no asistencia a la reunión
   

6. Para que la aceptación de un evento del tipo reunión quede correctamente registrada en la agenda profesional del usuario convocado, éste debe tener correctamente configurado su programa de correo (caso de que su programa de correo venga con soporte para calendarios) o, si su programa de correo no tiene soporte para calendarios, pinchar en los enlaces incorporados al mensaje que aceptan o rechazan la invitación

SOBRE EVENTOS “QUE NO CONSUMEN TIEMPO DISPONIBLE”

1. Cualquier agenda (profesional, personal, de grupo) puede ser usada para apuntar eventos que no consumen tiempo disponible (por ejemplo: memorándums, fechas significativas, anuncios generales, etc)

2. Para este tipo de eventos es obligatorio:

• marcar como “libre” o “no especificado” el estado del evento con objeto de que no se compute la duración del mismo a la hora de calcular los tiempos disponibles de los usuarios
• indicar la fecha de inicio y de fin del evento
• es recomendable no indicar asistentes a este tipo de eventos, para evitar así el envío de notificaciones a través del servicio de agenda (hay que evitar marcar la casilla de “Enviar invitaciones a todos los asistentes”)