Preguntas Frecuentes sobre la interfaz Web
Creación de Eventos
Convocatoria de Asistentes
Gestión de Agendas
Opciones de configuración
Creación de Eventos
¿Cómo puedo crear eventos?
Los eventos se crean interactuando con la interfaz en las distintas vistas que ésta ofrece. La aplicación web ofrece tres tipos de vistas:
- Vista Mensual
- Vista Semanal
- Vista Diaria
¿Qué información puedo introducir en un evento?
El formulario de creación de eventos se rellena automáticamente con valores por defecto. En la UMU, dependiendo del tipo de evento (reunión, anuncio general, ...), es obligatorio introducir datos concretos del evento. Para saber qué datos son obligatorios consulte la "Normativa del servicio de agendas corporativas de la UMU"
En un evento, se podrán indicar lo siguientes datos:
- Título: nombre identificativo del evento
- Agenda: en qué agenda queremos introducir el evento, en caso de que tengamos varias agendas con permisos de escritura (ver Gestión de Agendas)
- Categoría: qué categoría queremos darle al evento. Podemos indicar que no queremos categoría, seleccionar una de las existentes o indicar que queremos crear una.
- Ubicación: información de localización del evento. Podemos indicar lo que queramos.
- Estado: información sobre el estado del evento. Los valores posibles son Libre, Provisional, Confirmado o Cancelado
- Privado: indicar si queremos que el evento sea privado. Esto se interpreta como que no queremos que se hagan públicos los detalles del evento, incluso si la agenda donde lo vamos a introducir está compartida a otros usuarios en modo de lectura.
- Duración: Indicamos la fecha de inicio y fin, o el tiempo de duración del evento. También podremos decir si queremos establecer una Alarma que nos avise antes del evento.
- Descripción: una descripción detallada del evento, o información que queramos aportar al mismo.
- Asistentes: podemos indicar las personas que queremos que asistan al evento
- Repetición: en caso de que el evento sea periódico, podremos definir la periodicidad del mismo, pudiendo decir qué dias se repite, si se repite diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, así como indicar una fecha de final de repetición
- Enviar Invitaciones : en caso de que queramos enviar invitaciones al evento, para saber qué asistentes acudirán o no, podremos marcar la casilla correspondiente.
¿Cómo puedo crear categorias?
Para crear y gestionar las cagetorías existen distintos métodos. La forma más directa es seleccionar Nueva categoría en el campo "Categoría del formulario de creación de eventos. De esa forma, una vez que pulsemos "Guardar Evento", se nos preguntará por el nombre de la misma.
Una vez creada podremos gestionar su apariencia en Opciones-> Modificar opciones de: Opciones Globales (esquina superior derecha) -> Categorías y etiquetas
¿Cómo defino la forma en que recibiré las alarmas?
Cuando creamos un nuevo evento, podemos definir una alarma para dicho evento para que se nos avise del mismo.
En Opciones->Notificaciones podremos indicarle al sistema cómo queremos que se nos avise de las alarmas, tanto de todos los eventos como los eventos de determinados tipos de agendas. Los modos de notifiación para alarmas son los siguientes:
- Inline: nos aparece una notificación en el área de notificaciones (debajo del menú principal), donde se nos dará la posibilidad de omitir la alarma o aplazarla para que nos avise más tarde. También podremos decir si queremos que se nos avise de forma sonora
- Popup: el sistema nos avisará en forma de pop-up, con una ventana JavaScript
- e-mail: se nos enviará un correo, pudiendo indicar una dirección alternativa. Si no indicamos ninguna, se nos enviará a nuestra dirección por defecto.
Se pueden elegir uno o varios modos de notificación. En caso de elegir Inline o Popup, la página web se refrescará automáticamente cada cierto tiempo para comprobar si existen alarmas o no.
¿Cómo puedo enviar correos para avisar a los asistentes?
A la hora de crear un evento, debe seleccionar la última casilla del formulario: "Enviar invitaciones a todos los asistentes". Éstos recibirán un mensaje de correo donde podrán Aceptar la invitación, Aceptarla provisionalmente o directamente rechazarla.
¿Cómo se si un asistente ha aceptado una solicitud?
La forma en que los usuarios avisarán de su asistencia a un evento, variará dependiendo del cliente de correo que el usuario destinatario utilice, y siempre que se haya notificado de la creación del evento al asistente (punto anterior). Si el cliente de correo del asistente tiene soporte para calendarios, ofrecerá notificar al propietario del evento a través de un correo electrónico generado automáticamente. En caso de que el asistente no cuente con soporte para calendarios en su cliente de correo, éste podrá utilizar enlaces para actualizar el estado del evento.
Para consultar el estado de aquellos asistentes sin soporte para calendarios, en cualquiera de las vistas (diaria, semanal o mensual), pulsando sobre el título del evento, aparecerán los detalles del mismo. En dichos detalles aparecerá el estado de cada uno de los asistentes, indicando si han confirmado asistencia, han confirmado provisionalmente o han rechazado la asistencia al evento.
Convocatoria de Asistentes
¿Cómo puedo convocar asistentes?
A la hora de crear un evento, se podrán invitar asistentes al mismo, así como consultar su disponibilidad en caso de que dispongamos de dicha información. Para invitar a asistentes deberá:
Seleccionar el botón Modificar Asistentes en el formulario de creación de eventos.
- Introducir directamente una dirección de correo o nombre, el cual se buscará dentro de sus libretas de direcciones.
- También se puede pulsar sobre Libreta de direcciones, y en la nueva ventana ir buscando por las distintas libretas del usuario.
- Para aquellos contactos seleccionados que dispongan de información de tiempo disponible, se mostrarán los huecos de tiempo disponible como ayuda para establecer la hora del acontecimiento.
- No es necesario que una dirección de correo exista en una de las libretas de direcciones para que se pudea establecer como asistente. Por supuesto, no se podrá acceder a ninguna información sobre la disponibilidad de dicho asistente.
¿Cómo se obtiene la información de tiempo disponible de los asistentes?
Para acceder a la información de tiempo disponible, los asistentes seleccionados deben encontrarse en alguna de las libretas de direcciones del usuario.
Por defecto, un usuario tendrá su libreta personal y la libreta corporativa del directorio UM. Además, un usuario podrá crearse tantas libretas como desee, al igual que sucede con las agendas.
En todas las libretas de direcciones, existe un campo denominado URL de tiempo disponible, de donde se obtendrá la información. Para la libreta corporativa del directorio UM, la URL de tiempo disponible siempre es la URL que ofrece el propio sistema . Para el resto de libretas de direcciones, deberemos ser nosotros quien las introduzcamos, en caso de que dichos contactos nos faciliten dicha URL. Si dicho campo no se encuentra relleno, aún así podrá convocar a dichos contactos a un evento, pero no podrá consultar su tiempo disponible.
Me dice que no puede obtener información de tiempo disponible del usuario que acabo de convocar. ¿Por qué?
Esto puede suceder por varios motivos. Si el correo del usuario que se está indicando no es un correo UMU, lo más probable es que no tenga a dicha persona en ninguna de sus libretas de direcciones. Y si la tiene, es posible que no haya rellenado el campo correspondiente a la información de tiempo disponible.
Otro posible motivo podria ser que dicho usuario, aunque sea usuario UMU, nunca haya entrado en la aplicación de Agenda Corporativa UM, y por ese motivo, el sistema informa de que dicho usuario no dispone de información de tiempo disponible, cuando realmente lo que no tiene es agenda creada.
¿Cómo puedo saber mi URL de tiempo disponible?
- En el panel de gestión de agendas situado en la esquina superior derecha, pulse sobre [Gestionar mis Agendas]
- Al final del formulario, aparece la sección Mi URL de tiempo disponible.
¿Qué agendas influyen en mi tiempo disponible?
Un usuario podrá tener varias agendas , pero no todas ellas necesariamente deberían influir en su información de tiempo disponible. Para establecer qué agendas influirán en nuestro tiempo disponible debemos:
- Ir a Opciones->Información de tiempo disponible
- Nos aparecerán todas las agendas personales, compartidas y remotas sobre las que tenemos al menos acceso de lectura.
- Debemos seleccionar aquellas que deseamos que influyan en nuestro tiempo disponible
Gestión de Agendas
¿Cómo puedo crear nuevas agendas?
La gestión de todas nuestras agendas se hace de forma centralizada en el panel situado en la parte superior derecha de la pantalla, identificado por "Agendas".
Para crear nuevas agendas personales tendrá que:
- Pulsar sobre [Gestionar mis Agendas], en el panel anteriormente mencionado
- En la parte superior, apartado "Crear Agenda", introducir un nombre descriptivo para la agenda y pulsar sobre el botón " Crear"
¿Cúantas agendas personales puedo tener?
Un usuario puede tener tantas agendas personales como desee
¿Cuantos tipos de agenda hay y que diferencias hay entre ellos?
El sistema contempla los siguientes tipos de agendas:
- Agendas personales: pertenecen al usuario y éste puede modificar sus nombres, descripciones, establecer permisos para el acceso por parte de otros usuarios, o borrarlas si así lo desea.
- Agendas compartidas: son agendas que otros usuarios han compartido. Dichas agendas no nos pertenecen, y tendremos los privilegios que el propietario de cada agenda establezca para nosotros.
- Agendas remotas: son URL's de calendarios en iCalendar, accesibles públicamente o a través de usuario y contraseña, de las que deseamos leer los eventos y poder mostrarlos en la aplicación
¿Cómo puedo compartir una de mis agendas?
La gestión de todas nuestras agendas se hace de forma centralizada en el panel situado en la parte superior derecha de la pantalla, identificado por "Agendas".
Para compartir cualquier de sus agendas personales tendrá que:
- Pulsar sobre [Gestionar mis Agendas], en el panel anteriormente mencionado
- En el apartado Modificar agendas, seleccione en el menú desplegable la agenda que desea compartir
- Una vez seleccionada, pulse sobre el botón Modificar, el cual le mostrará la ventana de selección de permisos.
¿Qué permisos puedo establecer?
Existen los siguientes tipos de permisos:
- Mostrar: indicamos quién queremos que pueda “visualizar” nuestro calendario. Permitirá que la agenda aparezca en la zona de “Agendas Compartidas” de cada usuario al que le demos acceso. Además, podrá leer el título del evento, no pudiendo acceder a los detalles.
- Leer: indicamos quién puede leer completamente todos los eventos de la agenda. Los detalles también estarán accesibles.
- Modificar: indicamos quién puede realizar modificaciones sobre los eventos de la agenda (cambiarlo de hora, añadir asistentes, ...).
- Eliminar: indicamos quién puede eliminar eventos de la agenda.
- Delegar: indicamos quién puede crear nuevos eventos en la agenda como si fuésemos nosotros (los eventos creados por usuario/s delegados nos pertenecerán, y a todos los efectos será como si nosotros lo hubiésemos creado.
¿A qué tipo de usuarios puedo establecer permisos?
Los permisos anteriormente indicados, pueden establecerse sobre los siguientes tipos de usuarios:
- Usuarios autenticados: son usuarios de la Universidad de Murcia, que tienen cuenta de correo y por ello acceso a la aplicación de Agenda Corporativa
- Usuarios invitados: cuando deseamos que nuestra agenda pueda ser accedida sin necesidad de autenticarse en el sistema
- Grupos de Usuarios: Existen varios grupos de usuarios basados en el Directorio de la Universidad de Murcia.
¿Puedo ceder una de mis agendas a otro usuario?
Sí. En el formulario de Permisos, podrás indicar el propietario. Cuando se crea una agenda, el propietario será el usuario que la ha creado. Si cambia el ID de usuario, dicha agenda pertenecerá al nuevo usuario, y sólo este podrá volver a establecer el propietario a su antiguo valor (o a otro distinto)
¿Puedo cambiar los permisos del propietario?
No. Podrás cambiar de propietario, pero no los permisos. El propietario siempre tendrá todos los permisos, y nunca podrá delegarse a sí mismo la agenda (no tiene sentido).
Opciones de configuración
Agenda por defecto
Aunque un usuario pueda tener definidas en el sistema tantas agendas como él desee, sólo una de ellas tendrá la categoría de Agenda por defecto. El usuario podrá elegir cual es a través de Opciones -> Modificar opciones de: Agenda -> Agenda por defecto
Tengo una agenda compartida con otros usuarios. ¿Cómo me entero de las creaciones, ediciones y borrados de eventos en dichas agendas?
En Opciones->Modificar opciones de: Agenda -> Notificaciones podemos definir si deseamos ser notificados de la creación, edición y borrado de eventos mediante e-mail. En caso de que así lo deseemos, podemos especificar si lo deseamos sobre todas aquellas agendas que tengamos acceso de lectura, sólo en aquellas cuyo propietario sea el propio usuario, o sobre todas las agendas mostradas.
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