Consejos para usar IMAP

Consejos genéricos

• No acumule un número excesivo de mensajes en su carpeta de entrada (INBOX). Lo ideal es tener en la carpeta de entrada unos pocos mensajes (los mensajes pendientes de leer). Esto acelerará el acceso a su buzón de correo, en particular si usted accede desde el interfaz web de correo de la UMU
• Organice los mensajes en su buzón: cree carpetas para almacenar mensajes ya leídos o antiguos. De esta forma aligerará de mensajes su carpeta de entrada y podrá localizar más fácilmente los mensajes antiguos
• No deje los mensajes provenientes de listas de correo de la UMU que desee conservar en su carpeta de entrada: cree carpetas específicas para este tipo de mensajes y muévalos a dicha carpeta
• No acumule mensajes por acumular, los mensajes que no estime interesantes elimínelos. Esta operación es especialmente importante efectuarla en la carpeta de entrada. El acumular un número excesivo de mensajes en su buzón (en particular en la carpeta de entrada) ralentiza sobremanera el acceso a sus mensajes (en particular cuando accede con el interfaz web de correo de la UMU)
• Siempre que sea posible use un programa de correo específico (Thunderbird, Outlook, Eudora)  para acceder a su buzón. El uso del interfaz web de correo de la UMU debería restringirse a situaciones en las que usted no tiene acceso a un equipo con un programa de correo específico (está de viaje, en un despacho de un colega, etc.). Los programas de correo específicos suelen ser más ágiles y cómodos a la hora de acceder al servidor de correo.

Consejos para usuarios del Webmail de la UMU

Consejos para usuarios que acceden a su buzón desde más de un equipo

• Configure todos los programas de correo (Eudora, Outlook, Thunderbird, ...) de los distintos equipos para que accedan vía IMAP. Es muy mala idea tener unos programas de correo configurados para que accedan vía IMAP y otros para que accedan vía POP

• Indique la misma carpeta para guardar los mensajes enviados. La carpeta para guardar mensajes enviados en la UMU se llama "Sent". En el  Webmail de la UMU es la que se usa por defecto y no se puede cambiar. En el resto de programas de correo debe configurarla usted siguiendo los pasos indicados para cada uno de ellos: Eudora, Outlook, Thunderbird
• Indique la misma carpeta para guardar los mensajes a medio elaborar o borradores. La carpeta para guardar borradores de mensajes en la UMU se llama "Drafts". En el  Webmail de la UMU es la que se usa por defecto y no se puede cambiar. En el resto de programas de correo debe configurarla usted siguiendo los pasos indicados para cada uno de ellos: Eudora, Outlook, Thunderbird
• Indique la misma carpeta para guardar los mensajes eliminados. La carpeta para guardar borradores de mensajes en la UMU se llama "Trash". En el  Webmail de la UMU es la que se usa por defecto y no se puede cambiar. En el resto de programas de correo debe configurarla usted siguiendo los pasos indicados para cada uno de ellos: Eudora, Outlook, Thunderbird
• Indique la misma forma en que se borran mensajes (se recomienda la opción de "moverlos a la papelera al borrar"). Para más información consulte "Consejos a la hora de eliminar mensajes"
  
• Indique la misma información asociada a su cuenta de correo: nombre y apellidos o descripción de la cuenta, firma, etc.

Consejos a la hora de eliminar mensajes

• marcar el mensaje como eliminado. Es el modo tradicional usado por IMAP para borrar mensajes de una carpeta (incluida la de entrada). Cuando borramos un mensaje, éste se "marca como eliminado", pero no se borra definitivamente. Tiene como objeto poder "arrepentirnos" y recuperar mensajes anteriormente eliminados. Dependiendo de la configuración del programa de correo, los mensajes marcados para borrar pueden ocultarse o permanecer visibles (cuando están visibles aparecen tachados). Sólo cuando "purgamos" la carpeta en cuestión se eliminan de manera irreversible los mensajes (y sólo pueden ser recuperados de la copia de seguridad efectuada en ATICA)
• mover el mensaje a la Papelera (Trash). Es el modo al que estamos más habituados (similar al que usa POP). En este caso, los mensajes, además de ser "marcados para borrar" se trasladan a la carpeta Papelera (Trash). Como la opción anterior, permite recuperar mensajes eliminados (buscándolos en la Papelera). Para eliminar de manera definitiva los mensajes hay que usar la opción de nuestro programa de correo "vaciar papelera" o "purgar papelera" 
• borrar el mensaje definitivamente. Es el modo más drástico, pues no permite recuperar el mensaje eliminado (salvo de copia de seguridad). En general no se recomienda elegir este modo de borrado

• Use la opción de "vaciar papelera" de su programa de correo con frecuencia. Puede hacerlo manualmente cuando usted quiera, pero lo ideal es automatizar el proceso:
• En el Webmail de la UMU, por defecto, se vacía la papelera cada vez que el usuario se autentica. Puede cambiar esta opción para efectuar el vaciado cada cierto tiempo
• En Thunderbird puede marcar la casilla de "Vaciar papelera al salir"
• En el caso de que prefiera la opción de "marcar el mensaje como eliminado", use con frecuencia la opción de "purgar mensajes de una carpeta" para eliminar definitivamente los mensajes marcados para borrar. Puede hacerlo manualmente siempre que quiera, pero lo ideal es automatizar el proceso:
• En el Webmail de la UMU, por defecto, se purgan todos los mensajes marcados para borrar de todas las carpetas cada vez que el usuario se autentica. Puede cambiar esta opción para efectuar la purga cada cierto tiempo
• En Thunderbird puede marcar la casilla de "Limpiar carpeta de entrada al salir" para efectuar una purga automática de los mensajes marcados para borrar de la carpeta de entrada. Para el resto de carpetas tendrá que purgar manualmente los mensajes marcados para borrar
• Elimine los mensajes que ya no necesite o que sean muy antiguos
• No use su buzón de correo como un "repositorio de archivos" (programas, imágenes, ...). Guarde sus anexos en el disco duro de su equipo o en cualquier otro medio de almacenamiento (memorias USB, discos portátiles, etc.)
• Revise periódicamente su carpeta de SPAM (donde se depositan los mensajes que el sistema de correo considera SPAM), elimine los mensajes que se confirman como spam y notifique los falsos positivos que pudiera encontrarse

Consejos para gestionar carpetas en el servidor

• INBOX (o carpeta de entrada). Es la carpeta en la que se depositan los mensajes que van llegando y de la que cuelgan el resto de carpetas, tanto las "oficiales" como las que nos vayamos creando manualmente
• SPAM. Es la carpeta en la que se van depositando los mensajes que el sistema antispam de la UMU considera como "correo basura" o "spam"
• Trash (o papelera). Es la carpeta a la que se mueven los mensajes que vamos eliminando
• Drafts (o carpeta de borradores). Es la carpeta en la que se guardan los mensajes "a medio elaborar" o que no vamos a enviar con carácter inmediato
• Sent (o carpeta de mensajes enviados). Es la carpeta en la que se va depositando una copia de los mensajes que vamos enviando

• No intente eliminar o cambiar el nombre de las carpetas oficiales
• Use las carpetas oficiales para el cometido para el que fueron creadas: no configure su programa de correo para, por ejemplo, guardar los mensajes enviados en la carpeta Trash o cosas similares
• No cree carpetas nuevas para sustituir a las oficiales; por ejemplo, no cree una carpeta nueva "Sent mail" para guardar los mensajes enviados, para eso ya existe la carpeta Sent.
• Si su programa de correo usa por defecto una carpeta con un nombre distinto a los de las carpetas oficiales, modifique la configuración de su programa para que use la carpeta oficial. Ejemplos típicos de este caso son los de Outlook y Eudora

Consejos para poner filtros de correo

• Muy importante: defina los filtros en el servidor de correo, nunca en su programa de correo (Eudora, Outlook, Thunderbird, ...). Para definir los filtros en el servidor acceda a https://webmail.atica.um.es y pinche sobre el icono del embudo ("Filtros") que aparece en el lateral izquierdo de su pantalla. Si tiene dudas o problemas para pasar los filtros locales que pudiera tener definidos en su programa de correo (Eudora, Outlook, Thunderbird, ...) al servidor, solicite en DUMBO (x4222, dumbo@um.es) que le envíen a un técnico para que le ayude
• Si tiene dudas sobre los filros predefinidos: "Lista blanca" o "Lista negra", pinche sobre el icono del flotador para obtener ayuda. También dispone de ayuda para el resto de componentes de un filtro
  
• Cuando defina un filtro o regla ponga un nombre significativo que le ayude a recordar para qué sirve el filtro que está poniendo
• Lleve cuidado con el orden en el que define las reglas de filtrado. El orden de los filtros afecta a la acción final que se aplica a un mensaje (por ejemplo a la carpeta en la que, finalmente, se deposita). Para cambiar el orden de los filtros use las flechas "Subir regla" y "Bajar regla" que aparecen a la derecha del listado de filtros
• A la hora de definir un filtro para un determinado tipo de mensaje elija el campo en la pestaña "Seleccione un campo" que mejor se ajuste al tipo de mensaje que quiere filtrar
• Para filtrar mensajes dirigidos a listas de correo puede seleccionar el campo "Asunto" (la mayoría de listas de correo ponen el nombre de la lista entre corchetes en el Asunto del mensaje) o el campo "Destinatario"

Consejos para cuentas de correo genéricas accedidas por más de una persona

• coordínese con el resto de usuarios que comparten la cuenta de correo genérica: el buzón es el mismo para todas las personas que acceden a la cuenta de correo genérica, si una persona borra un mensaje el mensaje dejarán de verlo el resto de personas que comparten la cuenta. Lo mismo sucede si se mueve un mensaje de una carpeta a otra o con cualquier otra acción efectuada sobre el buzón genérico
• todas las personas que comparten la cuenta de correo genérica deberían configurar el acceso IMAP de sus clientes de correo (Eudora, Outlook, Thunderbir) de forma idéntica. Como esta condición no es fácil de conseguir, se aconseja que todas las personas que acceden a una misma cuenta de correo genérica, lo hagan a través del webmail de la UMU