Filtros de correo

Filtros de correo en la UMU

(lista blanca, lista negra, spam, filtros personalizados)

Tutorial sobre uso de filtros personales de mensajes entrantes de correo electrónico en la UMU.

AVISO: el uso de filtros de correo puede ser un tema arduo, si tiene dudas no toque los filtros definidos por defecto ni los cambie de orden, asesórese mediante DUMBO (x4222, dumbo@um.es, http://dumbo.um.es)

Usuarios a los que interesa esta documentación

Esta documentación interesa a cualquier usuario de correo de la UMU que acceda a su buzón vía IMAP:

usuarios del interfaz web de correo de la UMU (Webmail)
usuarios con su programa de correo (Thunderbird, Eudora, Outlook, ...) configurado para que acceda vía IMAP

Sólo los usuarios que accedan via IMAP pueden crear carpetas adicionales a las que se crean por defecto en el buzón del usuario. Del mismo modo, sólo los usuarios que accedan vía IMAP pueden ver , además de su carpeta de entrada (Inbox) el resto de carpetas de su buzon de correo (las creadas por defecto y las que el mismo usuario haya podido crear).

Sólo desde el Webmail un usuario puede modificar el comportamiento por defecto de sus filtros de correo en el servidor y/o añadir nuevos filtros.

Filtros de correo

Un filtro de correo permite automatizar parte de las tareas que habitualmente efectuamos de manera manual al inspeccionar nuestro buzón de correo. Un filtro consta de unas condiciones y unas acciones. Sólo si el mensaje cumple las condiciones del filtro se aplican las acciones de manera automática sobre el mensaje. Entre las acciones más habituales se encuentran:

automatizar el archivado del mensaje en carpetas específicas
eliminación automática de mensajes

Entre las condiciones más habituales se encuentran:

que el remitente (From:) del mensaje provenga de una determinada direccion de correo
que el asunto (Subject:) del mensaje contenga determinada palabra
que el destinatario del mensaje (To:) del mensaje sea una determinada direccion de correo (por ejemplo una lista de correo)
que el mensaje esté marcado como spam

Filtros de correo entrante en el servidor de correo de la UMU

Estos filtros se aplican sobre los mensajes de correo conforme van llegando al servidor de correo de la UMU: los filtros se definen y aplican en el servidor de correo, antes de que el usuario acceda a su buzón.

Cada usuario de correo de la UMU tiene sus propios filtros de correo. Cuando se crea una cuenta de correo se generan unos filtros por defecto en el buzón de la cuenta a los que el usuario de la cuenta tiene acceso desde el Webmail de la UMU mediante la opción "Filtros" (icono del embudo). Desde esta opción del Webmail también puede activar/desactivar los filtros por defecto y/o añadir nuevos filtros personalizados.

Filtros de correo en los programas de correo

Los filtros de correo definidos en los programas de correo habituales (Thunderbird, Eudora, Outlook, ...) se aplican después de que el usuario haya accedido a su buzón de correo (conforme se los va descargando a su ordenador personal). Cuando usamos IMAP, esta opción consume mucho más recursos (del servidor de correo y del ordenador personal del usuario), pues exige una comunicación continua entre el equipo y el servidor para mover mensajes de una carpeta a otra del servidor.

Ventajas de filtros en el servidor versus filtros en el programa de correo

En general, se recomienda definir los filtros de correo en el servidor, no en el cliente de correo. Los motivos son varios:

Eficiencia: es más eficiente efectuar el filtrado conforme van llegando los mensajes que hacerlo en el equipo del usuario
Comodidad: el usuario define los filtros una sola vez en el servidor de correo, no tiene que hacerlo en todos y cada uno de los programas de correo que use
Uniformidad: se deriva de la anterior. Si el usuario usa más de un equipo para acceder a su buzón siempre tendrá la misma "visión" de mensajes dentro de sus carpetas (no corre el riesgo de que en un equipo vea mensajes "fuera" de la carpeta en las que el filtro tiene que depositarlos)

Antecedentes

Hasta el 14/02/2011 los filtros aplicados en el servidor de correo de la UMU a todos los mensajes que le llegaban al buzón de un usuario eran los siguientes:

un filtro de caracter general para depositar en la carpeta SPAM de cada usuario los mensajes marcados como SPAM por Lavadora o por el sistema antispam de la UMU
resto de filtros particulares, definidos por el usuario desde la opción "Filtros" del Webmail de la UMU

A partir de esa fecha, el filtro de SPAM de carácter general pasa a ser de uso particular, haciendo posible que un usuario desactive el filtro de SPAM para los mensajes que recibe o cambie el orden en que se aplica.

Filtros personales por defecto del servidor de correo de la UMU

Los filtros de correo que cada usuario de la UMU tienen configurados por defecto y que actúan conforme le van llegando mensajes a su buzón son y se encuentran en el siguiente orden:

aviso ausencias (desactivado por defecto)
lista blanca (desactivado por defecto)
lista negra (desactivado por defecto)
filtrar SPAM (activado por defecto)
redireccionamiento del correo (desactivado por defecto)
resto de filtros que haya podido poner el usuario (vacío por defecto)

Es importante el orden en el que aparecen, pues indica el orden en que son procesados. Se recomienda no alterar el orden por defecto de los filtros de correo personales.

Básicamente, cuando llega un nuevo mensaje al buzón de un usuario, el comportamiento de los filtros de correo personales es el siguiente:

si se tiene el filtro de aviso de ausencias activo, se envía un mensaje de aviso al remitente con el texto configurado al activar el aviso y se siguen procesando el resto de filtros
si el email del remitente del mensaje se encuentra en la lista blanca y ésta está activa, el mensaje se deposita en la carpeta de entrada (Inbox) del usuario y ya no se procesan más filtros
si el email del remitente del mensaje se encuentra en la lista negra y ésta está activa, el mensaje se deposita en la carpeta papelera (Trash) del usuario y ya no se procesan más filtros
si el mensaje ha sido marcado como SPAM por Lavadora o por el sistema antispam de la UMU y "filtrar SPAM" está activo, el mensaje se deposita en la carpeta SPAM del usuario y ya no se procesan más filtros
si se tiene el filtro de redireccionamiento del correo activo, el mensaje se reenvía a las direcciones configuradas al activar el redireccionamiento y se siguen procesando el resto de filtros
si el usuario ha definido más filtros de correo (por ejemplo, para depositar mensajes enviados desde una dirección de correo específica a alguna carpeta específica), los filtros se procesan por orden uno tras otro, hasta que alguno de ellos se ajusta a la condición definida y se efectúa la acción definida
si el mensaje que no cumple ninguna de las condiciones de los filtros anteriores se deposita en la carpeta de entrada (Inbox) del usuario

Aviso durante ausencias

Este filtro le permite gestionar avisos automáticos a los remitentes de los mensajes cuando, por las circustancias que sean, usted no puede atender (contestar) los correos electrónicos que le van llegando. Lo normal es activarlo durante periodos vacacionales, bajas, comisiones de servicio, etc.

Las opciones básicas le permiten definir el intervalo de fechas en las que quiere generar los mensajes de aviso, así como el asunto y el texto del mensaje automático que van a recibir los remitentes de los mensajes.

Las opciones avanzadas le permiten:

definir direcciones de correo adicionales a la suya (no procede en el caso de la UMU, no toque esta opción)
definir direcciones de correo de remitentes a los que no quiere enviar el mensaje de aviso
evitar enviar mensajes de aviso cuando el mensaje proviene de alguna lista de correo a la que usted está suscrito (opción activa por defecto, se recomienda dejarla activa)
definir el número de días que tienen que pasar para volver a enviar un mensaje de aviso a un remitente que sigue enviando mensajes y al que ya se le avisó (por defecto 7 días)

Lista blanca (o cómo gestionar falsos positivos de SPAM)

La lista blanca permite definir direcciones de correo electrónico de remitentes "de confianza". Cualquier mensaje de correo enviado desde una dirección de correo electrónico incluida en nuestra lista blanca será depositado en nuestra carpeta de entrada (Inbox) sin efectuar más chequeos.

Por defecto este filtro no está activo y se aplica el primero de todos.

Puede ser usado eventualmente para corregir la aparición de falsos positivos generados por Lavadora o por el sistema antispam de la UMU. Si usted detecta la aparición de mensajes válidos (que usted no considera spam) en su carpeta SPAM, puede incluir las direcciones de correo de los remitentes en la lista blanca para evitar esta eventualidad. De cualquier manera es muy aconsejable notificar la aparición de falsos positivos a los administradores del correo electrónico de la UMU.

Lleve cuidado con meter excesivas direcciones de correo en la lista blanca. El remitente de un mensaje de correo electrónico puede ser fácilmente falsificado y la lista blanca puede ser una "puerta de entrada" para este tipo de spam (en el que se falsifica el email del remitente).

Es importante señalar que el uso de la lista blanca para gestionar falsos positivos tiene un efecto indeseado: los falsos positivos se siguen generando, pero el usuario no se da cuenta (pues aunque están marcados como spam se depositan en la carpeta de entrada). Revise periódicamente los mensajes cuyos remitentes se encuentran en su lista blanca, compruebe si los mensajes han sido marcados como spam y avise a los administradores de correo si observa que se siguen marcando como spam. Si tras un tiempo dejan de marcarse como spam, quite la dirección de correo oportuna de su lista blanca.

Lista negra

La lista negra permite definir direcciones de correo electrónico de remitentes "no deseados". Cualquier mensaje de correo enviado desde una dirección de correo electrónico incluida en nuestra lista negra será depositado en la papelera (Trash) sin efectuar más chequeos.

Por defecto este filtro no está activo y se aplica en segundo lugar, tras el filtro de lista blanca.

La lista negra no debe de ser usada como "mecanismo antispam particular" para evitar la aparición de lo que nosotros consideramos spam o falsos negativos en nuestra carpeta de entrada, los falsos negativos deben ser notificados a los administradores de correo de la UMU. La lista negra sólo debe ser usada puntualmente para evitar la llegada de mensajes no deseados de remitentes bien conocidos.

Un caso típico en el que no es buena idea usar la lista negra es en el caso de mensajes generados automática y masivamente por gusanos y otro tipo de malware desde equipos infectados. En estos casos las direcciones de correo de los remitentes son generadas de manera aleatoria y es muy raro que la misma dirección sea usada dos veces para enviar spam. En su lugar notifique la llegada de falsos negativos.

Un caso típico en el que sí es buena idea usar la lista negra es cuando recibimos de manera sistemática mensajes de correo provenientes de listas o foros,e tc. a los que estamos suscritos (con o sin consentimiento) y de los que no hemos podido darnos de baja o sospechamos no nos darán de baja. En ese caso puede añadir la dirección de correo del remitente de los mensajes a la lista negra.

Filtrado de SPAM

En tercer lugar del orden en que, por defecto, se definen los filtros en el servidor de correo de la UMU, nos encontramos con el filtrado de SPAM. Este filtro está activo por defecto para todos los usuarios de correo de la UMU y deposita en la carpeta SPAM del usuario los mensajes marcados como spam por Lavadora o por el sistema antispam de la UMU.

Es muy conveniente no desactivar este filtro de correo. Si usted lo desactiva, recibirá todo el correo marcado como spam en su carpeta de entrada.

Revise periódicamente los mensajes de su carpeta de SPAM por si, eventualmente, pudiera aparecer algún falso positivo (mensajes marcados como spam que usted considera legítimos). En ese caso notifique los falsos positivos a los administradores de correo de la UMU.

Redireccionamiento del correo electrónico

Este filtro le permite redireccionar el correo que envían a su dirección a otras cuentas de correo de fuera o dentro de la UMU. Es un filtro muy sencillo, indique en la caja de texto las direcciones de correo a las que quiere reenviar sus mensajes (una en cada línea). Opcionalmente, puede indicar si quiere guardar copia local del mensaje en su buzón de la UMU, para ello active la opción "¿Conservar una copia de los mensajes en esta identidad?" (no activa por defecto).

Filtros personalizados del usuario

Si usted lo considera necesario, puede definirse filtros adicionales a los filtros de lista blanca, lista negra y filtrado de spam. Pare ello, pinche sobre el icono del embudito (Filtros) en el Webmail de la UMU y luego pinche sobre el botón "Nueva regla".

Los filtros personalizados permiten efectuar distintas acciones sobre los mensajes que cumplen una determinada condición. La condición puede aplicarse sobre el asunto, remitente o destinatario del mensaje y las acciones pueden ser cualquiera de las habituales: depositar en la carpeta de entrada, eliminar, depositar en una carpeta específica, etc.

Ejemplos:

Para depositar automáticamente los mensajes dirigidos a la dirección de correo anuncios@listas.um.es en la carpeta "anuncios_umu", añada un filtro con el nombre "Anuncios_UMU" que compruebe que el destinatario del mensaje es anuncios@listas.um.es, con la acción "Depositar en la carpeta" y seleccione la carpeta "anuncios_umu" (puede crearla si todavía no existe). Cree tantos filtros similares a éste para efectuar un archivado automático de sus mensajes de entrada en carpetas creadas para ello
Para eliminar automáticamente todos los mensajes de correo provenientes de direcciones de correo con el dominio @publicidad.com, añada un filtro con el nombre "Fuera_publicidad" que compruebe que el remitente del mensaje contiene el literal @publicidad.com, con la acción "Eliminar completamente el mensaje"

Lleve cuidado con el uso de filtros personalizados, si la condición es demasiado genérica puede ocurrir que los mensajes acaben en carpetas distintas a las que usted previó. Del mismo modo, si la acción asociada al filtro es demasiado definitiva ("Eliminar completamente el mensaje"), puede dar lugar a pérdidas de mensajes que sí quiera recibir. Use su sentido común.

Orden de los filtros

En general, no se recomienda cambiar el orden de los filtros. Cambie el orden sólo si está seguro de lo que hace.

Última modificación ( 13.07.2011 )

[ Atrás ]