SERVICIO CONSIGNA

¿Qué es y para qué sirve?

El Servicio de Consigna de la Universidad de Murcia se ha creado como solución a las limitaciones que impone el servicio tradicional de correo electrónico a la hora de intercambiar ficheros de gran tamaño.
Al igual que una aplicación webmail, el servicio permite a los usuarios de la universidad enviar mensajes de correo electrónico asociándole distintos ficheros adjuntos. Antes de realizar el envío, el sistema guarda en un servidor todos los ficheros indicados, asociándoles identificadores de acceso de lectura y borrado a cada uno de ellos, así como una fecha de caducidad.
Cada uno de los destinatarios recibirá el mensaje junto con los identificadores de lectura correspondientes, y el emisor recibirá el mismo mensaje con los identificadores de lectura y de borrado. Los identificadores de acceso se adjuntan en forma de enlaces que permiten acceder a un servidor web para realizar la operación correspondiente sobre el fichero asociado. De esta forma, los destinatarios dispondrán de un tiempo limitado para realizar la descarga de los ficheros, siendo borrados del sistema una vez que el tiempo de caducidad haya expirado.

Acceder a Consigna

El Servicio de Consigna se ha diseñado para estar integrado en el Webmail de la Universidad de Murcia. Por ese motivo, el acceso se puede realizar por dos vías:

• Accediendo a través de Webmail en esta dirección:  https://consigna.um.es/

  Introduzca sus datos de acceso al correo electrónico (cuenta y clave). Una vez autenticado el sistema lo redireccionará directamente a la aplicación Consigna

Pantalla de acceso a Webmail

• Accediendo una vez dentro de Webmail

  Primero acceda al Servicio de Webmail con sus datos de acceso al correo electrónico (cuenta y clave). Una vez dentro de la aplicación, pulse el icono de “Consigna” que se ha habilitado dentro de la barra de herramientas.

  
  Icono para acceder a Consigna

  Este acceso entre aplicaciones también se encuentra presente en la barra de herramientas de Consigna, pudiendo acceder a Webmail desde esta aplicación.

Bandeja de entrada

Una vez dentro de la aplicación, la pantalla inicial corresponde a la bandeja de entrada, donde se mostrarán todos los mensajes que haya recibido mediante Consigna.

Bandeja de entrada de Consigna

Por cada mensaje se mostrará la siguiente información:

• Estado del mensaje

• Fecha de recepción

• Remitente del mensaje

• Asunto

• Tamaño total del mensaje (sumando el contenido de todos los adjuntos)

• Tiempo restante antes de que caduque el mensaje

Dentro de la bandeja de entrada, podrá realizar las siguientes operaciones:

• Consultar el estado de los mensajes

  Un icono identificativo situado al principio de cada línea de mensaje indicará el estado del mensaje, pudiendo ser uno de estos:

  • No leído (): el mensaje no ha sido leído todavía desde la aplicación Consigna

  • Leído (SIN GRAFICO): el mensaje ha sido leído desde la aplicación Consigna

  • Caducado (): el tiempo de validez del mensaje ha caducado

  • Borrado por el propietario (): el emisor del mensaje ha decidido borrarlo para que no se puedan descargar los ficheros adjuntos

• Consultar un mensaje recibido

  Si pulsa sobre el remitente del mensaje, o sobre el asunto, podrá acceder al contenido del mensaje. Podrá ver el cuerpo del mensaje así como descargar los ficheros que lo componen pulsando sobre el nombre del fichero o sobre el icono .

   

  
  Consulta de un mensaje recibido

• Vista rápida de ficheros adjuntos

  Si esta buscando un fichero en particular y no se acuerda en que mensaje estaba, puede ir comprobando los ficheros adjuntos pulsando el icono asociado a cada mensaje. Así, obtendrá una forma rápida de descargar un fichero en particular.

   

  
  Consulta de un mensaje recibido

   

• Borrar mensajes de la bandeja de entrada

  Cuando no desee que se muestren determinados mensajes en su bandeja de entrada (porque estén caducados, por ejemplo), selecciónelos pulsando sobre sus casillas de verificación y posteriormente pulse el enlace “Borrar mensajes seleccionados”. También puede hacer selecciones rápidas en base al estado de los mensajes mediante la casilla de selección.

   IMPORTANTE: borrar un mensaje de la bandeja de entrada cuyo remitente no sea usted, sólo hará que no aparezca en su bandeja de entrada, pero los ficheros seguirán en el servidor para que el resto de destinatarios puedan acceder a él. Si borra un mensaje en su bandeja de entrada cuyo remitente sea usted mismo (porque se incluyó en la lista de destinatarios), la operación será igual que borrar mensajes de su bandeja de salida, es decir, se borrarán los ficheros del servidor y ninguno de los destinatarios podrá acceder a ellos. si en su bandeja de entrada tiene algún mensaje cuyo remitente sea usted mismo (porque se puso copia cuando definió los destinatarios).

• Mostrar la bandeja de salida

  En la esquina superior derecha podrá seleccionar la bandeja que desea mostrar. Por defecto se muestra siempre la bandeja de entrada, pero podrá seleccionar la bandeja de salida.

Bandeja de salida

Esta pantalla es idéntica a la bandeja de entrada, pero aparecerán sólo los mensajes que hayan sido enviados por usted mediante el Servicio de Consigna.

Dentro de la bandeja de salida, podrá realizar las siguientes operaciones:

• Consultar el estado de los mensajes

  Se identificarán de la misma forma que los estados de la bandeja de entrada

• Consultar un mensaje enviado

Si hace click sobre el remitente del mensaje, o sobre el asunto, podrá acceder al contenido del mensaje. Podrá ver el cuerpo del mensaje así como descargar los ficheros que lo componen. También podrá borrar los ficheros individuales de forma que no estén disponibles en el servidor, aunque el mensaje no haya expirado aún.

• Vista rápida de ficheros adjuntos

  Si esta buscando un fichero en particular y no se acuerda en que mensaje estaba, puede ir comprobando los ficheros adjuntos pulsando el icono asociado a cada mensaje. Así, obtendrá una forma rápida de descargar o borrar un fichero en particular.

• Borrar mensajes de la bandeja de salida

  Podrá borrar los mensajes de su bandeja de salida seleccionándolos y pulsando sobre sus casillas de verificación y posteriormente sobre el enlace “Borrar mensajes seleccionados”. También puede hacer selecciones rápidas en base al estado de los mensajes mediante la casilla de selección

  En el borrado de mensajes de la bandeja de salida, se sigue la siguiente regla:

  • Si el mensaje había caducado, símplemente se borra de la bandeja para que no se muestre más.

  • Si el mensaje todavía no ha caducado, borrar el mensaje de la bandeja de salida implicará borrar todos los ficheros asociados del servidor. Se avisará al usuario de este hecho para que sea consciente de este hecho.

Aviso de borrado de mensaje

Enviar un mensaje Consigna con archivos de gran tamaño

Para enviar un mensaje, el proceso es idéntico al envío de un mensaje de correo electrónico con adjuntos desde Webmail. Lo primero que tendremos que hacer es pulsar sobre el icono de redacción.

Formulario de redacción de un mensaje Consigna

El navegador mostrará una nueva ventana con la plantilla de redacción, la cual tiene los siguientes campos:

• Remitente: identifica al usuario que está actualmente dentro del sistema, y es el que enviará el mensaje Consigna.

• Para: lista de destinatarios que recibirán el mensaje. Se pueden indicar distintas direcciones de correo separadas por comas

• Asunto: el asunto del mensaje, al igual que en un mensaje de correo electrónico.

• Tiempo de validez: aquí podremos seleccionar el número de días que queremos que los ficheros adjuntos estén disponibles para que puedan ser descargados por los destinatarios.

• Texto: cuerpo del mensaje que se desea enviar.

• Plantilla para adjuntar archivos.

  Adjuntando archivos

  Una vez rellenados los anteriores campos, el usuario deberá indicar qué archivos desea adjuntar al mensaje Consigna. Para ello realizará lo siguiente:

  • Pulsar sobre el botón “Examinar” para seleccionar un fichero que se encuentre en su ordenador.

  • Añadir un comentario al fichero, aunque este paso es opcional.

  • Pulsar sobre el botón “Añadir” para que el fichero se incluya en la lista de ficheros adjuntos al mensaje Consigna.

  • Repetir este proceso por cada fichero que se quiera adjuntar.

Una vez especificados los ficheros y rellenados todos los campos, se enviará el mensaje Consigna pulsando sobre el botón “Enviar”. La aplicación empezará en ese instante a subir los ficheros al servidor uno a uno, indicando su estado en cada momento. Si no hay problemas con ningún fichero, la pantalla desaparecerá y el mensaje se habrá enviado. Si hay problemas se indicará el error detectado.

NOTA: recuerde comprobar el tamaño máximo permitido para cada fichero antes de proceder a su subida.

Tipos de mensajes enviados

Una vez enviado un mensaje, se enviarán los siguientes correos electrónicos:

• Un mensaje de correo electrónico a cada destinatario con los siguientes enlaces de acceso:

  • Un enlace de descarga por cada fichero adjunto al mensaje Consigna.

  • Un enlace para comprobar el estado de los ficheros en el servidor (para ver si el remitente ha borrado alguno, así como el tiempo restante). Cuando el usuario pulse este enlace, aparecerá la misma pantalla que aparecía en Consultar un mensaje Consigna recibido.

• Un mensaje de correo electrónico al remitente del mensaje que tendrá los siguiente enlaces de acceso:

  • Un enlace de descarga para cada fichero adjunto al mensaje Consigna.

  • Un enlace de borrado para cada fichero adjunto al mensaje Consigna, que permitirá borrar el fichero asociado del servidor para que no sea accedido por ninguno de los destinatarios.

  • Un enlace para comprobar el estado de los ficheros en el servidor (para ver si un fichero ya ha sido borrado, así como el tiempo restante). Cuando se pulse este enlace, aparecerá la misma pantalla que aparecía en Consultar un mensaje Consigna recibido.

Servicio de Consigna para personas externas a la Universidad de Murcia

El Servicio de Consigna se ha diseñado para permitir el acceso a personas externas a la Universidad de Murcia, es decir, cualquier persona que no disponga de una cuenta de correo válida. Únicamente se limitará a que los destinatarios pertenezcan a la Universidad de Murcia, es decir, sólo se podrán indicar como destinatarios del mensaje Consigna cuentas de correo válidas de la universidad.

Para que una persona externa pueda utilizar el servicio, tendrá que hacer una solicitud de envío. Para ello, tendrá que acceder a la pantalla de bienvenida de la aplicación, en http://consigna.um.es/. En esta pantalla, pulse el enlace mostrado en el recuadro "Acceso para usuarios externos".

Pantalla de bienvenida de Consigna

Se abrirá una nueva ventana donde se le solicitarán los siguientes datos:

• E-mail del solicitante: la dirección de correo donde se le enviará un tique de escritura para que pueda enviar un mensaje Consigna. Si se indican varias direcciones, sólo se tendrá en cuenta la primera.

• Nombre del solicitante: el nombre completo del solicitante. Este campo es opcional, pero es muy recomendable pues se utilizará para identificar al emisor del mensaje en los mensajes de correo electrónico que se generarán. Así los destinatarios conocerán mejor quién es quien les está enviando el mensaje Consigna.

Formulario para solicitar un tique de escritura

Tras pulsar sobre el botón “Solicitar”, la aplicación enviará un mensaje de correo electrónico con el enlace que podrá utilizar para enviar el mensaje Consigna.

Una vez que pulse sobre el enlace de escritura, el navegador web mostrará la misma pantalla que en el apartado Enviar un mensaje con archivos de gran tamaño, donde el usuario podrá componer el mensaje de Consigna de la misma forma. La única diferencia radica en que se comprobará que las direcciones de correo indicadas en el campo “Para:” pertenezcan a la cuentas de la Universidad de Murcia.

Una vez enviado el mensaje de Consigna, los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico con los enlaces de descarga de los ficheros, así como los enlaces para consultar el estado de los ficheros en el servidor.

El usuario externo que realiza el envío recibirá un mensaje de correo electrónico con los enlaces de borrado de los ficheros del mensaje, pero no los de lectura. Esto evitará posibles abusos del Servicio por parte de personas externas a la Universidad de Murcia.

Preguntas frecuentes

He entrado en Consigna y el indicador de ocupación me dice que ya hay espacio ocupado, pero es la primera vez que entro. ¿Qué quiere decir?

El espacio en Consigna es común a todos los usuarios. El indicador de ocupación mostrado junto al menú muestra cuanto espacio hay disponible, y es conveniente revisarlo para estar seguros de que queda suficiente espacio para almacenar todos los ficheros que queramos enviar.

¿Por qué los usuarios externos no pueden descargarse los ficheros que ellos mismos han subido mediante Consigna?

El objetivo de permitir a usuarios externos utilizar Consigna es facilitar el envio de ficheros a personas pertenecientes a la Universidad de Murcia. Para evitar que se pudiesen producir abusos y que personas externas a la Universidad utilizasen el sistema como repositorio personal de archivos, se habilita la descarga a los destinatarios del mensaje.